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커피숍에서 노트북으로 주문 관리 시스템이 무엇인지 알아보는 사람

주문 관리 시스템 가이드

여러 전자상거래 채널에서 주문을 캡처하고 추적하여 처리하는 일은 쉽지 않습니다. 주문 관리 시스템(OMS)을 사용하면 판매 여정의 수동 프로세스 업무를 줄일 수 있습니다.


OMS란 무엇인가요?

OMS는 판매, 주문, 재고, 주문 처리 수를 자동으로 추적하는 컴퓨터 소프트웨어 시스템입니다. 일부 솔루션에서는 브랜드 회사가 직원, 프로세스, 파트너십을 모니터링할 수 있도록 지원하기도 합니다. 고객 주문 관리에 관한 모든 기능을 활용하면 팀과 고객이 주문 프로세스를 추적할 수 있고 처음부터 마지막까지의 효율성을 분석할 수 있습니다.

비즈니스 확장에 따른 판매 증가에 대비할 수 있으려면 OMS를 추가하는 것이 중요합니다. 주문 관리 프로세스의 지루하고 수동적인 단계를 자동화함으로써 팀은 리소스를 효율적으로 할당하는 동시에 시간과 비용도 절약할 수 있습니다.

비즈니스 규모와 상관없이, 기업은 다양한 디지털 채널에서 제품을 주문하는 고객의 기대치를 충족할 수 있어야 합니다. 고객은 매장에서 픽업하거나 배송하는 옵션을 선택하고 지정된 위치에서 제품을 교환하거나 반품할 수 있기를 바랍니다.

출고 처리 시간이 빨라짐에 따라 프로세스에 주문 관리 시스템을 추가하는 것은 필수입니다. 이 프로세스가 없으면 플랫폼 내의 주문에 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

  • 주문 누락.
  • 주문이 부정확하거나 잘못될 수 있음.
  • 주문 미처리.
  • 처음에 결정된 출고 시간보다 더 많은 시간 소요.

위에서 언급한 상황을 고객이 한 번이라도 혹은 반복해서 경험하면 해당 비즈니스 운영에 대한 부정적인 인식이 쌓이게 되고 경쟁업체가 더 나은 고객 경험을 쉽게 제공할 수 있게 됩니다.

즉, 주문 처리 프로세스에 OMS를 추가하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

  • 영업 에이전트와 온라인 플랫폼을 조정합니다.
  • 분석을 통해 성공을 추적합니다.
  • 복잡한 배송 일정을 관리합니다.
  • 여러 채널 전반에서 주문에 맞게 재고를 조정합니다.
  • 타사 물류 사용 시 주문 처리를 보장합니다.
  • 담당자의 수동 입력 오류, 비효율적인 요소, 일관되지 않은 리소스 할당을 없앱니다.

OMS의 특징

현재의 인프라를 보완하는 주문 관리 시스템 구현은 판매의 디지털화와 이에 따른 판매 가속화를 수행하는 데 매우 중요합니다. 주문 관리 기능은 비즈니스 성공을 결정짓는 요소일 수 있습니다. OMS는 주문 관리 프로세스의 5개 영역을 지원합니다.

  1. 회계 통합
    OMS에서 팀에 할당된 회계, 지급 계정, 수취 계정과 같은 모든 재무 데이터의 구성은 팀이 재무 데이터를 간소화하는 데 도움이 되며 수동으로 재입력하거나 전송할 필요도 없습니다.
  2. 고객 데이터베이스
    서비스 담당자는 모든 고객 연락처 정보 및 활동을 통해 가장 수익성이 높은 모든 사용자를 인식할 수 있습니다.
  3. 재고 관리
    재고에 대한 통합 뷰를 통해 재고 수준을 관리하고 추적할 뿐만 아니라 주문에 대한 차순위 창고 및 최상의 배송 옵션으로 라우팅하는 알고리즘을 제공합니다. 이 알고리즘은 전체 재고 관리 프로세스 단계(피킹, 포장, 출고, 추적)에 사용됩니다.
  4. 판매 채널
    비즈니스의 OMS는 온라인 및 매장 내 구매, 고객 서비스 주문을 포함한 모든 판매 시점(POS)을 통해 주문 정보를 수신하고 통합합니다. 여기에는 여러 통화를 사용하는 글로벌 지역에 대한 주문 지원도 포함됩니다.
  5. 영업 지원
    제품 정보가 실시간으로 업데이트되므로 옴니채널 고객의 반품 및 교환을 지원합니다.

위의 비즈니스 영역에 도움이 되는 OMS 플랫폼을 사용해 회사에서는 다음 사항을 수행할 수 있습니다.

  • 여러 채널에서 고객 니즈를 충족하고 원활한 전자상거래 경험을 구축하면 팀에서 주문을 처리하고 팀원들을 교육하지 않아도 됩니다. 또한 주문에 대한 상위 수준의 개요를 파악할 수 있어 실수 및 인적 오류가 감소하며 필요한 모든 실시간 데이터가 한 곳에 저장됩니다.
  • 수동 프로세스 제거.
  • 재고 보고 및 예측을 통해 과잉 주문 또는 과잉 판매를 방지합니다. 예상치 못한 수요 변동 시기에는 재고 채널에 연결하여 판매자 주문 처리 전략을 실행할 수 있습니다.
  • 창고, 고객 서비스 팀, 회계를 포함하여 ERP와 같은 회사 전체 시스템을 통합합니다.
  • 주문을 여러 국가를 통해 여러 통화 유형으로 받습니다. 전 세계 경제가 글로벌화됨에 따라 팀에서는 새로운 시장으로 쉽게 확장할 수 있도록 준비해야 합니다.

OMS에서 다음과 같은 작업을 처리할 수 있습니다.

  • 주문 처리 최적화 및 자동화.
  • 프로세스 중단 감소.
  • 주문 수명주기 관리.
  • 끊임없이 변화하는 비즈니스 모델에 대응.

OMS의 이점

회사 규모와 관계없이, 주문 관리 시스템을 구현하면 탑다운 방식으로 비즈니스 운영을 개선할 수 있습니다. 비즈니스에 OMS를 추가하여 다음과 같은 이점을 얻으세요.

  • 자동화. 주문 관리 시스템은 매장 운영에서 제품 배송까지 자동으로 처리합니다. 이를 통해 수작업을 없애고 인건비를 절감할 수 있습니다. 주문 처리 기간이 단축됨에 따라 OMS는 창고 또는 주문 처리 위치를 선택하고 주문 처리를 지시한 후 직원이 주문을 준비할 수 있도록 창고에 처리 요청을 전송합니다.

    주문 처리 시간을 단축할 수 있기 때문에 비즈니스 성장과 고객 만족도를 높이고 비즈니스의 보다 복잡한 부분에 집중할 수 있도록 리소스를 재할당할 수 있습니다. 또한 오늘날 점점 더 증가하는 디지털 환경의 중요 구성 요소인 데이터 보안을 강화할 것입니다.
  • 인적 오류 감소. 창고에서 주문을 처리할 때 가장 많이 발생하는 실수는 인적 오류이며 이는 심각한 문제로 이어질 수 있습니다. 오류의 크기와 관계없습니다. 정확한 주문 관리 시스템을 구현하면 작업을 자동으로 처리할 수 있습니다. OMS는 재고 수준에서부터 청산까지 모든 사항에 대한 알림을 전송하여 다중 채널 재고 관리와 창고 최적화를 수행합니다. 이는 배송 지연, 마켓플레이스 수수료, 고객 불만족을 방지하는 데 도움이 됩니다.
  • 실시간 보고. 주문을 처리하는 데 시간이 걸립니다. 시스템을 업데이트하는 동안에도 새로운 정보는 계속 들어옵니다. 이러한 항목을 수동으로 추가하면 항상 최신 정보를 얻기 힘들 것입니다. OMS는 주문, 재고, 고객 정보에 관한 실시간 데이터를 제공해줍니다. 이러한 유형의 데이터는 확실한 마케팅 전략으로 장기적인 고객을 확보하기 위한 웹 사이트 분석에 필요합니다.
  • 재고를 예측하여 품절 방지. 비즈니스에서 예측 소프트웨어 및 재고 수준에 액세스할 수 없는 경우 창고의 재고 보충 시기를 추적할 수 없습니다. 그러면 과잉 재고 및 재고 부족이라는 두 가지 큰 문제가 발생하여 창고에 팔리지 않은 대량의 재고가 남거나 재고량이 부족하여 수요를 처리할 수 없게 됩니다. OMS를 추가하면 두 가지 문제를 모두 해결할 수 있습니다.

    상위 판매 및 최고 판매 시즌, 인기 제품, 구매 동향을 더 잘 예측할 수 있습니다. 해당 기간에 항상 적절한 재고 수량을 유지할 수 있고, 제품을 보관할 창고의 공간이 얼마나 필요할지도 정확히 파악할 수 있습니다.
  • 단일 정보 소스. OMS 대시보드에는 비즈니스 및 판매를 추적할 수 있는 모든 정보가 있습니다. 회계, 재고, 고객 정보를 결합하여 새로운 전략을 효율적으로 구축할 수 있습니다.
  • 확장 용이성 및 다중 채널 기회. 비즈니스가 계속 성장함에 따라 회사와 함께 성장할 수 있는 주문 관리 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 다중 채널을 운영하게 되면 고객 트래픽 흐름이 여러 채널에서 이루어지고 주문 처리가 복잡해지기 때문에 주문을 추적해야 합니다. 다양한 마켓플레이스와 웹사이트에서의 주문을 추적해야 합니다. OMS는 이러한 주문을 중앙 집중화하여 주문 데이터를 추적하고, 재고를 업데이트하고, 주문 라우팅을 수행합니다.

OMS의 단계별 프로세스

대부분의 주문 관리 시스템은 고객의 주문을 정확하고 신속하게 처리하고 진행할 수 있도록 6단계 프로세스로 구성됩니다. 이 프로세스는 고객에게 일반적이면서도 개인적인 사용자 경험을 제공하는 동시에 모든 고객의 니즈를 충족하는지 확인합니다. 6단계는 다음과 같습니다.

  1. 발견
    주문 관리 프로세스의 첫 번째 단계는 고객에서 시작됩니다. 고객이 온라인 상점, 타사 웹 사이트, 전화를 통해 온라인 장바구니에 제품을 담으면 시스템에서 곧바로 현재의 재고를 조정합니다. 또한 상품이 장바구니에 있는지 혹은 고객이 상품을 포기했는지 여부를 알림으로 제공해줍니다.
  2. 주문 배치
    고객이 제품을 구매하기로 결정하면 OMS는 회계 또는 재무 팀과 통신하여 신용카드 결제 정보를 확인하고 주문을 처리합니다. 승인되면 주문 처리로 전달합니다.

    도매 또는 B2B 판매자는 대량 구매의 경우 먼저 견적을 받을 수 있도록 송장 모델을 선택할 수 있습니다. 그러면 특정 기한까지 지불해야 하는 송장이 전송됩니다.
  3. 주문 처리
    주문이 창고에 도착하면 OMS는 주문 목적지와 가장 가깝거나 가장 접근하기 쉬운 옵션을 선택하여 가장 빠른 운송업체와 함께 배송 비용을 계산합니다. OMS에서 배송 레이블, 포장 전표, 영수증 인쇄를 지원할 수도 있습니다.
  4. 창고 관리
    이 단계에서는 모든 품목에 SKU 및 바코드가 있어야 합니다. 둘 다 있으면 주문 처리 정확도가 높아지고 창고에서 제품을 손쉽게 스캔하여 주문에 추가할 수 있습니다. 창고에서 다음 네 가지 방법으로 품목을 피킹할 수 있습니다.

    개별 주문. 단일 주문 품목을 피킹하여 포장 작업대로 보냅니다.

    일괄 피킹. 한 번에 처리할 특정 수량의 주문을 피킹 담당자에게 할당하고 포장 작업대로 가져옵니다.

    존 피킹. 각 피킹 담당자에게 지정된 창고 구역을 할당하여 해당 구역을 통과할 때 품목을 주문에 추가합니다.

    웨이브 피킹. 모든 구역에서 동시에 픽킹하여 한 장소로 가져와 집계합니다.

    품목의 재고가 없는 경우 OMS가 공급업체와 통신하여 보충된 공급품을 미리 창고로 보낼 수 있습니다. 재주문 지점을 생성하면 일정 수준의 재고량이 계속 유지됩니다. 낮은 임계값에 도달하면 자동으로 새 구매를 주문하고 창고 관리자에게 처리가 지연될 가능성이 있다고 경고합니다.

    해당 주문은 회계 부서로도 전송되고 회계 소프트웨어에 새 구매를 알립니다. 강력한 재무 관리 솔루션으로 월별 및 연말 감사, 세금 등을 쉽게 처리할 수 있습니다.

  5. 출고
    창고에 보관된 제품에서 주문이 선택되면 포장 팀이 창고에서 품목을 검색하고 재고 관리 목적을 위해 스캔합니다. 그런 다음 OMS에서 제공한 세부 정보에 따라 제품을 피킹, 포장, 출고합니다. 포장 작업 시 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.

    주문 정확도. 각 품목이 해당 주문과 맞는지 확인합니다.

    상자 크기. 가격에 상자 크기를 통합합니다. 3~5개의 표준 상자 크기를 사용하면 프로세스를 지나치게 복잡하게 만들지 않으면서 비용을 절감할 수 있습니다.

    적절한 포장. 일부 포장재가 제품을 안전하게 보호할 수는 있으나 비용이 많이 들 수 있습니다. 비용 효율적이고 안전하게 운송할 수 있는 적정 포장재를 선택하세요.

    추적. OMS는 제품이 출고되었으며 예상 도착 시간에 대한 알림을 고객에게 전송합니다. 회사와 고객은 창고의 초기 배송부터 목적지까지 제품을 추적할 수 있습니다.
  6. 판매 후 후속 조치

    제품이 창고에서 출고되어 배송지에 도착 후 지정된 시간이 지나면 OMS는 자동으로 제품에 대한 평가를 요청하고 주문한 모든 품목을 수령했는지 확인하는 이메일을 고객에게 보내야 합니다. 이 후속 조치를 통해 고객 서비스 팀에 연락하는 방법도 자세히 안내합니다.

    불만족 고객이 있다면 반품 및 환불 정책 및 방법을 쉽게 찾아 안내 정보를 따를 수 있어야 합니다. OMS는 환불 요청을 신속하게 처리하고 회계 팀과 통신하여 환불을 처리합니다. 또한 반품 제공업체에 연결하여 모든 데이터가 정확하고 업데이트되었는지 확인할 수 있습니다.

OMS에서 반품 교체, 감사 선물, VIP 주문 등의 특별 주문에 플래그를 지정하는 경우도 있습니다. 이러한 주문이 시스템을 통해 처리되면 OMS에서 고유 코드로 해당 주문에 플래그를 지정하여 고객 유지 팀에서 정확성을 개별적으로 추적할 수 있습니다.


주문 관리 시스템의 문제

비즈니스 규모가 크지 않거나 OMS를 구현할 만큼 주문이 많지 않은 경우 이 유형의 플랫폼 추가는 시간이 너무 많이 걸리거나 비용이 많이 들 수 있습니다. 이 시스템을 프로세스에 추가하기 전에 앞으로 발생할 수 있는 문제점에 대해 알아보면 팀과 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 주문 관리 프로세스에서 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

  • 구현의 복잡성. 이미 구현한 기존 솔루션의 프로세스에 새로운 시스템을 추가하는 일은 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있습니다.
  • 가격 주문 관리 시스템은 수백 달러에서 수천 달러에 이르기까지 선택할 수 있는 시스템 종류가 많습니다. 가격대가 높다고 항상 최상의 제품은 아닙니다. 포괄적인 ERP 시스템을 구매하기 어렵다면 보다 강력한 운영 시스템을 추가하는 데 집중하세요.
  • 올바른 선택. 수많은 주문 관리 시스템 중에서 어떤 것이 회사의 모든 요구를 충족하는지 결정하기 어려울 수 있습니다. 체크리스트를 살펴보고 반드시 필요한 항목을 있으면 좋은 항목과 함께 계층 구조에 배치하면 어떤 OMS가 비즈니스에 가장 적합한지 알 수 있습니다.

비즈니스에 적합한 OMS를 결정하는 데에는 시간이 많이 걸리고 팀원들의 동의도 필요합니다. 모두에게 적합한 OMS를 선택하려면 가장 적합한 OMS를 찾는 질문을 해봐야 합니다.


비즈니스에 적합한 OMS 선택 시 고려 사항

모든 주문 관리 시스템은 다르기 때문에 먼저 요구 사항을 파악하고 그에 맞게 OMS를 조정해야 합니다.

먼저 목표와 목적을 확인합니다. 첫 번째 단계에서는 OMS를 누가, 어떻게, 왜 사용하는지를 이해합니다. 팀원부터 공급자, 고객에 이르기까지 다양한 이해 관계자와 회의를 열고 어떤 기능이 필수이고 어떤 기능이 있으면 좋은지 결정해야 합니다. 이 대화에서 비즈니스의 미래와 실행 가능한 솔루션의 확장성에 대해 논의합니다. 비즈니스와 함께 성장할 수 있는 OMS를 선택해야 합니다.

다음으로 제안 요청을 작성합니다. 결정을 마무리할 수 있도록 주문 관리 솔루션 공급업체에 제안 요청(RFP)의 초안을 작성하여 제출해야 합니다. 이 RFP를 통해 회사와 공급업체는 솔루션의 기술 요건 및 제한 사항, 작동하는 방식에 대해 동의하게 됩니다. 조직에 가장 적합한 제안을 작성할 수 있도록 공급업체에게 다음과 같은 사항을 제공해야 합니다.

  • 주문량
  • SKU 수
  • 하드웨어의 기존 소프트웨어
  • 교육 및 지원 프로세스에 관한 세부 정보
  • 구현 전환 타임라인

마지막으로 평가하고 비교해봅니다. 여러 공급업체에서 다양한 제안을 제출할 수 있습니다. 필요한 것이 OMS의 단일 소프트웨어 솔루션인지 아니면 여러 도구와 프로세스인지를 결정해야 합니다. 또한 전자상거래를 고객 지원과 연결하여 자동화된 고객 서비스에 액세스할 수 있도록 하는 OMS가 필요할 것입니다. 최신 기술을 사용하는 프리미엄 플랫폼에서 통합 디지털 경험을 관리하는 것도 필요할 수 있습니다. 결정을 내리기 앞서 각 시스템이 다음과 같은 기능을 제공하는지 몇 가지 질문을 던져보세요.

  • 자동화된 워크플로를 통해 수동 프로세스를 제거할 것인가요?
  • 여러 창고 위치를 지원하나요?
  • 실시간으로 재고 업데이트를 제공하나요?
  • 새로운 기능이 추가되나요?
  • 문제를 더 잘 식별하고 변화를 예측하기 위해 보고 및 예측을 제공하나요?
  • 여러 가지 채널, 통화, 지역에서 판매를 관리하나요?

최신 소프트웨어를 최대한 활용하는 것은 팀의 궁극적인 목표입니다. 모든 기준에 맞는 단일 주문 관리 솔루션을 찾지 못할 수도 있지만 비즈니스 수명에 필요한 것이 무엇인지 알게 될 것입니다. 팀에 가장 적합한 OMS 솔루션을 결정하면 주문 처리 및 비즈니스 운영을 한 단계 끌어올릴 수 있습니다.


차세대 OMS로 Dynamics 365 선택

확장 중인 비즈니스에서 고객층을 구축하고 유지하기 위해서는 현재 프로세스와 원활하게 통합되는 OMS를 구현해야 합니다.

고객이 실시간으로 재고를 확인하고 안전한 결제 프로세스를 통해 안전하게 주문할 수 있는 기능은 전자상거래의 가장 중요한 요소입니다. 기업이 여러 채널에서 판매하고 판매 주문을 자동 생성할 수 있는 빠르고 안정적인 주문 관리 시스템은 모든 마케팅 및 판매 전략의 일환으로 사용해야 합니다. 올바른 주문 관리 시스템은 주문 처리 노력을 사전에 조정하고 주문 흐름을 최적화하여 일관된 주문 및 구매 경험을 만듭니다.

Dynamics 365 Intelligent Order Management와 같은 솔루션은 주문 수명 주기의 모든 측면을 관리할 수 있는 실시간 인사이트를 얻는 동시에 간편하게 작업을 확장하는 데 도움이 됩니다. 차세대 주문 관리 시스템으로 더 높은 유연성, 투명성 및 정시 배송을 제공하여 언제나 긍정적인 고객 경험을 보장할 수 있습니다.