Mange virksomheter ender opp med å overskride budsjettet for prosjekter på grunn av feilkommunikasjon mellom hovedgruppene og lederne, noe som resulterer i prosjektforsinkelser og manglende fullføring. For å sørge for at prosjektet ikke bare holdes på rett spor, men også innenfor budsjettet i løpet av livssyklusen, må du følge med på alt som kjøpes og betales i løpet av prosjektet. Ved å bruke prosjektregnskap registrerer gruppen nøyaktig tidsbruk, prosjektstyringsarbeid og sørger for at du når alle kortsiktige og langsiktige forretningsmål.
Forstå prosjektregnskap
Hva er prosjektregnskap?
Prosjektregnskap er en regnskapsstyringspraksis som sporer fordelene og kostnadene som er knyttet til et prosjekt. Ved hjelp av denne typen regnskapsføring, som også kalles prosjektkostregnskap, kan virksomheter vurdere fremtidige økonomiske innvirkninger for et prosjekt samt hvordan prosjekter skal planlegges for å oppfylle parameterne for forpliktelsen din.
Virksomhetens lønnsomhet er avhengig av nøyaktig prosjektregnskap. Etter hvert som virksomheten vokser, kan prosjektregnskap være et verdifullt verktøy for effektiv prosjektstyring ved å gi en detaljert oversikt over prosjektets fremdrift.
Fordelene med prosjektkostregnskap
Uansett hvor lite budsjettet er kan det å legge til prosjektregnskap i prosessen, ha stor innvirkning på økonomien både internt og eksternt. Implementering av prosjektregnskap i arbeidsflyten er en fordel for virksomheten og effektiviserer prosjektstyringen.
Noen fordeler omfatter følgende:
-
Sanntidsoppdateringer for prosjektets prosess og lønnsomhet
-
Forbedret generell økonomistyring for virksomheten
-
Oversikt over prosjektbudsjettet
-
Forbedret ressursstyring
-
Verdifull innsikt for fremtidige prosjekter
Denne typen regnskap hjelper deg og medarbeiderne med å håndtere risikostyring og hvordan du fordeler ressurser effektivt for å få en nøyaktig prosjektstyring generelt.
Prosjektregnskapsprosessen
Når du starter et prosjekt, er det best å legge til regnskap i prosessen så snart som mulig for å sikre at du oppnår alle prosjektmålene innen rimelig tid uten at det går utover budsjettet. Prosjektregnskap kan deles inn i to ulike prosjekttyper: internt og eksternt. Interne prosjekter fokuserer på utgifter som brukes for deg og de interne gruppene, mens eksternt består av økonomi rundt forhold, for eksempel hendelser eller tjenester som utføres for kunden.
Når du har bestemt deg for hva du skal klassifisere prosjektet som, organiserer og deler organisasjonens regnskapsførere prosessen opp i seks områder:
-
Starten. Bestem hvem som er ansvarlig for hver oppgave samt når og hvordan disse ressursene og pengene skal fordeles for hver enkelt oppgave.
-
Budsjett. Bekreft at budsjettet er inndelt i kategorier eller grupper. Det er her et verktøy som en programvare for profesjonell serviceautomatisering (PSA) kan tilby muligheter til å automatisere anstrengende, administrative oppgaver og definere det opprinnelige grunnbudsjettet.
-
Administrasjon. Behandle og registrer transaksjoner ved å spore økonomiske forpliktelser, fakturering og generere rapporter for prosjektfortjeneste.
-
Utførelse. I denne fasen av prosessen tilordner prosjektlederne kostnader, mulig omsetning og målinger for den økonomiske fremgangen for prosjektet. Du trenger disse nøkkelindikatorene for å se hvor du har gjort fremgang og justere i henhold til dette.
-
Vedlikehold. Gå gjennom og behandle dataene du har samlet inn gjennom hele prosessen, for å sikre prosjekt- og oppgaveprestasjoner samtidig som du korrigerer mulige økonomiske inkonsekvenser.
-
Analyse. Evaluer regnskapsdataene du har mottatt, regelmessig for å ta nøyaktige beslutninger for virksomheten og for muligheten til å justere når det er nødvendig.
Når du gjennomgår prosessen, kan det hende du velger en bestemt metode og finner ut at den ikke passer inn i prosjektområdet. Du kan også se en overlapping i måten du håndterer økonomiske metoder på, enten via prosjektregnskap eller finansregnskap.
Prosjektregnskap kontra finansregnskap
Det kan virke som om disse to regnskapstypene er like, men de har faktisk helt forskjellige sluttmål. Forskjellene mellom prosjektregnskap og finansregnskap er følgende:
-
Metode: Finansregnskap tilbyr to generelle metoder: kostregnskap og periodisering. I prosjektregnskap har det ingen betydning hvilken metode du velger, siden dette ikke påvirker prosessen.
-
Tidsramme: Standard finansregnskap følger månedlige transaksjoner, mens prosjektregnskap ser på hver transaksjon som gjøres fra begynnelsen til slutten av prosjektets livssyklus, uansett hvor lenge det er.
-
Kostnad: Finansregnskap deler inn kostnader i hovedkategorier som kunder. I prosjektregnskap kan du dele opp utgifter i bestemte deler, og tildele en kostnad til bestemte prosjektoppgaver.
-
Hensyn: Alle bedriftsutgifter tas med i generelle finansregnskap, men med prosjektregnskap har bare kostnader knyttet til leveringer av prosjekt betydning.
Prosjektregnskap har mer fokus på transaksjonene som er knyttet til et bestemt prosjekt, mens finansregnskap er en oversikt over hele virksomhetens økonomi. Nå som du har fastslått forskjellene, må du vite når du skal bruke prosjektregnskap.
Når trenger du prosjektregnskap?
Prosjektregnskap kan brukes av mange forskjellige årsaker. Tilfellene der du kan tenke på budsjettering av prosjektet, er følgende:
-
Ny produkt- eller serviceoppretting
-
Vanlige engangsprosjekter
-
Prosjekter som faller utenfor området
-
Fastslå hvordan penger fordeles og brukes på tvers av prosjekter
-
Sammenlignbare prosjektanalyser
Når du er klar til å forenkle regnskapet samtidig som du sørger for ansvarlighet for alle prosjektbetalinger, er du klar til å legge til et nytt driftsverktøy i prosessen.
Budsjetter og organiser utgifter med Dynamics 365 Project Operations
Etter hvert som du bygger opp gruppen og organiserer nåværende og fremtidige prosjekter, trenger du programvare som er i stand til å være like fleksibel og fokusert som gruppen er. Ved å ha oversikt over leveringer og utgifter per oppgave, kan du raskt og enkelt beregne omsetningen. Du kan også forsikre deg om at hvert øre for prosjektet er gjort rede for og analysert.
Med Dynamics 365 Project Operations kan gruppen bruke prosjektkostnader og effektivisere driften. Med en samlet visning av salgs- og finansdata kan du raskt tilpasse deg endringer i markedet og endre fokuset for målene når det er nødvendig.