Gå til hovedinnhold

Dynamics 365-kontrollprogram for å kontakte salgsavdeling

En person som ser på en dataskjerm og antakelig fordeler ressurser

Hvordan du fordeler ressurser

Etter hvert som virksomheten fortsetter å utvide seg, må du finne ut hvordan du effektivt og kostnadseffektivt kan levere prosjekter til rett tid og på, eller hvis du er heldig, under budsjettet. Uansett om det gjelder prosjekter eller daglig drift, er fordeling av riktige ressurser svært viktig for å sikre langsiktig fremgang for både organisasjonen og avdelingen.

Forstå ressursfordeling

Definisjonen av ressursfordeling er prosessen med å fordele og planlegge ressurser som effektivt støtter gruppens mål, og å velge de beste tilgjengelige ressursene for prosjektene. Her kan du styre og maksimere ressurser gjennom hele arbeidet slik at du unngår å bruke de ansatte for mye eller for lite.

Ressurser, eller ressursstyring, er også en betydelig investering og må brukes på riktig måte for å oppnå lønnsomhet og bærekraft. Med ressursfordeling sikrer du at du og medarbeiderne har alt det dere trenger når dere trenger det.

Seks trinn for ressursfordeling

Det er seks trinn du må fullføre for å utføre en vellykket ressursfordeling.

1. Opprett en prosjekttidslinje

Ved hjelp av prosjektstyringskompetanse kan du dele prosjektet inn i faser og bygge individuelle oppgaver i disse fasene. Deretter administrerer du disse fasene i stedet for selve prosjektet. Du kan også beregne lengden på hver fase ved å identifisere de viktigste oppgavene du trenger å utføre i hver fase, med milepæler. Når du har satt alt sammen, fordeler du oppgavene, fasene og milepælene for å bygge opp en prosjekttidslinje.

2. Finn viktige ressurser og budsjettet

Ressursfordeling er en viktig del av denne prosessen fordi hver oppgave fordeles til de nødvendige ressursene, og disse ressursene administreres i oppgaven. Når du har fullført tidslinjen, må du identifisere ressursene som kreves for å fullføre hver oppgave.

Hvert prosjekt har sitt eget sett med nødvendige ressurser og vil variere fra prosjekt til prosjekt. Ressurstypene er følgende:

  • Personer: Alle gruppemedlemmer som bidrar i prosjektet.

  • Utstyr: Alle typer verktøy eller programvare du trenger for å produsere ressurser fra idé til prosjektlevering. Pass på at du også tar hensyn til at spesialutstyr krever en betydelig investering av tid og penger.

  • Materialer: Forbruksvarer du trenger – dette omfatter varer fra kontorutstyr til bensin på bilene.

  • Lokaler: Bygninger og arbeidsområder hvor gruppen skal jobbe.

  • Budsjett: Pengene du trenger for å kjøpe ressursene ovenfor.

Når du administrerer prosjektet og det etterfølgende budsjettet, sporer du utgifter innenfor prosjektregnskapet for å holde oversikt og sørge for at du ikke bruker mer penger enn det som er tildelt, per oppgave.

3. Foreslå tilgjengelige ressurser

Nå må du finne og be om ressurser for å overholde tidsfristene. Dette omfatter alt fra innsamling av utstyr og forsyninger, men også til å finne gruppemedlemmer som er tilgjengelige for arbeidet. Selv om disse ressursene har tillatelse til å arbeide på flere prosjekter samtidig, må du vite kapasiteten deres.

4. Tildel og fordel ressurser

Når du har funnet ressursene, må du legge dem til i prosjektet. Pass på at du planlegger for eventuelle utfordringer som kan utsette prosjektfullføringen – disse utfordringene kan variere fra programvareproblemer til interessentendringer til endringer i organisasjonsprioritet. Her er noen vanlige utfordringer som gruppen kan stå overfor ved å prøve å levere et prosjekt i tide:

  • Ressursdisponering

  • Endringer i prosjektområde

  • Forskjeller i lokasjon og tidssoner

  • Prosess- og oppgaveforsinkelser

Mens noen av disse utfordringene har større innvirkning enn andre, kan alle disse redusere hastigheten på leveringen av et prosjekt. Du kan heldigvis indentifisere og planlegge beredskapsplaner og tilsvarende teknikker for mange av disse, og bruke disse på forhånd hvis noen av utfordringene oppstår i løpet av prosjektet.

5. Spor prosjektplanen

Det kan virke enkelt, men alle endringer kan påvirke hele prosjekttidslinjen fra dette tidspunktet, så pass på at du fordeler tiden i henhold til dette. Vær på vakt etter følgende:

  • overarbeidede og overbrukte gruppemedlemmer

  • ikke planlagte ferier eller sykefravær

  • forsinkede oppgaver som vil forårsake betydelige forsinkelser for avhengige oppgaver

  • endringer i forretningsmål og målsettinger

Noen verktøy som programvare for profesjonell serviceautomatisering (PSA) tilbyr muligheter for å automatisere tidkrevende, administrative oppgaver som tidssporing, prosjektstyring, fakturering med mer.

6. Velg en teknikk for å håndtere veisperringer

Du kommer sjelden til å utføre alle oppgaver når du opprinnelig planla dem og fullføre et prosjekt på de nøyaktige datoene. Det kan hende du har en viss fleksibilitet for når du kan fullføre bestemte oppgaver, avhengig av prosjektets leveringsdato. Det finnes to teknikker du kan bruke hvis du ligger bak tidsplanen: ressursjustering og ressursutjevning.

Ressursjustering fungerer godt når du har begrensede eller delte ressurser, men du har muligheten til å forlenge tidslinjen. Ressursutjevning er best for optimalisering av ressursene du har tilgjengelige, men du har en tidsfrist som ikke kan utsettes.

Valg av hvilken teknikk som fungerer best, avhenger av hvor føyelig tidslinjen din er. Uansett hvilken teknikk du velger, må du være sikker på at administrasjonsverktøyet er like fleksibelt som deg.

Optimaliser ressurser med Dynamics 365 Project Operations

Mens du bygger opp prosjektets tidslinje og fordeler medlemmer til bestemte oppgaver, må du være sikker på at medarbeiderne er prosjektfokuserte, tidsfristdrevne og suksessorienterte, og at du ikke trenger å være redd for at de kan komme til å gå over budsjettet.

Dynamics 365 Project Operations tilbyr verktøyene som effektiviserer prosjekter, utnytter oppgaver på en effektiv måte og fører til lønnsomt samarbeid innenfor én enkelt løsning. Administrer medarbeidernes tidkrevende administrative arbeid slik at de kan fokusere på den kreative delen av arbeidet.