Neem de vijf stappen die je dichter bij een beter ERP-systeem brengen
Als je denkt dat de primaire financiële processen en bedrijfsvoering van je onderneming niet langer voldoen, kan het tijd zijn de overstap te maken naar een moderner systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP).
Met nieuwere ERP-functies en applicaties die ononderbroken worden ontwikkeld, is het belangrijk je opties na te gaan. En in dit concurrentielandschap kan jouw positie onder druk komen te staan doordat je branchegenoten misschien al bezig zijn hun ERP-systemen te actualiseren.
Wat is een ERP-systeem?
ERP is bedrijfsbeheersoftware waarmee een organisatie een systeem van geïntegreerde applicaties kan gebruiken om de financiën, toeleveringsketen, bedrijfsvoering, rapportage, productie en HR-activiteiten van een bedrijf te beheren en integreren.
Nu je weet wat een ERP-systeem is, is het tijd de vijf stappen te leren kennen waarmee je een betere oplossing voor je onderneming kunt implementeren.
Stap één: Identificeer de beperkingen van je huidige systeem
Hier zijn drie signalen waaruit kan blijken dat het tijd is je oude systeem te vervangen en nieuwe software te implementeren:
Beperking van de groei
Heeft je huidige systeem jou kunnen bijhouden tijdens de groei van je bedrijf, het toevoegen van nieuwe werknemers, klanten en bedrijfsprocessen en het betreden van nieuwe markten? Een ERP-oplossing moet je expansie in geen geval tegenwerken en moet de dagelijkse bedrijfsprocessen moeiteloos kunnen ondersteunen.
Gebrek aan inzicht
Hoewel ERP-software realtime inzicht biedt in het hele bedrijf en in de toestand van de branche, kiezen veel bedrijven nog steeds voor oudere software die onafhankelijk van andere systemen werkt. Dit kan ertoe leiden dat verschillende afdelingen van elkaar geïsoleerd raken. Software die alle verschillende systemen met elkaar verbindt en daarbij data-analytics en zakelijke inzichten biedt, is een win-win-situatie als het gaat om productiviteit, groei en concurrentievoordeel.
Kostbaar oud systeem
De meeste bedrijven hebben de kosten voor de abonnementen en het onderhoud van hun huidige ERP-implementatie goed onderzocht. Hoewel ze op de hoogte zijn van de vaste kosten, ontbreekt bij veel bedrijven de kennis over de voor- en nadelen van de verschillende implementatie-opties, zoals on-premises, in de cloud of een gehoste ERP-oplossing. Mogelijk is het tijd om alles nog beter onder de loep te nemen om te zien of je naar de cloud moet migreren, alles op locatie moet houden of moet investeren in een combinatie van deze twee.
TIP:
Veel bedrijven denken dat ze een complete ERP-hervorming moeten uitvoeren en hun huidige systeem moeten afdanken, maar dat is vaak niet nodig. Een ERP-systeem kan de som zijn van veel verschillende applicaties en invoegtoepassingen. Dus als je momenteel geen systeem hebt dat jou de mogelijkheid biedt goede processen te behouden en nieuwe processen toe te voegen, moet je op zoek gaan naar software die deze mogelijkheid wel biedt.
Stap twee: Bedenk wat een ERP-systeem moet bieden
We beginnen met de grondbeginselen van ERP. Hier zie je een aantal basisonderdelen waarover elk ouder ERP-systeem moet beschikken:
Financieel beheer
Niet alleen moet jouw systeem je helpen de regelgeving na te leven, het moet ook nauwkeurige data en analytics leveren zodat jij zicht houdt op je budget, inclusief het beheer van meerdere valuta’s, cashflowbeheer en banktransacties.
Productie
Deze functie moet fabrikanten de mogelijkheid bieden in realtime data te benaderen om de productieplanning, het projectbeheer en het kostenbeheer te optimaliseren. De ERP-productiefunctie moet bovendien het vermogen hebben resources te beheren en aan de behoeften van klanten te voldoen.
Toeleveringsketen
Nu handmatige invoer van gegevens en fysieke inventarisaties van goederen voorgoed tot het verleden gaan behoren, moet deze functie het warehouse- en voorraadbeheer verbeteren en bedrijven een beter inzicht bieden in hun producten en de geïntegreerde logistiek.
Stap drie: Ontdek wat een modern ERP-systeem kan bieden
Moderne ERP-systemen hebben ingebouwde intelligentie waarmee gebruikers naar optimale resultaten worden geleid. Ze kunnen ook meeschalen met je bedrijf naarmate je uitbreidt naar andere markten en helpen bij de beveiliging van klant- en bedrijfsdata. Bovendien kan een modern ERP-platform beter op jouw bedrijfsbehoeften inspelen door meer voordelige aanpassingsmogelijkheden te bieden. Dit betekent dat het met je oude systeem kan werken maar ook je dagelijkse processen kan uitbreiden terwijl je groeit. Sommige andere tools voor resourceplanning kunnen je helpen bij:
- Verhoging van de productiviteit.
- Controle over financieel beheer.
- Levering van betere klantenservice.
- HRM-assistentie.
- Stroomlijnen van behoeften op het gebied van projectbeheer.
- Verbeterd beheer van de toeleveringsketen en bedrijfsvoering.
- Betere beslissingen via BI en AI.
Wereldwijde ERP kent zijn eigen voordelen. Alle primaire financiële en operationele functies worden gestroomlijnd zodat jij standaard bedrijfsprocessen kunt onderhouden om naar nieuwe markten uit te breiden en wereldwijd actief te zijn. Op mondiale schaal biedt een ERP-systeem tools voor:
- Betere samenwerking binnen je virtuele organisatie.
- Ondersteuning voor nieuwe locaties zodat je gemakkelijk uitbreidt naar nieuwe markten.
- Standaardisering van een enkele ERP-oplossing en een vereenvoudigde IT-omgeving.
Stap vier: Stel een plan van aanpak op
De gedachte aan de implementatie van een nieuw systeem, het afstoten van delen of het toevoegen van nieuwe delen aan een bestaand systeem kan overweldigend zijn. Hoe beter je plan van aanpak is, hoe soepeler het verbeteren of vervangen van je oude systeem in zijn werk zal gaan. Begin met de volgende drie stappen:
-
Maak een verlanglijstje
Noteer de ERP-functies die je al gebruikt, zelfs als het alleen om basale financiële processen en een volgsysteem voor de voorraad gaat. Maak nu een lijst van de functies die je wilt of moet hebben. Nu je een aantal opties en ideeën hebt over wat er verkrijgbaar is, kun je eventueel op zoek gaan naar speciale functies zoals het toevoegen van kant-en-klare applicaties of het bouwen van maatwerkapplicaties.
-
Bepaal je budget
Nu je je verlanglijstje hebt opgesteld, is het tijd een budget te bepalen. Het is vergelijkbaar met het kopen van een auto: je moet weten of je met jouw budget een gebruikte of een nieuwe auto kunt betalen. Met deze kennis kun je je beter richten op de systemen en mogelijkheden waarnaar je op zoekt kunt gaan. Begin met de kosten van ondersteuning en onderhoud van een systeem en ga vervolgens op zoek naar eventuele verborgen kosten.
-
Wees niet bang voor vragen
Neem geen genoegen met een confectieoplossing. Zorg dat de oplossing die je zoekt op al jouw specifieke behoeften inspeelt. Als je van on-premises wilt migreren naar de cloud maar vragen hebt over beveiliging, zoek dan een technologiepartner die jou kan helpen die zorgen weg te nemen.
Stap vijf: Kies je technologiepartner
Het belangrijkste onderdeel van de implementatie van een nieuw systeem is de technologiepartner die je kiest. De juiste keuze kan een optimale ERP-overeenkomst opleveren, waarbij de partnerschap idealiter net zolang doorloopt als jij wilt. Hier zie je een aantal eigenschappen waarover je toekomstige implementatiepartner zou moeten beschikken:
- Hebben ze al eerder implementaties voor een bedrijf als het jouwe gedaan?
- Zijn ze beschikbaar vóór, tijdens en na de implementatie?
- Hebben ze de juiste combinatie van technische ervaring en productkennis om jou te helpen?
Ontdek wat een modern ERP-systeem kan doen
We hebben uitgelegd wat een ERP-systeem is, welke basisfuncties je nodig hebt en welke extra's je mogelijk wilt implementeren. Ontdek nu op welke manieren Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations je kan helpen de dagelijkse financiële en operationele bedrijfsvoering te stroomlijnen met behulp van moderne en intelligente bedrijfsoplossingen.