Veel bedrijven overschrijden hun budget voor projecten als gevolg van miscommunicatie tussen kernteams en de leiding, waardoor projecten vertraging oplopen of onvolledig blijven. Als je ervoor wilt zorgen dat je projecten tijdens de levenscyclus op schema en binnen het budget blijven, moet je bijhouden wat iedereen in de loop van het project heeft gekocht en betaald. Door projectboekhouding te promoten, zorgen je teamleden voor een nauwkeurige registratie van hun tijd, worden werkzaamheden voor projectbeheer tot in detail vastgelegd en zorg jij ervoor dat je al je zakelijke doelen op de korte en lange termijn behaalt.
Inzicht in projectboekhouding
Wat is projectboekhouding?
Projectboekhouding is een methode voor fiscaal beheer waarbij de resultaten en kosten van een project worden gevolgd. Met dit type boekhouding – ook wel bekend als projectkostenboekhouding – kunnen bedrijven toekomstige financiële gevolgen van een project beoordelen en nagaan hoe ze projecten moeten plannen om aan de parameters van je verplichting te voldoen.
Een nauwkeurige projectboekhouding is van doorslaggevend belang voor de winstgevendheid van een bedrijf. Naarmate je bedrijf groeit, kan projectboekhouding een waardevolle tool voor doeltreffend projectbeheer blijken doordat je een gedetailleerd beeld krijgt van de voortgang van je project.
De voordelen van projectkostenboekhouding
Hoe krap je budget misschien ook is, de toevoeging van projectboekhouding aan je proces heeft een enorme invloed op je interne en externe financiën. De implementatie van projectboekhouding in je werkstroom heeft positieve gevolgen voor je bedrijf en stroomlijnt je inspanningen op het vlak van projectbeheer.
Voordelen zijn onder meer:
-
Realtime updates van het proces en de winstgevendheid van je project
-
Verbeterd algeheel financieel beheer voor je bedrijf
-
Zichtbaarheid in het projectbudget
-
Verbeterd resourcebeheer
-
Waardevolle informatie voor toekomstige projecten
Met dit type boekhouding kunnen jij en je team het risicobeheer aanpakken en nagaan hoe je efficiënt resources toewijst voor een exact projectbeheer over de hele linie.
Het projectboekhoudproces
Wanneer je een project start, kun je het beste zo snel mogelijk boekhouding aan het proces toevoegen zodat je alle projectdoelen tijdig realiseert zonder dat je het budget overschrijdt. Projectboekhouding kan worden onderverdeeld in twee verschillende projecttypen: intern en extern. Interne projecten zijn gericht op uitgaven voor jou en je interne teams. Externe projecten bestaan uit de financiën rond omstandigheden zoals werkzaamheden of services die aan de klant worden geleverd.
Zodra je hebt bepaald hoe je je project classificeert, kunnen de accountants van je organisatie het proces ordenen en opsplitsen in zes gebieden:
-
Aanvang. Beslis wie voor elke taak verantwoordelijk is en wanneer en hoe de resources en financiën voor elk van die taken worden toegewezen.
-
Budget. Ga na of je budget is opgesplitst in categorieën of groepen. Hier kan een tool als software voor professionele serviceautomatisering (PSA) kansen bieden om lastige administratieve taken te automatiseren en kun je je eerste basisbudget opstellen.
-
Administratie. Verwerk en registreer transacties door financiële verplichtingen en facturering bij te houden en genereer rapporten over de winstgevendheid van projecten.
-
Uitvoering. In deze fase van het proces wijzen je projectmanagers kosten, mogelijke opbrengsten en metingen voor het financiële succes van je project toe. Je hebt deze KPI’s (Key Performance Indicators) nodig om te controleren of je voortgang hebt geboekt en eventueel aanpassingen moet doorvoeren.
-
Onderhoud. Evalueer en beheer de data die je gedurende het proces hebt verzameld om de vorderingen en uitkomsten in het project na te gaan terwijl je mogelijke financiële inconsistenties corrigeert.
-
Analytics. Beoordeel de boekhouddata die je geregeld ontvangt om nauwkeurige beslissingen voor je bedrijf te nemen, waarbij je zaken waar nodig een andere invulling kunt geven.
Tijdens de evaluatie van je proces kies je misschien voor een specifieke methodiek en kom je erachter dat die niet binnen het bestek van je project past. Mogelijk ontdek je tijdens de projectboekhouding of financiële boekhouding ook overlap in de manier waarop je je financiële methodieken structureert.
Projectboekhouding versus financiële boekhouding
Deze twee soorten boekhouding lijken misschien onderling uitwisselbaar, maar ze hebben in feite twee volledig verschillende einddoelstellingen. De verschillen tussen projectboekhouding en financiële boekhouding zijn:
-
Methodiek: De financiële boekhouding biedt twee algemene methodieken: kostprijsboekhouding en periodetoerekeningsboekhouding. Voor de projectboekhouding maakt het niet veel uit welke van die twee je kiest, aangezien de methodiek niet van invloed is op het proces.
-
Tijdsbestek: De financiële standaardboekhouding volgt maandelijkse transacties. De projectboekhouding daarentegen bekijkt elke transactie van het begin tot het eind van de levenscyclus van het project, ongeacht de duur daarvan.
-
Kosten: De financiële boekhouding splitst kosten op in grote overkoepelende categorieën zoals klanten. Binnen de projectboekhouding kun je de uitgaven indelen in specifieke onderdelen, waarbij je kosten kunt toewijzen aan bepaalde projecttaken.
-
Overwegingen: Alle zakelijke uitgaven worden vastgelegd in de algemene financiële boekhouding maar bij projectboekhouding spelen uitsluitend de kosten met betrekking tot de leveringen van je project een rol.
Projectboekhouding is meer gericht op de transacties met betrekking tot een bepaald project, terwijl de financiële boekhouding een breed perspectief van alle zakelijke financiën biedt. Nu je de verschillen kent, moet je weten wanneer je gebruik moet maken van projectboekhouding.
Wanneer heb je projectadministratie nodig?
Projectboekhouding kan om verschillende redenen worden gebruikt. Er zijn allerlei situaties denkbaar waarbij je het budget van je project onder de loep wilt nemen:
-
Introductie van nieuw product of nieuwe service
-
Terugkerende eenmalige projecten
-
Projecten buiten je bereik
-
Bepalen hoe geld wordt toegewezen en uitgegeven binnen verschillende projecten
-
Vergelijkende projectanalyses
Als je klaar bent om je boekhoudkundige ervaring te vereenvoudigen terwijl je de verantwoording voor alle projectuitgaven wilt waarborgen, ben je klaar om een nieuwe operationele tool aan je proces toe te voegen.
Uitgaven budgetteren en ordenen met Dynamics 365 Project Operations
Tijdens het opbouwen van je team en ordenen van huidige en toekomstige projecten, heb je software nodig die net zo flexibel en gefocust is als je team zelf. Door je leveringen en uitgaven per taak in het oog te houden, kun je snel en eenvoudig je opbrengst berekenen. Bovendien kun je garanderen dat elke cent voor je project wordt verantwoord en geanalyseerd.
Met Dynamics 365 Project Operations kan je team de projectkosten benutten en de activiteiten stroomlijnen. Met een geconsolideerde weergave van al je financiële en verkoopdata kun je snel inspelen op veranderingen op de markt en de doelen van de organisatie waar nodig bijstellen.