リソースの割り当て方法
ビジネスが拡大し続けるにつれて、プロジェクトを時間どおりに、予算内で効率的に、かつ費用効果の高い方法で納品する方法を見出す必要があります。プロジェクトまたは日常業務のどちらであっても、適切なリソースを割り当てることは、組織とチームの両方が長期的な成功を収めるために重要です。
リソース割り当ては、チームの目標を効果的に支援する資産を割り当ててスケジュールし、プロジェクトに利用できる最適なリソースを選択するプロセスとして定義されます。ここでは、作業の期間全体を通じてリソースを管理および最大限に活用し、従業員の過小または過剰な利用を回避できるようにします。
リソース管理としても知られるリソース割り当ては重要な投資対象であり、収益性と持続可能性を達成するために適切に利用する必要があります。リソース割り当てにより、チームは必要なときに必要なものすべてを確実に確保できるようになります。
リソース割り当てのための 6 つの手順
適切にリソースを割り当てるにあたって実行する必要のある、6 つの手順があります。
1. プロジェクト タイムラインを作成する
プロジェクト管理スキルを使用して、プロジェクトを各フェーズに分割し、これらのフェーズ内で個々のタスクを構築していきます。その後はプロジェクト全体ではなく、これらのフェーズを管理していきます。また、各フェーズ内で達成する必要がある主なタスクをマイルストーンを使用して特定することで、各フェーズの期間の長さを見積もります。これらの作業がすべて終わったら、タスク、フェーズ、マイルストーンをマップして、プロジェクトのタイムラインを構築します。
2. 重要なリソースと予算を特定する
リソース割り当ては、このプロセスの不可欠な要素です。必要なリソースが各タスクに割り当てられ、それらのリソースがタスク内で管理されるためです。タイムラインを完了したら、各タスクを完了するために必要なリソースを特定する必要があります。各プロジェクトには、必要なリソースの独自のセットが用意され、これはプロジェクトごとに異なります。リソースには次のような種類があります。
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人材: プロジェクトのために作業を行うチームメート。
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機器: 構想からプロジェクトの納品までのリソースを生み出すために必要な、あらゆる種類のツールやソフトウェア。時間と資金の大がかりな投資が必要な特殊機器も考慮に入れる必要があります。
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材料: 事務用品から自動車のガソリンまでの品目を含む、必要な消耗品。
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施設: チームが作業する建物とワークスペース。
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予算: 上記のリソースの購入に必要な金額。
プロジェクトとその後の予算を管理する際は、プロジェクト会計内で経費を追跡して最新の状態を把握し、タスクごとに割り当てられた金額を超える支出を避けるようにします。
3. 利用可能なリソースを推薦する
期限に間に合うようにリソースを探して要求する必要があります。これには、機器や供給品の収集から、作業可能なチーム メンバーを探すことまでのすべてが含まれます。これらのリソースは一度に複数のプロジェクトで作業することが許可されていますが、それらのキャパシティを把握しておく必要があります。
4. リソースを割り当てる
リソースを探した後は、リソースをプロジェクトに追加する必要があります。プロジェクトの完了を遅らせる可能性があるすべての課題を考慮してください。これらの課題には、ソフトウェアの問題から、関係者の変更、組織の優先順位のシフトに至るまで、さまざまなものがあります。プロジェクトを時間どおりに納品するにあたってチームが直面する可能性がある一般的な課題を次に示します。-
リソースの利用可能性
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プロジェクト スコープの変更
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場所とタイム ゾーンの違い
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プロセスとタスクの遅延
こうした課題の中には、他の課題よりも大きな影響を与えるものがありますが、これらの課題のすべてがプロジェクトの納品を遅らせる可能性があります。ただし、幸いにもこれらの多くに対しては、プロジェクトの期間中にこのような課題が発生した場合、コンティンジェンシー計画や対応する手法を特定および策定して、事前に適用することができます。
5. プロジェクトのスケジュールを追跡する
単純に思われるかもしれませんが、変更が発生すると、その時点からプロジェクトのタイムライン全体に影響が及ぶ可能性があるため、時間には余裕を持たせてください。以下に注意してください。-
過剰に働き、過剰に利用されているチーム メンバー。
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予定外の休暇や病欠。
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依存タスクに大幅な遅延を引き起こすタスクの遅延。
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ビジネス目標および目的の変更。
プロフェッショナル サービス オートメーション (PSA) ソフトウェアなどのツールは、時間追跡、プロジェクト管理、請求などの時間のかかる管理タスクを自動化する機会をもたらします。
6. 障害に対応するための手法を選択する
すべてのタスクを当初の計画通りにこなして、予定日当日にプロジェクトを完了できることはほとんどありません。プロジェクトの納期日によっては、特定のタスクの完了時期に柔軟性を持たすことができる場合があります。スケジュールよりも遅れている場合に使用できる 2 つの手法に、リソースの円滑化とリソースの平準化があります。
リソースの平準化は、リソースが制限されていたり、共有されたりしているものの、タイムラインを延長できるオプションがある場合に有効です。リソースの円滑化は、期限を延長できない場合に、利用可能なリソースを最適化する場合に最適です。
最適な手法の選択は、タイムラインにどの程度の柔軟性があるかに左右されます。どちらの手法を選択するにしても、管理ツールにも同様の柔軟性を持たせる必要があります。
Dynamics 365 Project Operations を使用してリソースを最適化する
プロジェクトのタイムラインを構築しながら、メンバーを特定のタスクに割り当てるには、チームが予算を超えてしまうことを心配せずに、プロジェクトを中心に考え、期限を重視して、成功に向けて全力を尽くす準備がチームにできているという自信を持つ必要があります。
Dynamics 365 Project Operations では、1 つのソリューション内でプロジェクトを合理化し、タスクを効果的に利用して、有益なコラボレーションを実現するためのツールを提供します。時間のかかるチームの管理作業を管理して、創造性を発揮できる重要な作業にチームが集中できるようにしてください。