Forstå PSA-programvare
Etter hvert som du og medarbeiderne bygger opp virksomheten, vil du ha en enkelt, oversiktlig løsning som hjelper deg med å automatisere bestemte programmer og oppgaver, samtidig som du får muligheten til å se på kortsiktige og langsiktige forretningsmål og økonomiske mål ved behov. Ved å sortere flere systemer i én plattform kan et profesjonelt programvareverktøy for serviceautomatisering (PSA) hjelpe deg med å organisere medarbeiderne og virksomheten for fremtiden.
Hva er profesjonell serviceautomatiseringsprogramvare?
PSA-programvare er en komplett løsning som er utformet for å hjelpe mange medarbeidere i organisasjonen, og kan fungerer som hovedsenteret for forretningsaktivitetene. Tradisjonelt var komponenter i PSA-programvare en del av ERP-løsninger for store selskaper, men da små selskaper begynte å legge til ulike typer verktøy for å ta hensyn til ulike oppgaver, ble PSA-programvare et naturlig valg på grunn av skalerbarhet, reduksjon av manuelle regneark samt sanntidsrapportering og synlighet.
Ettersom den profesjonelle serviceprogramvaren må dekke en rekke oppgaver, må et PSA-verktøy kunne gjøre følgende:
-
Sørg for at ressursforsyning og fremtidige behov kan oppfylles.
-
Hold oversikt over alle inntekter, utgifter og lønnsomhetsanalyse gjennom prosjektregnskap.
-
Administrer, spor og utfør daglige oppgaver for en vellykket prosjektlevering til rett tid.
-
Vit hvor og hvordan du hvordan du fordeler ressurser som tildeler den riktige personen til den riktige oppgaven til riktig tid.
-
Forstå farene og de forventede marginene ved å vedlikeholde deler av salgssyklusen.
-
Registrer og automatiser fakturering som sporer faktisk arbeid og forutse gjenværende ressursinnsats.
Ved å legge til denne programvaren i nåværende eldre systemer og verktøy kan du hjelpe medarbeiderne med å administrere klientavtaler gjennom hele prosjektlivssyklusen. Fra det å finne medarbeidere til å håndtere bestemte oppgaver til administrasjon av økonomi sentraliserer PSA-programvare de viktigste klientoperasjonene, slik at du er bedre rustet til å justere og endre ved behov.
Fordelene med PSA-programvare
Etter hvert som gruppen fortsetter å vokse, er det å legge til PSA-programvare kritisk. Implementering av profesjonell serviceprogramvare som er enkel å bruke, passer godt til alle serviceorienterte firmaer siden hovedfokuset er høy utnyttelsesrate kombinert med færre fakturerbare timer, noe som betyr levering av kvalitetsarbeid mens forbruket går ned.
Effektiv profesjonell serviceprogramvare kan hjelpe gruppen med følgende:
-
administrer prosjekter på en enkel måte, noe som resulterer i raskere bemanning og høyere suksessrater
-
gi sanntidsinnsyn i grupperesultater og fortjeneste
-
optimaliser ressurser for å administrere tid, penger og arbeid
-
forbedre kortsiktige og langsiktige prosjektmarginer og forretningsresultater
-
reduser vedlikeholdskostnadene for maskinvare
Siden PSA-programvare er en kostnadseffektiv løsning du kan legge til i organisasjonen, sparer du penger fordi du ikke trenger å implementere eller integrere eventuell ekstra infrastruktur. Denne nøkkelferdige programvaren er også utformet for å være lett konfigurerbar for rask integrering i eldre systemer.
Slik velger du en levedyktig løsning
Når du velger det neste PSA-verktøyet, må du først forstå hva du ønsker å oppnå. Disse trinnene hjelper deg med å velge det riktige verktøyet for medarbeiderne.
-
Prioriter målene. Sett opp en liste over prioriterte mål og en innfasingsstrategi, slik at du ikke blir overveldet av antall oppgaver du må håndtere.
-
Konstruer beslutningsprosessen. Ta beslutningen utfra hvordan en ny PSA kan hjelpe virksomheten. Spør deg selv om du skal bygge din egen PSA-løsning eller implementere et kommersielt produkt? Skal du velge mellom et driftet program eller en lisensiert lokal distribusjon? Skal du bruke topprodukter, eller en seriebasert eller en plattformbasert løsning?
-
Undersøk markedet. Når du har bestemt hva som er viktigst for deg og medarbeiderne, kan du undersøke markedet for å begrense valgene for å finne den beste løsningen.
-
Test, test, test. Siden PSA-programvare er enkel å integrere med lite eller ingen opplæring, kan du prøve å kjøre et par verktøyalternativer for å se hvilket som kan fungere best for gruppen.
-
Velg den beste programvaren for suksess. Til slutt må du sørge for at systemet du bestemmer deg for, forbedrer resultatet, spesielt hvordan det kan hjelpe organisasjonen økonomisk med lite eller ingen innsats.
Fire hovedpunkter for en vellykket PSA-implementering
Siden den neste PSA-programvaren må ha en rekke funksjoner, må den fungere som en kobling for flere organisasjonsgrupper. Sørg for at du tilbyr medarbeiderne full oversikt over oppgaver og handlinger, for å skalere og gi maksimal levering i hver fase i prosjektets livssyklus.
De fire hovedpunktene for å utføre en vellykket PSA-distribusjon, er følgende:
-
Organisasjonens profil. PSA-programvare automatiserer manuelle prosesser som nåværende programmer ikke kan håndtere på grunn av kompleksiteten i administrasjonen av personer og verktøy på tvers av flere prosjekter, samtidig som du får muligheten til å skalere om nødvendig. Finn ut hvilke vertikaler organisasjonen bruker, og hvordan de kan integreres i systemene.
-
Implementeringsprosessen. Når du har forstått organisasjonens krav, kan du definere konfigurasjonen av PSA-programvaren du trenger. Vanlige implementeringsperioder varer i omtrent seks til ti uker.
-
Innføring. Det kan både være enkelt og overveldende å bytte til en ny måte å jobbe på. I denne fasen er det viktig at alle de nye brukerne har fått opplæring med klare forventninger til hva profesjonell serviceautomatisering kan tilby medarbeiderne, og hva den ikke kan tilby.
-
Integrering. Integreringsprosessen for PSA-programvare omfatter flere andre organisasjonsverktøy, som prosjektregnskap, kunderelasjonshåndtering og personalsystemer. Her kan du overføre informasjon fra andre systemer og sortere dataene til én enkelt PSA-løsning og dermed holde oversikt over ekstra egendefinert arbeid og egendefinerte kostnader.
Implementer Dynamics 365 Project Operations som PSA-løsningen
Det kan være vanskelig å bestemme når du skal legge til PSA i virksomheten. Hvis gruppen er klar for rask vekst, både internt og eksternt, vil det nå være et godt tidspunkt for PSA-programvare. Ved å investere i infrastruktur tidlig med en løsning som godt og enkelt kan tilpasse seg den nåværende driften, kan gruppen støtte den eksponentielle veksten som helt sikkert kommer.
Hver gang gruppen vokser eller etterspørselen øker, tilbyr Dynamics 365 Project Operations de funksjonene som bidrar til å forbedre avtalestyring, optimalisere ressursfortjeneste, spore utgifter og samle sammen all informasjonen i verktøy som ledere og beslutningstakere trenger for å lykkes.