Trinn to: prosedyregjennomgang

Få prosjektteamet til å utføre en omfattende gjennomgang av funksjonene og mulighetene i den nye ressursplanleggingsprogramvaren. Formålet med denne gjennomgangen er todelt:

• For at prosjektmedarbeiderne skal gjøre seg kjent med alle aspekter av den nye ressursplanleggingsløsningen og identifisere ferdighetsmangler før den endelige utrullingen. Denne opplevelsen vil være styrende for opplæringen.
• For å verifisere hvilke manuelle prosesser som skal automatiseres av det nye systemet, og sørge for at de nødvendige endringene er gjort før utrullingen skjer, slik at automatiseringen skjer uten problemer.

Tips: Utfør intervjuer med sentrale medarbeidere fra hver avdeling for å få førstehånds innsikt i hvordan gjeldende prosesser fungerer sammen, og hvordan prosessene kan automatiseres.

Trinn tre: dataklargjøring

Definer hvilke av de eksisterende dataene som må konverteres til det nye systemet, og analyser dem deretter for å fjerne ubrukelige eller foreldede opplysninger. Hvis det er mulig, finner du kildedokumenter for å kontrollere hvor nøyaktige og komplette dataene er. Litt rutine på dette stadiet er til stor hjelp, et Ressursplanleggingssystem er nemlig ikke nyttigere enn dataene. Hvis dataene er fullstappet av unøyaktig informasjon, vil verdien av den nye ressursplanleggingen slå negativt ut.

Når data er kontrollert og renset, må du opprette regneark og samle og segmentere nyttige data i logiske tabeller for å effektivisere konvertering til det nye systemet.

Tips: Sørg for at alle fra ledernivå til førstelinjeansatte har realistiske forventninger til prosessen, og hold kommunikasjonen åpen for hvordan den skal være. Dette vil gjøre det enklere å dempe angsten for nye verktøy og prosesser og fremme bruk av den nye programvaren.

Trinn fire: testing og opplæring

Få prosjektmedarbeiderne til å øve ved hjelp av en testdatabase som er utfylt med en hel uke med reelle transaksjonsdata for å validere systemdataene, teste nøyaktigheten og sørge for at integrasjoner og grensesnitt fungerer som de skal. I tillegg til å teste det nye systemet kan den praktiske erfaringen med den nye programvaren brukes til å hjelpe prosjektmedarbeiderne med å lage hjelpeark og prosessdokumentasjon som kan brukes til opplæring i hele bedriften.

Den ideelle opplæringsmetoden varierer etter arbeidsstyrke. Faktorer som for eksempel hvor mye tid de ansatte kan bruke på opplæring, og hvor de befinner seg, forteller deg hvorvidt personlig opplæring, nettkurs eller en kombinasjon av disse vil fungere best.

Uansett hvilken opplæringsmetode du velger, bør du bruke disse forslagene til å gjøre prosessen mer effektiv for alle involverte:

• Lær opp teknologikyndige ansatte til å bli superbrukere av ressursplanleggingsprogramvare slik at de kan hjelpe til med løsningen av mindre problemer og IT-avdelingen kan ta seg av større og vanskeligere problemer.
• Gjør deler av opplæringsprosessen til et spill for å øke engasjementet og oppmuntre til kollegial konkurranse.
• Tilby insentiver for å fullføre opplæringen i tide. En kombinasjon av små belønninger, for eksempel gratis mat eller en ekstra time lunsjpause, og større belønninger, som kontantbonuser eller ekstra fridager, kan være en effektiv måte å motivere ansatte på og gjøre prosessen morsom.

Tips: Gjør hjelpeark og prosessdokumentasjon om til standard operasjonsprosedyrer som oppdateres regelmessig og hele organisasjonen har tilgang til.

Trinn fem: utrulling og evaluering

Sett sammen en sjekkliste for dagene og ukene etter implementeringen for å sikre at følgende nødvendigheter er på plass:

• systemtesting etter oppstart
• tidsplan og budsjett for ansattes overtidsarbeid eller midlertidig ansatte
• kommunikasjonsprotokoller for systemnedetid
• kontroller for nettverkshastighet og pålitelighet
• prosesser for sikkerhetskopiering av data

På utrullingsdagen må du være forberedt på mange spørsmål og enkelte problemer underveis. Sørg for at prosjektmedarbeiderne er klare til å lede avdelingene sine gjennom prosessen, og at IT-avdelingen er klar til å gjøre endringer og justeringer etter behov. Ressursplanleggingsimplementeringen krever mye arbeid, men produktivitetsfordelene og lønnsomheten gir betaling for strevet.

Etter utrullingen kan du evaluere ressursplanleggingsløsningens resultater mot målene prosjektmedarbeiderne har etablert under planleggingsfasen. Bidrar det nye systemet til måloppnåelse? Automatiseres manuelle prosesser slik de skal? Hvis ikke trengs flere endringer og justeringer.

Tips: Utfør jevnlige revisjoner for å sammenligne resultater fra ressursplanleggingsløsningen med ytelsestester og fastslå om løsningen bidrar til verdiøkning.