Wat is boekhouding van vaste activa?
Naarmate je bedrijf groeit, moet je de groei van de voorraad, verkopen, services en het productieproces volgen. Het gebruik van handmatige spreadsheets is niet voldoende voor de behoeften van je team en de boekhouding. Mogelijk moet je een andere methode voor voorraadcontrole kiezen, wat kan betekenen dat je nieuwe software koopt die door je team kan worden getraind terwijl ze ermee leren werken. Hier komt boekhouding van vaste activa om de hoek kijken.
Wat zijn vaste activa?
Voor een goed begrip van je boekhoudproces moet je eerst weten wat vaste activa zijn en hoe die verschillen van andere items in je magazijn. Vaste activa, ook wel bekend als kapitaalgoederen, zijn materiële activa die je in eigendom hebt of beheert in de verwachting dat ze je continu helpen inkomsten te genereren. Activa zijn vast wanneer ze niet door je bedrijf worden verbruikt of binnen het volgende kalenderjaar te gelde worden gemaakt. Vaste activa verschillen van vlottende activa, die staan voor contant geld of die binnen de komende twaalf maanden in geld worden omgezet.
Vaste activa verschillen ook van je voorraad, aangezien voorraad op korte termijn wordt verbruikt. Voorraad kan worden onderverdeeld in de volgende categorieën:
-
Grondstoffen
-
Eindproducten voor de verkoop
-
Lopende goederen en services
-
Benodigdheden voor operationele activiteiten, reparatie en onderhoud
Je voorraad bevat zowel eindproducten als de materialen die nodig zijn om die te vervaardigen. Vaste activa zijn datgene wat je gebruikt om die eindproducten te maken, op te slaan en te verzenden.
Je kunt al je projectuitgaven plannen, toewijzen en volgen met Dynamics 365 Business Central – een uitgebreide tool voor bedrijfsbeheer waarmee je al je financiële middelen, verkopen en activiteiten vastlegt in één oplossing.
Typen vaste activa
Bedrijven investeren in een aantal typen vaste activa. Voorbeelden zijn:
-
Gebouwen en faciliteiten
-
Computerapparatuur en -software
-
Meubels en inboedel
-
Machines
-
Voertuigen
Bij de aankoop van vaste activa zijn doorgaans extra kosten gemoeid. Dochterondernemingen of derde ondernemingen vormen vaak aanmerkelijke toenamen in de activa. Geactiveerde kosten voor de aankoop of ontwikkeling van software en de conversie van oudere data, training en onderhoud moeten bijvoorbeeld worden verdisconteerd in de totaalkosten.
Boekhouding van vaste activa begrijpen
Bij de boekhouding van vaste activa wordt de financiële documentatie van kapitaalgoederen van je bedrijf nauwkeurig geboekt. Hierbij wordt de levenscyclus van een activum aangegeven tijdens vijf verschillende fasen. Na de eerste aankoop volgt de levenscyclus van elk vast activum minimaal drie van de vijf onderstaande fasen:
-
Aanschaf: Een nieuw vast activum wordt geboekt.
-
Afschrijving: Je activum wordt periodiek minder waard. Voor de berekening hiervan worden bepaalde methoden gebruikt.
-
Herwaardering: Een beoordeling om de huidige reële marktwaarde vast te leggen.
-
Waardevermindering: De geregistreerde afname in waarde als gevolg van gebeurtenissen of omstandigheden. Ook bekend als afwaardering.
-
Afstoting: Het verkopen, vernietigen of anderszins afdanken van een activum aan het einde van de levensduur.
Ook audits zijn onderdeel van de gedetailleerde controles van de boekhoudkundige overzichten van je bedrijf, bij sluiting van de boeken voor het boekjaar. Of het nu om een interne of een externe audit gaat, hier merk je mogelijk inconsistenties of verschillen op tussen de registratie en de feitelijke status van activa. Dit bevordert ook de transparantie van de activa en boekhouding als je meer geld verliest dan verwacht.
Afschrijvingsmethoden
Afschrijving is een essentieel onderdeel van je boekhouding en laat zien hoe je vaste activa minder waard worden naarmate ze ouder worden. Er zijn verschillende methoden voor het berekenen van afschrijvingen. De vier meest gangbare methoden zijn:
-
Dubbel afnemende balans: Een versnelde afschrijving waarin de kosten de eerste paar jaar hoger liggen en vervolgens lager, waardoor je de apparatuur kunt gebruiken die na verloop van tijd mogelijk verouderd raakt.
-
Lineaire afschrijving: Een vast afschrijvingsbedrag dat elk jaar wordt gehanteerd.
-
Afschrijving over een bepaald aantal jaren (SYD): Met deze methode kun je in de eerste jaren meer afschrijven en in de latere jaren minder op basis van berekening van het aantal jaren.
-
Productie-eenheden: Een jaarlijks variërend afschrijvingsbedrag op basis van de geproduceerde output. Hiermee kunnen bedrijven de feitelijke output koppelen aan de afschrijvingskosten.
Er zijn verschillende methoden die de beste resultaten opleveren afhankelijk van het type activum en de levensduur. Het kiezen van de juiste afschrijvingsmethode is niet het enige wat bepaalt hoe succesvol je bent aan het einde van het boekjaar.
Tips voor het verbeteren van de boekhouding van vaste activa
Als je een goed begrip hebt van de basisbeginselen van boekhouding van vaste activa, kun je verschillende dingen in je strategie implementeren om er zeker van te zijn dat je je inkomsten maximaliseert.
-
Bepaal een activeringsdrempel. Wanneer je een item voor de eerste keer koopt en je besluitvormers nauwkeurig een vast bedrag voor activering bepalen, weet je zeker dat de boekhouding uniform consistent is en help je jezelf en je team direct eventuele boekhoudkundige fouten te signaleren.
-
Beoordeel de levensduur van apparatuur opnieuw. Met een correcte raming van de periode waarin je de vaste activa kunt gebruiken voor hun oorspronkelijke doel, help je het bedrijf op de langere termijn. Aangezien de boekhouding en de afschrijving afhankelijk zijn van nauwkeurige schattingen van de levensduur, is het belangrijk om waar nodig een nieuwe beoordeling uit te voeren. De levensduur kan in de loop van de tijd immers veranderen.
-
Label je activa. Het is cruciaal je activa tijdens de levensduur te volgen en te labelen. Er zijn namelijk veel factoren die de waarde kunnen beïnvloeden. Met labels kun je items beter volgen in de loop van de levenscyclus – en kun je bovendien diefstal en verkeerde plaatsing voorkomen en de financiële statistieken controleren.
-
Automatiseer inzichten in de boekhoudsoftware voor vaste activa. Door handmatige activiteiten te automatiseren om je data beter te kunnen volgen met boekhoudsoftware voor vaste activa, worden al je processen gemakkelijker. Je kunt ook wachtwoordbeveiliging instellen zodat alleen vereiste en getrainde medewerkers toegang krijgen.
Het is cruciaal dat je team over de juiste boekhoudsoftware voor vaste activa beschikt, voor de beste kans op transparantie tijdens levenscycli, om de benodigde belanghebbenden te informeren over potentiële onderhoudskwesties en om de status van activa op elk gewenst moment te kunnen controleren.
Boekhoudsoftware voor vaste activa aan je bedrijf toevoegen
Naarmate je bedrijf blijft groeien, is de inzet van intuïtieve software om het boekhoudproces transparanter te maken, een belangrijk onderdeel van je toekomstige strategieën. Een complete cloudoplossing voor ERP (Enterprise Resource Planning) is een kantelpunt voor het succes van je onderneming.
Dynamics 365 Business Central is een uitgebreide oplossing voor bedrijfsbeheer die je team helpt eenvoudig meerdere activiteiten en planningen te verwerken. Door al je financiële middelen, verkopen, services en activiteiten te bundelen tot een enkel gestroomlijnd bedrijfsproces, kan je team moeiteloos alle klantinteracties volgen en uiteindelijk betere zakelijke beslissingen nemen.