Inzicht in PSA-software
Terwijl jij en je team je bedrijf opbouwen, wil je een enkele overkoepelende oplossing waarmee je bepaalde programma’s en taken kunt automatiseren en de optie krijgt zakelijke en financiële doelen op de lange en korte termijn waar nodig anders in te vullen. Door verschillende systemen samen te voegen tot één platform, kan een softwaretool voor professionele serviceautomatisering (PSA) je helpen je team en onderneming te organiseren voor de toekomst.
Wat is software voor professionele serviceautomatisering?
PSA-software is een volledig oplossingenpakket dat is ontworpen om meerdere teams in je organisatie van dienst te zijn en dat fungeert als centrale hub voor je bedrijfsactiviteiten. Componenten van PSA-software waren van oudsher onderdeel van ERP-oplossingen voor grote ondernemingen, maar naarmate kleinere bedrijven verschillende soorten tools voor allerlei taken gingen toevoegen, werd PSA-software een logische keuze – door de schaalbaarheid, inkrimping van het aantal handmatig ingevulde spreadsheets en realtime rapportage en zichtbaarheid.
Aangezien je software voor professionele services moet kunnen inspelen op een volledig spectrum aan taken, moet een PSA-tool het volgende kunnen doen:
-
Zorgen dat wordt voldaan aan het aanbod van resources en toekomstige vraag.
-
Alle analyses voor opbrengst, uitgaven en de winstgevendheid volgen via je projectboekhouding.
-
Dagelijkse taken beheren, volgen en uitvoeren voor een geslaagde, tijdige projectlevering.
-
Weten waar en hoe je resources toewijst waarmee de juiste medewerker op het juiste moment voor de juiste taak wordt aangewezen.
-
De risico's en verwachte marges begrijpen door onderdelen van de verkoopcyclus te onderhouden.
-
Facturering registreren en automatiseren waarmee de daadwerkelijke inzet wordt gevolgd en de resterende inzet van resources wordt voorspeld.
Door deze software toe te voegen aan je huidige legacysysteem en -tools kunnen teams de communicatie met klanten gedurende de volledige projectlevenscyclus beheren. Van het vinden van teamleden voor specifieke taken tot het beheer van de financiën: PSA-software centraliseert de belangrijkste klantactiviteiten zodat je beter bent toegerust om waar nodig aanpassingen en bijstellingen door te voeren.
De voordelen van PSA-software
Naarmate je teams in omvang toenemen, is de inzet van PSA-software cruciaal. De implementatie van gebruiksvriendelijke software voor professionele services is de ideale oplossing voor alle servicegerichte firma’s: de belangrijkste focus ligt namelijk op een hoge benuttingsgraad, gecombineerd met minder niet-factureerbare uren – wat inhoudt dat je met minder uitgaven hoogwaardig werk kunt leveren.
Effectieve software voor professionele services kan je team helpen met het volgende:
-
Eenvoudig projecten beheren, wat leidt tot snellere personeelsinvulling en hogere slagingspercentages.
-
Realtime zichtbaarheid in teamprestaties en de winst leveren.
-
Resources optimaliseren om tijd, geld en inspanningen te beheren.
-
De projectmarges en bedrijfsresultaten op de korte en lange termijn verbeteren.
-
Kosten voor hardwareonderhoud verlagen.
Aangezien PSA-software een kosteneffectieve aanvulling op je organisatie is, bespaar je geld doordat je geen extra infrastructuur hoeft te implementeren of integreren. Deze kant-en-klare software is bovendien ontworpen met het oog op eenvoudige configuratie en snelle inpassing in legacysystemen.
Een haalbare oplossing kiezen
Om een goede keuze voor een nieuwe PSA-tool te kunnen maken, moet je eerst weten wat je wilt bereiken. Deze stappen helpen je bij het kiezen van de juiste tool voor jouw team.
-
Prioriteer je doelen. Stel een lijst met prioriteitsdoelen en een faseringsstrategie op zodat je niet ondergesneeuwd raakt door het aantal taken dat moet worden aangepakt.
-
Werk aan je besluitvormingsproces. Formuleer je besluit op basis van de manier waarop een nieuwe PSA je bedrijf kan helpen. Ontwikkel je een eigen PSA-oplossing of ga je voor je een commercieel product? Kies je een gehoste applicatie of een gelicentieerde on-premises implementatie? Gebruik je de meest geavanceerde producten of kies je een pakket of een platformoplossing?
-
Onderzoek de markt. Nadat je hebt besloten wat voor jou en je team het belangrijkste is, onderzoek je de markt om je zoektocht naar de beste oplossing te verfijnen.
-
Test, test, test. PSA-software is eenvoudig en met weinig of geen training te integreren, dus je kunt een paar tools uitproberen om te zien wat voor jouw team het beste werkt.
-
Kies de beste software voor succes. Tot slot wil je zeker weten of het systeem van jouw keuze de uiteindelijke prestaties verbetert, en met name of het je organisatie financieel helpt met weinig tot geen inspanning.
Vier sleutels voor een geslaagde PSA-implementatie
Aangezien je nieuwe PSA-software een verscheidenheid aan functies moet bevatten, moet de software werken als spil voor verschillende teams binnen de organisatie. Zorg dat je de teams volledige zichtbaarheid biedt in de taken en handelingen, zodat ze de schaal kunnen aanpassen en in elk stadium van de projectlevenscyclus de maximale uitvoer kunnen realiseren.
De vier sleutels voor een geslaagde uitvoering van een PSA-implementatie zijn:
-
Het profiel van je organisatie. PSA-software automatiseert handmatige processen die niet door de huidige programma’s verwerkt kunnen worden als gevolg van de complexiteit die komt kijken bij het beheer van mensen en tools over verschillende projecten – waarbij je de optie krijgt om te schalen wanneer dat nodig is. Zoek uit welke verticale activiteiten je bedrijf gebruikt en hoe die in je systemen geïntegreerd kunnen worden.
-
Implementatieproces. Wanneer je inzicht hebt in de behoeften van je organisatie, kun je de configuratie van de PSA-software definiëren die je nodig hebt. Gangbare implementatieperioden zijn circa zes tot tien weken.
-
Ingebruikname. De overstap naar een nieuwe manier van werken kan zowel eenvoudig als overweldigend uitpakken. In dit stadium is het cruciaal dat al je nieuwe gebruikers getraind worden en duidelijke verwachtingen hebben over wat professionele serviceautomatisering je team kan bieden – en wat niet.
-
Integratie. Bij het integratieproces voor PSA-software zijn verschillende andere organisatietools betrokken, zoals de projectboekhouding, klantrelatiebeheer en HR-systemen. Hier kun je informatie uit andere systemen overbrengen en die data samenvoegen in één enkele PSA-oplossing, zodat je extra maatwerk en kosten kunt bijhouden.
Dynamics 365 Project Operations implementeren als je PSA-oplossing
Het kan lastig zijn om te beslissen wanneer je PSA bij je bedrijf introduceert. Als je team zich voorbereidt op een snelle groei, zowel intern als extern, is dit een goed moment voor PSA-software. Met een vroegtijdige investering in infrastructuur met een oplossing die goed kan worden ingepast en eenvoudig op maat kan worden gesneden voor je huidige activiteiten, is je team in staat de exponentiële groei te ondersteunen die je zeker kunt verwachten.
Wanneer je team groeit of de vraag toeneemt, biedt Dynamics 365 Project Operations je de mogelijkheden om de ervaringen bij het beheer van deals te verbeteren, de winstgevendheid van resources te optimaliseren, de uitgaven te volgen en alle informatie samen te voegen in de tools die managers en besluitvormers nodig hebben voor een geslaagde uitkomst.