Gå til hovedinnhold
En person som bruker en bærbar datamaskin på en kafé, og antakelig finner ut hva et ordrebehandlingssystem er

En veiledning til ordrebehandlingssystemer

Det kan være tidkrevende å registrere, spore og oppfylle ordrer på tvers av flere netthandelskanaler, men et ordrebehandlingssystem kan bidra til å håndtere manuelle prosesser for salgsreisen.


Hva er et ordrebehandlingssystem?

Et ordrebehandlingssystem er et programvaresystem som automatiserer sporing av antall salg, ordrer, lager og oppfyllelse. Noen av disse løsningene kan også hjelpe produsenter med å overvåke personer, prosesser og partnerskaper. Håndtering av alle funksjonene i forbindelse med administrasjon av kundeordrer gjør at medarbeiderne og kundene kan spore prosessen og analysere effektiviteten fra start til slutt.

Viktigheten av at virksomheten legger til et ordrebehandlingssystem, gjør det mulig for deg å forberede deg på økningen i salg etter hvert som virksomheten utvides. Ved å automatisere tidkrevende og manuelle trinn i hele ordrebehandlingsprosessen kan dere spare tid og penger samtidig som dere på en effektiv måte fordeler ressurser.

Uansett hvor stor virksomheten er, må du oppfylle kundenes forventninger etter hvert som de bestiller produkter gjennom flere ulike digitale kanaler. De ønsker også et alternativ for henting eller levering i butikk samt muligheten til å returnere eller bytte produktet på et angitt sted.

Etter hvert som oppfyllelsestidene for forsendelser blir raskere, er det nødvendig å legge til ordrebehandling i prosessen. Uten denne prosessen kan følgende skje med ordrer i plattformen:

  • de kan bli glemt
  • de kan være unøyaktige eller feil
  • det kan hende de ikke blir oppfylt
  • det kan ta lengre tid å sende dem enn opprinnelig fastslått

Hvis en kunde opplever noen av situasjonene nevnt ovenfor igjen og igjen – eller til og med bare én gang – kan denne kunden danne seg et negativt bilde av virksomhetens drift, noe som gjør det enklere for konkurrentene å tilby en bedre opplevelse.

Kort sagt vil det å legge til et ordrebehandlingssystem hjelpe til med følgende:

  • å samkjøre selgere og nettplattformer
  • å spore suksess med analyse
  • å administrere komplekse forsendelsesplaner
  • å koordinere beholdningen med tilgjengelige ordrer på tvers av flere kanaler
  • å sørge for ordreoppfyllelse ved bruk av tredjepartslogistikk
  • å eliminere menneskelige feil med manuelle oppføringer samt ineffektivitet og inkonsekvent ressursfordeling

Funksjonene til et ordrebehandlingssystem

Det er svært viktig å implementere et ordrebehandlingssystem som komplementerer nåværende infrastruktur for å kapitalisere på digitaliseringen av salg og påfølgende økning. Ordrebehandlingsfunksjonaliteten kan være den viktigste faktoren i virksomhetens suksess. Et ordrebehandlingssystem tilbyr støtte innen fem områder i ordrebehandlingsprosessen:

  1. Regnskapsintegrering
    Består av alle de økonomiske dataene som tildeles fra ordrebehandlingssystemet til medarbeiderne, slik som regnskap, leverandørgjeld og utestående fordringer, noe som hjelper medarbeiderne med å effektivisere de økonomiske dataene og eliminere behovet for å registrere dataene på nytt eller å overføre dem manuelt.
  2. Kundedatabase
    Alle kundenes kontaktinformasjon og aktivitet som hjelper servicerepresentantene med å gjenkjenne alle de mest lønnsomme brukerne.
  3. Lagerstyring
    Gir en samlet visning av beholdningen for å administrere og spore lagerbeholdningsnivåer, i tillegg til algoritmer som dirigerer ordrer til det neste passende lageret og de beste forsendelsesalternativene. Disse algoritmene blir brukt gjennom hele lagerstyringsprosessens faser: plukking, pakking, forsendelse og sporing.
  4. Salgskanal
    Ordrebehandlingssystemet mottar og samler ordreinformasjon gjennom alle salgssteder, inkludert på nett, i butikk og kundeserviceordrer. Dette kan også omfatte støtteordrer fra globale områder med flere valutaer.
  5. Salgsstøtte
    Produksjonsinformasjon oppdateres i sanntid og støtter omnikanalkundereturer og -utvekslinger.

Ved å bruke en plattform for ordrebehandlingssystem til å bidra på disse områdene kan virksomheten gjøre følgende:

  • Oppfyll kundebehov på tvers av flere kanaler for å få en effektiv netthandelsopplevelse, noe som fjerner tid brukt på å oppfylle ordrer og lære opp kolleger. Det gir også en oversikt på høyt nivå over ordrer, noe som reduserer feil og menneskelige feil og legger alle sanntidsdataene du trenger, på ett sted.
  • eliminere manuelle prosesser
  • Rapporter og forutse beholdningsbehov for å unngå overbestilling eller oversalg. Under uventede endringer i etterspørselen kan du koble deg til lagerkanalene for å ivareta en forhandlerfokusert strategi.
  • Integrer på tvers av firmasystemer som ressursplanlegging, deriblant lagre, kundeservicemedarbeidere og regnskap.
  • Ta imot ordrer fra flere land i flere valutatyper. Etter hvert som verden blir globalisert, må de ansatte være forberedt slik at virksomheten enkelt kan vokse i nye markeder.

Dette er noen av oppgavene et ordrebehandlingssystem kan håndtere:

  • å optimalisere og automatisere ordreoppfyllelse
  • å redusere prosessavbrudd
  • å administrere ordrelivssyklusen
  • tilpasning til skiftende forretningsmodeller

Fordelene med et ordrebehandlingssystem

Uansett hvor stor eller liten virksomheten er, kan implementering av et ordrebehandlingssystem forbedre forretningsdriften fra topp til bunn. Her er noen av de mange fordelene ved å legge til et ordrebehandlingssystem i virksomheten.

  • Automatisering. Et ordrebehandlingssystem er avhengig av automatisering, fra drift i butikken til levering av produktet. Dette gjør at du sparer arbeidskraft, noe som bidrar til å redusere arbeidskostnader. Etter hvert som oppfyllelsesvinduene blir kortere, velger et ordrebehandlingssystem lageret eller oppfyllelseslokasjonen, angir ordren som skal oppfylles, og sender en oppfyllelsesforespørsel til lageret, slik at de ansatte kan forberede seg på ordren.

    Siden du kan forkorte oppfyllelsestiden, kan du fordele ressurser på nytt som brukes til å fokusere på viktigere deler av virksomheten som bidrar til vekst- og kundetilfredshet. Det vil også øke datasikkerheten, en betydelig komponent i dagens stadig mer digitaliserte verden.
  • Færre menneskelige feil. Som en av de viktigste kildene til oppfyllelsesfeil for lagre kan menneskelige feil forårsake betydelige problemer. Uansett størrelse på feilen. Ved å implementere et nøyaktig ordrebehandlingssystem håndteres oppgaver automatisk. Et ordrebehandlingssystem kan utføre lagerstyring og lageroptimalisering i flere kanaler ved å sende varsler om alt fra lagernivåer til mulige likvidasjonsbehov. Dette er med på å forhindre forsinkelser i leveringen, markedsavgifter og misfornøyde kunder.
  • Sanntidsrapportering. Behandling av ordrer tar tid. Mens du oppdaterer systemet, kommer det stadig ny informasjon. Og når du legger til disse elementene manuelt, er det ikke sikkert at du har den mest oppdaterte informasjonen tilgjengelig. Et ordrebehandlingssystem kan gi sanntidsdata for ordrer, lager og kundeinformasjon. Denne typen data passer godt sammen med nettstedsanalyse, noe som sørger for at markedsføringsstrategiene lykkes med å skaffe kunder på lang sikt.
  • Forhindrer lagermanko ved å forutse lager. Hvis virksomheten ikke har tilgang til prognoseprogramvare og lagernivåer, kan du ikke spore når lageret bør etterfylles. Dette fører til to store problemer: overfylling og lagermanko – som betyr at du enten har for mye ikke-solgt beholdning i et lager eller ikke nok beholdning til å oppfylle etterspørselen. Begge problemene kan håndteres av et ordrebehandlingssystem.

    Du kan bedre forutse sesonger med høyt salg, populære produkter og kjøpstrender. Du kan alltid finne ut nøyaktig hvor mye lagerplass du trenger for produktene, og alltid ha riktig mengde lager på et gitt tidspunkt.
  • Én kilde. Instrumentbordet i ordrebehandlingssystemet vil ha all informasjonen du trenger for å spore virksomheten og salget. Ved å kombinere regnskap, lager og kundeinformasjon kan du bygge nye strategier på en effektiv måte.
  • Enkel skalering og salgsmuligheter i flere kanaler. Etter hvert som virksomheten fortsetter å vokse, er det svært viktig at du har et ordrebehandlingssystem som vokser sammen med virksomheten. Når du opererer i flere kanaler, må du spore ordrer etter hvert som oppfyllelsene blir kompliserte – kundetrafikken flyter gjennom flere kanaler. Du må følge ordrer via en rekke markedsplasser og nettsteder. Et ordrebehandlingssystem kan sentralisere disse ordrene, spore dataene, oppdatere lageret og ordrerutingen.

Den trinnvise prosessen i ordrebehandlingssystemet

De fleste ordrebehandlingssystemer følger en sekstrinns prosess for å behandle og oppfylle kundeordrer nøyaktig og raskt. Denne prosessen sikrer at du oppfyller alle kundens behov, samtidig som du tilbyr kunder en generell, men tilpasset brukeropplevelse. Dette er de seks trinnene:

  1. Registrering
    Det første trinnet i ordrebehandlingsprosessen kommer fra kunden. Uansett om det er via nettbutikken, et nettsted fra en tredjepart eller via telefonen, legger kunden produktet i en handlekurv på nettet og justerer umiddelbart nåværende beholdning. Systemet kan også varsle deg hvis varen er i kurven, eller hvis kunden har forlatt den.
  2. Ordreplassering
    Når kunden bestemmer seg for å kjøpe produktet, kommuniserer ordrebehandlingssystemet med regnskaps- eller økonomiavdelingen for å bekrefte kredittkortbetalingsinformasjonen og behandle bestillingen. Når bestillingen er godkjent, dirigeres den til oppfyllelse.

    Engros- eller bedrift-til-bedrift-selgere kan velge en fakturamodell, og de kan velge å motta et tilbud først for partikjøp. Deretter sendes de en faktura som skal betales innen en bestemt tidsfrist.
  3. Ordreoppfyllelse
    Når ordren ankommer lageret, velger ordrebehandlingssystemet det nærmeste eller mest tilgjengelige alternativet i nærhet til ordremålet og beregner deretter forsendelseskostnadene og raskeste transportører. Et ordrebehandlingssystem kan hjelpe deg med å skrive ut forsendelsesetiketter, følgesedler og kvitteringer.
  4. Lagerstyring
    Det er svært viktig å ha en lagerføringsenhet og en strekkode for hver vare i dette trinnet. Hvis et produkt har begge deler, øker det oppfyllelsesnøyaktigheten og gjør det enklere for lageret å skanne produktet og legge det til i ordren. Det finnes fire metoder for å plukke varer fra lageret:

    Enkeltordre. Varer fra en enkeltordre plukkes og leveres til pakkestasjonen.

    Partiplukking. En plukker tildeles et bestemt antall ordrer i en enkelt runde for å hente og ta med tilbake til pakkestasjonen.

    Soneplukking. Hver plukker får en angitt lagersone, og varene i disse sonene legges til i en ordre etter hvert som de går gjennom hver.

    Bølgeplukking. Alle soner plukkes samtidig og tas til et enkelt sted for konsolidering.

    Hvis en vare ikke finnes på lager, kan ordrebehandlingssystemet kommunisere med leverandørene for å sende en etterfyllingsforsyning til lageret på forhånd. Oppretting av et gjenbestillingspunkt gjør at lageret holdes konsekvent. Den legger automatisk inn en ny bestilling når den når den lave terskelen, samtidig som den varsler lagersjefer om mulige forsinkelser i oppfyllelsen.

    Ordren sendes også til regnskapsavdelingen eller varsler regnskapsprogramvaren om det nye kjøpet. En god løsning for økonomistyring gjør det enkelt for måneds- og årssluttregnskap, avgifter med mer.

  5. Forsendelse
    Når ordren er valgt fra produktene i lageret, henter pakkeavdelingen varene fra lageret og skanner dem for lagerformål. Deretter plukker, pakker og sender de produktet ut fra informasjonen som ordrebehandlingssystemet har gitt. Tre ting du bør ta hensyn til under pakking er:

    Ordrenøyaktighet. Kontroller at hver vare er i riktig ordre.

    Boksstørrelse. Planlegg for å ta med mål i prisene. Ved å ha tre til fem standard boksstørrelser kan du holde kostnadene nede uten å komplisere prosessen for mye.

    Riktig emballasje. Enkelte emballasjematerialer kan ha bedre beskyttelse for produktet, men kan koste mer. Velg riktig type som er både kostnadseffektiv og sørger for sikker transport.

    Sporing. Ordrebehandlingssystemet kan også sende kunden en melding om at produktet er sendt og anslått ankomsttid. Du og kunden kan spore produktet fra den innledende forsendelsen i lageret til målet.
  6. Ettersalgsoppfølging

    Når produktet har forlatt lageret og på et angitt tidspunkt etter forsendelsens ankomst, skal ordrebehandlingssystemet automatisk sende en e-post til kunden, der kunden blir bedt om å rangere produktet og kontrollere at alt i ordren ble mottatt. Denne oppfølgingen bør også inneholde detaljerte instruksjoner om å kontakte kundeservice.

    Hvis du har en misfornøyd kunde, skal retur- og refunderingsregler og -instruksjoner være enkle å finne og følge. Et ordrebehandlingssystem kan raskt behandle en refunderingsforespørsel og kommunisere med regnskapsavdelingen for å behandle refusjonen. Ordrebehandlingssystemet kan også koble seg til returleverandøren for å sikre at alle dataene er nøyaktige og oppdatert.

Det er også tilfeller der ordrebehandlingssystemet kan rapportere spesialordrer – enten de er returerstatninger, takkegaver eller hasteordrer. Når disse ordrene behandles gjennom systemet, kan ordrebehandlingssystemet rapportere dem med en unik kode, slik at kundebevaringsavdelingen kan spore nøyaktighet personlig.


Utfordringer i ordrebehandlingssystemer

Hvis virksomheten ikke er stor nok eller ikke har tilstrekkelige ordrer til å støtte implementering av et ordrebehandlingssystem, kan det være for tidkrevende eller kostbart å ta i bruk denne typen plattform. Før du tar i bruk dette systemet i prosessen, kan det være nyttig å finne ut mer om mulige hindringer for medarbeiderne og virksomheten. Noen av utfordringene som kan oppstå i et ordrebehandlingssystem, er følgende:

  • Komplikasjoner i implementeringen. Hvis du legger til et nytt system i prosessen, oppå de eldre løsningene du allerede har implementert, kan det føles komplisert og overveldende.
  • Pris Det finnes en rekke ordrebehandlingssystemer å velge mellom og prisen går fra hundre til tusenvis av dollar – og dyrt er ikke alltid best. Hvis virksomheten ikke har råd til et omfattende ressursplanleggingssystem, kan du fokusere på å ta i bruk et mer robust operasjonssystem.
  • Ta det rette valget. Det er så mange tilgjengelige ordrebehandlingssystemer at det kan være vanskelig å bestemme hvilket som vil fungere for alle dine behov. Ved å gå gjennom sjekklisten og plassere tingene du må ha, i et hierarki med tingene du gjerne vil ha, kan du se hvilket ordrebehandlingssystem som passer best for din virksomhet.

Det å velge et ordrebehandlingssystem for virksomheten tar tid og krever innspill fra medarbeiderne. For at du skal være sikker på å velge et ordrebehandlingssystem som fungerer for alle, må du stille spørsmål for å finne ut hva som passer best for medarbeiderne.


Vurderinger for å velge et ordrebehandlingssystem for virksomheten

Alle ordrebehandlingssystemer er forskjellige, så du må finne ut disse behovene først og tilpasse ordrebehandlingssystemet slik at det passer.

Først identifiserer du målene og målsettingene. Den første fasen er å forstå hvem, hva og hvorfor for ordrebehandlingssystemet. Du må holde et møte med interessenter, alt fra medarbeidere, leverandører og kunder, og bestemme hvilke funksjoner som er nødvendige og hvilke som er kjekke å ha. I disse samtalene må du sørge for å diskutere fremtiden til virksomheten og skalerbarheten til levedyktige løsninger. Du må velge et ordrebehandlingssystem som kan vokse sammen med virksomheten.

Deretter oppretter du et forslag. Du må utarbeide og sende inn et forslag til ordrebehandlingsleverandører for å bidra til å fullføre beslutningen. Med dette forslaget har du sikret at du og leverandøren er enige når det gjelder de tekniske kravene og begrensningene for løsningen, og hvordan du vil at den skal fungere. Sørg for å gi leverandører følgende, slik at de kan gi deg det beste forslaget for organisasjonen:

  • Størrelsen på ordrer
  • Antall lagerføringsenheter
  • Eksisterende programvare for maskinvare
  • Detaljer om opplærings- og mobilitetsprosessen
  • Overgangstidslinjen for implementering

Til slutt kan du evaluere og sammenligne. Det kan hende at du har flere leverandører på listen med ulike forslag. Du må bestemme om ordrebehandlingssystemet er en enkelt programvareløsning eller flere verktøy og prosesser. Du trenger også et ordrebehandlingssystem som kobler netthandel sammen med kundestøtte, slik at de får tilgang til den automatiserte kundeservicen. Du må samle en enhetlig digital opplevelse på en førsteklasses plattform ved å bruke den nyeste teknologien. Noen spørsmål du kan stille deg selv når du skal ta beslutningen, er om hvert system:

  • eliminerer manuelle prosesser gjennom automatisert arbeidsflyt?
  • støtter flere lagerlokasjoner?
  • gir sanntidsoppdateringer om lageret?
  • legger til nye funksjoner?
  • gir rapportering og prognoser for bedre å identifisere problemer og forventet endring?
  • administrerer salg over flere kanaler, valutaer og geografiske områder?

Det å få mest mulig ut av den nyeste programvaren er det største målet for deg og medarbeiderne dine. Selv om det kan hende at du ikke finner en enkelt ordrebehandlingsløsning som passer alle kriteriene, vil du finne ut det du trenger, for virksomhetens levetid. Det å bestemme den beste ordrebehandlingssystemløsningen for medarbeiderne vil bidra til å ta ordreoppfyllelsen og virksomhetsdriften til neste nivå.


Velg Dynamics 365 som neste ordrebehandlingssystem

For alle utvidende virksomheter er implementering av et ordrebehandlingssystem som effektivt integreres med de nåværende prosessene, det neste trinnet for å bygge og beholde kundebasen.

Det å gi kundene muligheten til å se beholdningen i sanntid og evnen til å bestille på en trygg og sikker måte gjennom en sikker betalingsprosess er de viktigste elementene i netthandelen. Et raskt og pålitelig ordrebehandlingssystem som gjør det mulig for virksomheter å selge på flere kanaler samt generere automatiske salgsordrer, bør være en del av en hvilken som helst markedsførings- og salgsstrategi. Det riktige ordrebehandlingssystemet kan hjelpe deg med å oppnå en sammenhengende bestillings- og kjøpsopplevelse ved proaktivt å iverksette ordreoppfyllelsen og optimalisere ordreflyten.

En løsning som Dynamics 365 Intelligent Order Management vil hjelpe deg med å oppskalere driften på en enkel måte, samtidig som du får sanntidsinnsikt som hjelper deg med å administrere alle aspekter av ordrelivssyklusene. Ved å gi større fleksibilitet, gjennomsiktighet og levering i rett tid med det neste ordrebehandlingssystemet kan virksomheten sikre en positiv kundeopplevelse hver gang.