ERP 구현을 위한 5단계 가이드
전사적 자원 관리(ERP) 구현은 신중한 계획과 전략이 필요한 복잡한 프로세스입니다.
프론트 엔드 및 백 엔드 시스템과 프로세스를 공유 플랫폼에 통합하는 데 6개월에서 2년까지 걸릴 수 있습니다. 이 프로세스의 진행 기간과 비용은 조직의 규모, 현재 설정의 복잡성 정도, 사용자 수, 레거시 시스템에서 데이터 이전 등 여러 요인에 따라 결정됩니다.
ERP 구현 과정에서 변경과 조정이 필요하겠지만 배포하기 전에 ERP 프로젝트 계획을 세우면 성공적인 구현을 준비할 수 있습니다. 이 5단계 가이드에서는 프로세스의 각 단계를 이해하고 프로세스를 보다 원활하고 성공적으로 진행하는 방법을 알아보겠습니다.
1단계: 준비와 계획
각 부서의 관리 직원과 현장 인력을 한 팀으로 구성하여 ERP 프로젝트 계획을 개발하고 실행합니다. 이 팀의 폭넓은 전문지식을 통해 시스템과 프로세스의 변경이 일상적인 운영에 어떤 영향을 미치는지 중요한 관점을 제공할 수 있습니다.
이 새로운 프로젝트 팀의 첫 번째 단계는 현재의 비즈니스 사례를 평가하여 새로운 ERP 시스템으로 어떤 프로세스를 개선하고 자동화할 수 있는지 식별하는 것입니다. 이러한 프로세스의 우선순위를 정하고 이 평가를 사용하여 구현 목표와 범위를 전략화하고 결정합니다.
팁: 다른 조직의 ERP 시스템 사례와 비교하고 많이 연구하여 해당 업계에서 가장 필요한 것은 무엇인지 알아보세요.
2단계: 절차 검토
프로젝트 팀이 새로운 ERP 소프트웨어의 기능과 역량을 다각도로 검토하도록 합니다. 검토 목적은 두 가지입니다.
- 프로젝트 팀에서는 롤아웃하기 전에 새로운 ERP 솔루션의 모든 측면을 익혀 기술의 능숙도와 격차를 파악합니다. 이 경험을 바탕으로 교육을 안내합니다.
- 새로운 시스템에서 자동화하려는 수동 프로세스를 확인하고 롤아웃 전에 필요한 수정 작업을 완료하여 원활하게 자동화합니다.
팁: 각 부서의 핵심 직원과의 인터뷰를 통해 현재 프로세스가 어떻게 함께 작동하고 있으며 이러한 프로세스를 어떻게 하면 가장 효과적으로 자동화할 수 있는지에 대한 인사이트를 직접 얻어보세요.
3단계: 데이터 준비
기존 데이터 중 어떤 데이터를 새 시스템으로 변환할 것인지 결정한 후 이를 분석하여 오래된 불필요한 정보를 제거합니다. 가능하면 소스 문서를 찾아 데이터의 정확성과 완전성을 검증합니다. 데이터가 유용하면 ERP 시스템도 유용하기 때문에 이 단계에서 약간의 데이터 정리가 필요합니다. 데이터에 부정확한 정보가 쌓이면 새로운 ERP가 제공하는 가치가 부정적인 영향을 받게 됩니다.
데이터를 확인하고 정리하고 나면, 스프레드시트를 만들어 유용한 데이터를 논리 테이블에 수집하고 분류하여 새 시스템으로 원활하게 전환합니다.
팁: 경영진부터 일선 직원에 이르는 모든 사람과 프로세스에 대한 현실적인 기대치를 설정하고 진행 상황을 투명하게 알리고 소통합니다. 이렇게 하면 도구 및 프로세스 변경에 대한 불안을 감소시킬 수 있고 출시 후 새로운 소프트웨어를 빠르게 도입할 수 있습니다.
4단계: 테스트와 교육
프로젝트 팀은 실제 트랜잭션 데이터가 입력된 테스트 데이터베이스로 실습합니다. 1주일 동안 시스템 출력, 테스트 정확도를 검증하고 통합 및 인터페이스가 올바르게 작동하는지 확인합니다. 이 새로운 소프트웨어에 대한 실무 경험은 새로운 시스템을 테스트하는 것뿐만 아니라 회사 전체 교육을 위한 치트 시트와 프로세스 문서를 작성하는 데 도움이 됩니다.
이상적인 교육 방법은 대상에 따라 다릅니다. 직원이 교육에 얼마나 많은 시간을 할애할 수 있는지, 어디에 있는지에 따라 대면 교육, e-러닝 혹은 이 둘을 결합한 교육의 효과로 그 여부를 판단합니다.
어떤 교육 방법을 선택하든 관계없이, 다음과 같은 제안 사항으로 관련 프로세스를 보다 효과적으로 수행하세요.
- 하위 수준의 사용자가 겪는 간단한 문제 해결을 돕기 위해 전문기술 지식이 있는 직원을 ERP 소프트웨어 수퍼유저로 교육하고, IT 부서는 더 큰 문제를 해결하는 데 집중합니다.
- 일부 교육 과정에 게임의 요소를 적용하여 참여도를 높이고 동료 간의 우호적인 경쟁을 장려합니다.
- 교육을 제때에 완료할 수 있도록 인센티브를 제공합니다. 무료식사, 점심시간 연장과 같은 작은 특전과 현금 보너스, 휴가같은 큰 특전을 조합하여 직원들에게 동기를 부여하고 재미를 느낄 수 있는 프로세스로 만듭니다.
팁: 치트 시트 및 프로세스 문서를 표준 운영 절차로 만들어 정기적으로 업데이트하고 이를 전체 조직에서 이용할 수 있게 합니다.
5단계: 롤아웃과 평가
구현 후 몇 주, 며칠 동안 사용할 라이브 체크리스트를 만들고 다음과 같은 필수항목이 준비되었는지 확인합니다.
- 라이브 전환 후 시스템 테스트
- 직원의 초과 근무나 임시직원의 일정 예약 및 예산 수립
- 시스템 가동 중지를 위한 통신 프로토콜
- 네트워크 속도 및 안정성 검사
- 데이터 백업 프로세스
롤아웃 당일에는 무수한 질문이 쏟아질 것으로 예상하고 이에 대비합니다. 프로젝트 팀은 프로세스를 통해 부서를 이끌 준비가 되었는지, IT 팀은 필요에 따라 변경하고 조정할 준비가 되었는지 확인합니다. ERP 시스템을 구현하는 데 많은 작업이 필요하지만 생산성과 수익성 높은 측면을 고려하면 그만한 가치가 있습니다.
롤아웃 후, 프로젝트 팀이 계획 단계에서 설정한 목표 및 목적을 비교하여 ERP 솔루션의 성과를 평가해봅니다. 새로운 시스템이 이러한 목표 달성에 적합한가요? 수동 프로세스가 정상적인 방법으로 자동화되었나요? 그렇지 않다면 추가적인 변경과 개선이 필요합니다.
팁: 정기적인 감사를 통해 ERP 솔루션 성과와 벤치마크를 비교함으로써 솔루션의 가치 창출 여부를 판단할 수 있습니다.
솔루션 제공업체를 고용하여 시간과 비용을 절감하고 문제점 해결
ERP 구현 작업을 시작할 때 솔루션 제공업체를 참여시키면 성공할 가능성이 높고 흔히 범하는 실수와 문제점을 피할 수 있습니다. 솔루션 제공업체가 ERP 솔루션의 구매, 배포, 초기 구성을 관리해주며, 대부분이 특정 제품을 전문적으로 다루고 있습니다. 예를 들어, Microsoft 공인 파트너는 Microsoft 제품을 전문적으로 다루며 Microsoft 솔루션 배포 스킬에 대해 자격을 갖추고 있습니다. 즉, 검증된 역량과 많은 경험을 바탕으로 구현 프로세스를 제공합니다.
예산 규모가 넉넉한 경우, 추가 비용을 들여 프로세스를 가이드할 전문가를 고용하면 더 빠르고 간단하게 배포할 수 있는 이점이 있습니다.
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