리소스 할당 방법
비즈니스의 계속적인 확장에 따라 적시에 프로젝트를 비용 효율적으로(예산 내에서) 납품하는 방법을 알아야 합니다. 프로젝트 작업이든 일상적인 작업이든 올바른 리소스를 할당하는 일은 조직, 팀 모두의 장기적인 성공을 위해 매우 중요합니다.
리소스 할당은 팀의 목표를 효과적으로 지원하는 자산을 할당하고 일정을 잡는 프로세스로 정의할 수 있으며, 이는 프로젝트에 가장 적합한 리소스를 선택하는 일입니다. 작업하는 동안 리소스를 최대한으로 관리하여 직원을 과소 활용하거나 과잉 활용을 방지할 수 있습니다.
리소스 관리라고도 하는 이 프로세스에서 리소스는 상당한 투자로 이루어지므로 수익성과 지속 가능성을 위해 적절하게 활용되어야 합니다. 리소스 할당을 통해 팀에서는 제때 필요한 모든 리소스를 확보할 수 있습니다.
리소스 할당을 위한 6가지 단계
리소스 할당을 성공적으로 수행하려면 6가지 단계를 완료해야 합니다.
1. 프로젝트 타임라인 만들기
프로젝트 관리 기술을 사용하여 프로젝트를 단계별로 나누고 해당 단계 내에서 개별 작업을 구축합니다. 그 다음 프로젝트를 전체가 아닌 단계에서 관리합니다. 또한 마일스톤을 포함한 각 단계 내에서 수행해야 하는 주요 작업을 식별하여 그 기간을 예상합니다. 이 모든 것을 종합한 뒤 작업, 단계, 마일스톤을 매핑하여 프로젝트 타임라인을 구축하게 됩니다.
2. 중요한 리소스와 예산을 정확히 파악
각 작업에 리소스가 할당되고 작업 내에서 해당 리소스를 관리하는 리소스 할당은 프로세스의 필수적인 부분입니다. 타임라인을 완료하고 나면 각 작업에 필요한 리소스를 파악해야 합니다.각 프로젝트에는 자체적으로 필요한 리소스가 있으며 이는 프로젝트마다 다릅니다. 다음과 같은 리소스 유형이 있습니다.
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인력: 프로젝트 작업에 기여하는 모든 팀원.
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장비: 프로젝트 구상에서 납품까지 리소스 생산에 필요한 모든 유형의 도구 또는 소프트웨어. 특수 장비에는 상당한 시간과 비용 투자가 필요하다는 점을 고려해야 합니다.
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재료: 필요한 소모품으로, 사무용품에서 자동차용 휘발유까지 다양한 품목이 있습니다.
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시설: 팀이 작업할 건물 및 작업 공간.
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예산: 위에서 설명한 리소스를 구입하는 데 필요한 자금.
프로젝트 및 그 후속 예산을 관리하기 때문에 프로젝트 회계 내 비용을 추적하여 최신 상태를 유지하고 각 작업에 할당된 비용을 초과하여 지출하지 않도록 합니다.
3. 사용 가능한 리소스 지정
이제 프로젝트 마감 시간을 맞추기 위해 리소스를 검색하고 요청해야 합니다. 장비와 소모품을 수집하는 것부터 일할 수 있는 팀원을 찾는 것까지 모든 작업이 포함됩니다. 리소스는 한 번에 여러 프로젝트에서 사용할 수 있지만 리소스의 용량을 파악하고 있어야 합니다.
4. 리소스 지정 및 할당
리소스를 검색한 후 프로젝트에 추가해야 합니다. 프로젝트 완료를 지연시킬 수 있는 모든 문제에 대해 계획을 세웁니다. 이러한 문제는 소프트웨어 문제에서 이해 관계자 변경, 조직의 우선 순위 변경에 이르기까지 다양합니다. 다음과 같은 사항은 팀이 프로젝트를 제때 제공하려고 할 때 직면할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제입니다.-
사용 가능한 리소스
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프로젝트 범위 변경
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각기 다른 위치 및 표준 시간대
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프로세스 및 작업 지연
일부 문제는 다른 문제보다 더 큰 영향을 주기도 하지만 이 모든 문제로 인해 프로젝트 진행이 느려질 수 있습니다. 하지만 프로젝트 중 이러한 상황이 발생하더라도 많은 경우 사전에 적용할 비상 계획과 대응 기법을 파악하여 계획을 세울 수 있습니다.
5. 프로젝트 일정 추적
이 단계는 간단한 것 같으나 변경 사항이 발생하면 그 시점부터 전체 프로젝트 타임라인에 영향을 주므로 이에 따라 별도의 시간을 추가해야 합니다. 다음과 같은 사항에 주의해야 합니다.-
과도하게 작업하고 활용되는 팀원들.
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예기치 않은 휴가 또는 병가.
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작업 지연으로 인해 종속 작업에 상당한 지연 초래.
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비즈니스 목표 변경.
전문 서비스 자동화(PSA) 소프트웨어와 같은 일부 도구는 시간 추적, 프로젝트 관리, 청구 등과 같이 시간 소모적인 관리 작업을 자동화할 기회를 제공합니다.
6. 장애 요소를 해결하기 위한 기법 선택
원래 계획된 모든 작업을 완료하고 정확한 날짜에 프로젝트를 완료하는 경우는 드뭅니다. 프로젝트 납품 날짜에 따라 특정 작업을 완료하는 시기에 약간의 유연성을 가질 수 있습니다. 일정보다 늦게 진행되는 경우에는 리소스 평준화(resource leveling), 리소스 평활화(resource smoothing)이라는 두 가지 기법을 사용할 수 있습니다.
리소스 평준화는 제한적이거나 공유되는 리소스를 사용하는 경우 잘 작동되지만 타임라인을 연장할 수 있습니다. 리소스 평활화는 사용 가능한 리소스를 최적화하는 데 가장 적합하지만 마감 시간을 연장할 수 없습니다.
가장 효과적인 기법을 선택하는 것은 타임라인의 유연성 정도에 따라 달라집니다. 어떤 기법을 선택하든 관리 도구는 최대한 유연해야 합니다.
Dynamics 365 Project Operations로 리소스 최적화
프로젝트의 타임라인을 구축하고 팀원을 특정 작업에 할당하면서 팀에서는 프로젝트를 중심으로 마감 시간에 따라 진행하고 있으며 예산 초과 없이 잘 진행되고 있다는 확신이 필요합니다.
Dynamics 365 Project Operations는 단일 솔루션 내에서 프로젝트를 간소화하고 작업을 효과적으로 활용하고 수익성 있는 협업을 이끄는 도구를 제공합니다. 시간 소모적인 팀 관리 작업을 관리할 수 있어 팀원들은 보다 창의적인 작업에 집중할 수 있습니다.