Veiledningen til lagerkontroll

Etter hvert som den lille eller mellomstore bedriften vokser, kan det hende du synes at netthandel, logistikk og beholdning blir mer komplisert. Det kan hende at det ikke føles like lett å registrere beholdning og fylle på lageret som det gjorde for ett år siden, så du må implementere prosesser og systemer som er utstyrt for å håndtere den nye arbeidsmengden.

Det er her lagerkontroll kommer inn. Med de riktige interne kontrollene og produksjonskontrollene kan du være sikker på at du kontrollerer driftskostnadene samtidig som du oppfyller kundenes krav.

Hva er lagerkontroll?

Lagerkontroll, også kalt lagerstyring, er prosessen med å administrere firmaets lagernivåer på en eller flere lokasjoner. I utgangspunktet kan du spore varer og sikre at firmaet har optimalt antall deler eller produkter på lager, enten det er på nettet, i hylla eller begge steder. Et lagerkontrollsystem viser også produktenes bruk, lagring og bevegelse – fra ankomst på lagerrommet til kundens levering.

Mens du fokuserer på fjerning av produkter som selges sakte og økning av antall produkter som selges raskt, kan du maksimere fortjenesten, samtidig som du sparer tid, ressurser og penger med minst mulig beholdning på lageret.

Fordelene med lagerkontroll

Lagerkontroll er helt nødvendig for virksomheten, men likevel mangler nesten halvparten av små bedrifter lagerkontroll. Selv om det er mulig å opprettholde høye salgsvolumer, vil lønnsomheten lide nesten umiddelbart hvis du ikke har det. Kunder venter vanligvis ikke på restordrer eller produkter med forlengede leveringstider. De vil i stedet gå til konkurrentene for å oppfylle ordrene sine.

Den gir:

• Kvalitetskontroll. Spor og administrer alle aspekter ved lageret, deriblant kvalitet, for å sikre at delene roteres gjennom lageret.
• Organisasjonsstyring. Sørg for at du har nok produkt til å oppfylle hver ordre, i tillegg til sikkerhetslager – lager som fungerer som en buffer for å redusere at en vare merkes som «utsolgt».
• Regnskapsnøyaktighet. Det er viktig å holde oversikt over beholdningen for å administrere anleggsmidlene, spesielt i revisjoner. Hvis du vet produktantallet, kan du vite hvor mye av produktet som går tapt eller ødelegges og forstå verdien til forretningen din.

Nøyaktig lagersporing betyr at ordrer blir oppfylt raskt og nøyaktig, med økt effektivitet og produktivitet, samtidig som de gir forretningseiere mer tid, penger og tilbakevendende kunder – med produkter som kommer fra et organisert lager eller lagerrom.

Men for å kunne spore beholdningen må du forstå de grunnleggende nyansene i kontroll og administrasjon.

Lagerkontroll kontra lageradministrasjon kontra anleggsmidler kontra lagerstyring

Disse kan virke like, men alle hjelper virksomheten på forskjellige måter. Mens lagerkontroll fungerer med lageret i leverandørens lager, omfatter lageradministrasjon prosessene med etterfylling og prognoser. Det sikrer at du alltid har riktig beholdning på plass, til riktig tidspunkt og med riktig antall produkter.

Du må også administrere anleggsmidler som maskiner og utstyr, i tillegg til de mulige leielokalene du trenger for å hjelpe til med produksjonen av produktene. Det kalles anleggsmiddelregnskap, der du har en hovedbok over alle anleggsmidlene som brukes til å lage produktet, men det er faktisk ikke en del av omsetningen. Det gjør det enklere å finne skjulte kostnader i produksjonsprosessen.

Lagerstyring sikrer at beholdningen er godt organisert på tvers av alle lagerlokasjoner. Når det er enkelt å finne og oppbevare lagerbeholdning for å optimalisere plass, kan medarbeiderne plukke og sende kundeordrer raskere.

Dette er alle viktige deler av virksomheten: Lagerkontroll fokuserer på dagens anleggsmidler, og lageradministrasjon kan vise deg fremtiden. Hånd i hånd kan du være sikker på å forbedre lagerkontrollen når du oppnår bedre lageradministrasjon.

Slik starter du lagerkontrollsystemet

Hvis du vil finne det riktige systemet, må du forstå firmaets ønsker og behov. Start med å stille tre spørsmål:

1. Hvilke typer produkter og antall må jeg spore?
   Prioritetene avhenger av behovene dine – hvis det betyr fokus på utløpsdatoer for varer med utløpsdato, begrenset forsyningsdel eller sesongvarer, må du planlegge i henhold til dette mens du følger med på forsyningskjedeadministrasjonen.
2. Hvilke funksjoner trenger jeg for å administrere beholdningen?
   Har du beholdning i flere lagre eller bare ett lagerrom? Må du integrere flere digitale forretningsløsninger, og hvordan vil dette påvirke virksomheten? Når du noterer deg nåværende og fremtidige muligheter, kan du legge til rette for et lagerkontrollsystem som vil vare i mer enn et par år.
3. Hva er budsjettet for lagerkontrollprogramvaren?
   Skriv ned alt du trenger nå og i fremtiden, deriblant opplærings- og programvareutgifter. Sammenlign disse kostnadene med hvor mye tid og arbeid det vil ta å fullføre prosjekter, i tillegg til anslått avkastning på reduserte arbeidstimer, indirekte kostnader og anslått økning i kunder.

Når du har besvart disse spørsmålene, skal det være enkelt å se hva som er viktig for deg når du skal finne et lagerkontrollsystem. Du må alltid sørge for at virksomheten ligger godt an.

Ressursplanlegging er en alt-i-ett-løsning

I jakten etter å sikre at du har et konkurransefortrinn, er det en lignende ressurs som kan komme opp i søket etter lagerstyringsløsninger, nemlig ressursplanlegging. Ressursplanlegging gjør at ledere kan styre alle aspekter av virksomheten på én enkelt plattform, ikke bare beholdningen, men andre elementer som økonomi, planlegging, logistikk og operasjoner.

Denne alt-i-ett-løsningen kan virke fristende fordi du har muligheten til å administrere flere systemer, men du må passe på at det vil fungere for medarbeiderne. Det kan også virke kostbart å legge til ekstra opplæringstid og arbeidsstyrke for medarbeiderne. Lagerprogramvare kan være fleksibel og kan integreres i mange forskjellige systemer, noe som gir deg fleksibilitet til å bygge opp prosessene i organisasjonen slik du ønsker. Dynamics 365 Business Central fungerer som en viktig forretningsløsning for å optimalisere operasjonene.