Verdergaan naar hoofdinhoud

Widget Contact opnemen met Verkoop van Dynamics 365

Iemand houdt een tablet vast en bekijkt de voorraad.

Je essentiële handleiding voor voorraadcontrole

Naarmate je kleine tot middelgrote bedrijf groeit, kom je er mogelijk achter dat je e-commerce, je logistiek en je voorraad steeds complexer worden. Als het momenteel lastiger lijkt je voorraad vast te leggen en aan te vullen dan een jaar geleden, is het tijd processen en systemen te implementeren om je nieuwe workload aan te pakken.

Hier komt voorraadcontrole om de hoek kijken. Met de juiste mogelijkheden voor intern en productiebeheer kun je er namelijk zeker van zijn dat je de operationele kosten onder controle houdt terwijl je aan de eisen van klanten voldoet.

Wat is voorraadcontrole?

Voorraadcontrole, ook wel bekend als inventariscontrole, is het proces waarbij je de voorraadniveaus van je bedrijf op een of meerdere locaties beheert. Het komt er primair op neer dat je artikelen volgt en ervoor zorgt dat je bedrijf het optimale aantal onderdelen of producten op voorraad heeft, of dat nu online is, op de plank of beide. Een voorraadbeheersysteem volgt ook het gebruik, de opslag en de verplaatsing van je producten, van de aankomst in de voorraadruimte tot de verzending naar de klant.

Terwijl je je richt op het afstoten van slechtverkopende producten en het vergroten van het aantal goedlopende items, maximaliseer je de winst en bespaar je tijd, middelen en geld met de kleinste hoeveelheid voorraad in je magazijn.

costs

Dynamics 365 helpt bij beheer van de voorraad en beheersing van de kosten

Pak meerdere bedrijfsactiviteiten aan en volg de verkoop en financiën met Dynamics 365 Business Central – een uitgebreide oplossing voor bedrijfsbeheer die je mogelijkheden en teams verbindt voor betere besluitvorming op de lange termijn.

De voordelen van voorraadcontrole

Een goede controle van de voorraad vormt de basis van je bedrijf, maar toch beschikt bijna de helft van de kleine bedrijven niet over een controlesysteem voor de voorraad. Hoewel het nog steeds mogelijk is een hoog verkoopvolume te behalen, wordt de winstgevendheid zonder een dergelijk systeem doorgaans direct getroffen. Klanten wachten meestal niet op nabestellingen of producten met lange levertijden: ze stappen simpelweg naar de concurrentie om hun bestellingen te plaatsen.

Het biedt:

  • Kwaliteitscontrole. Volg en beheer alles aspecten van je voorraad, waaronder de kwaliteit, om ervoor te zorgen dat artikelen in je magazijn roteren.

  • Organisatiecontrole. Zorg dat je genoeg producten hebt om elke order af te handelen en over een veiligheidsvoorraad beschikt: een buffer om te voorkomen dat producten uitverkocht raken.

  • Nauwkeurige boekhouding. Het nauwgezet bijhouden van je voorraad is cruciaal voor het beheer van je middelen, met name bij audits. Als je je productaantallen kent, kunt je weten hoeveel van je product verloren is gegaan, is vernietigd of is bedorven en begrijp je de waarde van je onderneming.

Een nauwkeurige tracering van de voorraad betekent dat orders snel en nauwkeurig worden afgehandeld, met een hogere efficiëntie en productiviteit, terwijl bedrijfseigenaren meer tijd, geld en terugkerende klanten krijgen – waarbij de producten allemaal afkomstig zijn uit een georganiseerde opslag- of voorraadruimte.

Maar om je voorraad bij te houden, moet je de grondbeginselen van controle en beheer begrijpen.

Voorraadcontrole versus voorraadbeheer versus vaste activa versus magazijnbeheer

Al deze begrippen klinken vergelijkbaar maar elk ervan kan je bedrijf op verschillende manieren helpen. Terwijl voorraadcontrole werkt met de voorraad in het magazijn van je leverancier, omvat voorraadbeheer de processen van aanvulling en prognose. Hiermee zorg je ervoor dat je altijd over de juiste voorraad beschikt, op het juiste moment en in de juiste aantallen.

Je moet ook vaste activa zoals machines en apparatuur beheren, plus mogelijke huuroppervlakken die nodig zijn voor de productie van je artikelen. Het bijhouden van een grootboek oftewel beheer van de vaste activa die nodig zijn om je product te maken – die in feite geen onderdeel vormen van je inkomstenstroom – helpt je inzicht te krijgen in alle verborgen kosten in het productieproces.

Magazijnbeheer zorgt ervoor dat je voorraad goed is ingedeeld op alle opslaglocaties. Wanneer voorraad eenvoudig te vinden en opgeslagen is in een geoptimaliseerde ruimte, kunnen je mensen klantorders sneller picken en verzenden.

Dit zijn allemaal integrale onderdelen van je bedrijf: voorraadcontrole is gericht op het nu, terwijl beheer van vaste activa en voorraadbeheer de toekomst in beeld brengen. Met een combinatie van deze twee kun je je voorraadcontrole verbeteren en een beter voorraadbeheer voeren.

Hoe je van start gaat met een voorraadcontrolesysteem

Om het juiste systeem te vinden, moet je de wensen en behoeften van je bedrijf kennen. Begin met het stellen van drie vragen:

  1. Welke soorten producten en aantallen moet ik bijhouden?
  2. Je prioriteiten zullen afhankelijk zijn van je behoeften. Als dat bijvoorbeeld betekent dat je je richt op vervaldatums voor bederfelijke waren, beperkte leveringen of seizoensproducten, moet je dienovereenkomstig handelen op basis van de wisselende omstandigheden terwijl je je ketenbeheer in het oog houdt.

  3. Welke functies heb ik nodig om mijn voorraad te beheren?
  4. Heb je voorraden in meerdere magazijnen of in één voorraadruimte? Moet je aanvullende digitale zakelijke oplossingen integreren en, zo ja, hoe is dat van invloed op je bedrijf? Als je huidige en toekomstige mogelijkheden overweegt, ben je klaar voor een voorraadcontrolesysteem dat een stuk langer meegaat dan een jaar of twee.

  5. Wat is mijn budget voor voorraadcontrolesoftware?
  6. Noteer alles wat je nu en in de toekomst nodig hebt, inclusief trainingen en softwarekosten. Vergelijk deze kosten met de hoeveelheid tijd en moeite die het vraagt om projecten af te ronden en je geschatte investeringsrendement (ROI) uit verlaagde personeelsuren, opslagkosten en een geraamde toename in klandizie.

Na het beantwoorden van deze vragen moet je natuurlijk nagaan wat voor jou belangrijk is bij het vinden van een voorraadcontrolesysteem. Je wilt er in elk geval zeker van zijn dat je bedrijf een systeem van topkwaliteit gebruikt.

ERP als totaaloplossing

In je zoektocht naar het behoud van je concurrentiepositie is ERP (Enterprise Resource Planning) mogelijk een gelijksoortige mogelijkheid die je tegenkomt tijdens het onderzoeken van oplossingen voor voorraadcontrole. Met ERP kunnen toonaangevende bedrijven alle aspecten van hun bedrijf beheren – niet alleen de voorraad maar ook andere onderdelen zoals financiën, planning, logistiek en operationele activiteiten.

Deze totaaloplossing lijkt misschien aanlokkelijk, aangezien je de mogelijkheid krijgt meerdere systemen te beheren – maar je moet er zeker van zijn dat het werkt voor jouw team. Het kan ook kostbaar lijken: er is sprake van extra trainingsuren en personeelsuren voor je team. Voorraadsoftware kan flexibel zijn en met verschillende systemen geïntegreerd worden, zodat je de flexibiliteit krijgt die nodig is om de processen voor je organisatie te ontwikkelen zoals jij dat wilt. Dynamics 365 Business Central fungeert als een essentiële zakelijke oplossing die je helpt je activiteiten te optimaliseren.

Je groei in gang zetten met de juiste software voor voorraadcontrole

Als je weet wat je nodig hebt om je bedrijf te laten slagen, vormen voorraadcontrole en -beheer de hoogste prioriteiten. De implementatie van een ERP-oplossing zoals Dynamics 365 Business Central is een cruciale stap. Je hebt een oplossing nodig die je helpt de valkuilen te omzeilen die een overgang naar een complete oplossing voor bedrijfsbeheer met zich mee kan brengen, terwijl je daarbij in staat blijft meerdere activiteiten en planningen aan te pakken.