Een handleiding met vijf stappen voor ERP-implementatie
De implementatie van ERP (Enterprise Resource Planning) (ERP) is een complex proces dat om aandachtige planning en strategie vraagt.
De integratie van front- en backendsystemen en -processen in een gedeeld platform kan zes maanden tot twee jaar duren. Meerdere factoren, zoals de grootte van je organisatie, de complexiteit van je huidige configuratie, het aantal gebruikers en de overdracht van data van oudere systemen, bepalen de duur en onkosten van het proces.
Hoewel er tussentijds ongetwijfeld wijzigingen en aanpassingen nodig zijn, is het opstellen van een ERP-projectplan voordat je begint met de implementatie een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen voor een succesvolle implementatie. In deze handleiding met vijf stappen krijg je gaandeweg meer begrip van dit proces en krijg je tips aangereikt om het proces soepel en succesvol te laten verlopen.
Stap één: voorbereiding en planning
Stel een team samen dat bestaat uit eerstelijnsmedewerkers en managers van elke afdeling om je ERP-projectplan te ontwikkelen en uit te voeren. Met een breed scala aan expertise in dit team krijg je een zo volledig mogelijk beeld van de invloed die de systeem- en proceswijzigingen hebben op de dagelijkse werkzaamheden.
Dit nieuwe projectteam begint met een evaluatie van de huidige bedrijfspraktijken om te bepalen welke processen door het nieuwe ERP-systeem kunnen worden verbeterd of geautomatiseerd. Sorteer deze processen op volgorde van prioriteit en gebruik deze evaluatie om de beste strategie te ontwikkelen en de doelen en het bereik van de implementatie te bepalen.
Tip: Bestudeer voorbeelden van ERP-systemen bij vergelijkbare organisaties om een idee te krijgen van wat het beste werkt in jouw bedrijfstak.
Stap twee: procedurebeoordeling
Laat het projectteam de functies en mogelijkheden van je nieuwe ERP-software uitgebreid beoordelen. Deze beoordeling heeft een tweeledig doel:
- Het projectteam laten kennismaken met elk aspect van de nieuwe ERP-oplossing en deskundigheden en vaardigheidshiaten vaststellen voordat de oplossing bedrijfsbreed wordt geïmplementeerd. Deze ervaring wordt de basis van de training.
- Verifiëren welke handmatige processen worden geautomatiseerd door het nieuwe systeem en ervoor zorgen dat de nodige wijzigingen worden aangebracht voorafgaand aan de implementatie, zodat de automatisering soepel verloopt.
Tip: Voer gesprekken met belangrijke medewerkers van elke afdeling om uit eerste hand inzicht te krijgen in hoe de huidige processen samenwerken en hoe je deze processen het beste kunt automatiseren.
Stap 3: datavoorbereiding
Definieer welke bestaande data je moet converteren naar het nieuwe systeem en analyseer de data vervolgens om overbodige of verouderde informatie te verwijderen. Zoek zo mogelijk brondocumenten om de nauwkeurigheid en volledigheid van de data te controleren. Een beetje opruimen in dit stadium kan veel uitmaken, omdat een ERP-systeem alleen nuttig is als de data dat ook is. Als je data is doorspekt met onjuiste informatie, heb je minder profijt van je nieuwe ERP-systeem.
Zodra de data is gecontroleerd en opgeschoond, maak je spreadsheets om nuttige data te verzamelen en in te delen in logische tabellen en de conversie naar het nieuwe systeem te stroomlijnen.
Tip: Stel realistische verwachtingen voor het proces bij iedereen – van leidinggevenden tot eerstelijnsmedewerkers – en houd iedereen op de hoogte van hoe het gaat. Zo neem je de zorgen over de nieuwe tools en processen weg en bevorder je acceptatie van de nieuwe software na de invoering.
Stap vier: tests en training
Laat het projectteam oefenen met een testdatabase die is gevuld met een hele week aan echte transactiedata om de systeemuitvoer te valideren, de nauwkeurigheid te testen en te controleren of integraties en interfaces goed werken. Deze praktijkervaring met de nieuwe software is niet alleen bedoeld om het nieuwe systeem te testen, maar ook om je projectteam te helpen cheatsheets en procesdocumentatie samen te stellen voor bedrijfsbrede training.
De ideale trainingsmethodologie is afhankelijk van je personeel. Factoren zoals hoeveel tijd je medewerkers aan training kunnen besteden en waar ze zich bevinden, bepalen of persoonlijke training, e-learning of een combinatie van beide het beste werkt.
Welke trainingsmethode je ook kiest, met deze suggesties maak je het proces effectiever voor alle betrokkenen:
- Leid technisch onderlegde medewerkers op als supergebruiker van de ERP-software, zodat ze kunnen bijspringen bij gebruikersproblemen op laag niveau en de IT-afdeling zich kan bezighouden met grotere problemen.
- Gamificeer delen van het trainingsproces om de betrokkenheid te stimuleren en vriendschappelijke rivaliteit tussen collega’s aan te moedigen.
- Bied aanmoedigingen om trainingen op tijd te voltooien. Een combinatie van kleine extra’s zoals gratis eten of een uur langer lunchpauze en grote extra’s zoals geldbonussen of meer vrije dagen kan je medewerkers motiveren en het proces leuk maken.
Tip: Gebruik cheatsheets en procesdocumentatie als basis voor standaardwerkprocedures die de hele organisatie kan bekijken en die regelmatig worden bijgewerkt.
Stap 5: implementatie en evaluatie
Maak een go-live checklist voor de dagen en weken na de implementatie om te controleren of de volgende voorzieningen gebruiksklaar zijn:
- Systeemtests na go-live
- Planning en budget voor overuren of tijdelijk personeel
- Communicatieprotocollen voor uitvaltijd van het systeem
- Controles van netwerksnelheid en -betrouwbaarheid
- Processen voor back-ups van data
Houd op de dag van de implementatie rekening met een heleboel vragen en bereid je voor op een aantal haperingen. Zorg dat je projectteam is voorbereid om hun afdelingen door het proces te leiden en dat je IT-team klaarstaat om waar nodig wijzigingen en aanpassingen aan te brengen. ERP-implementatie is veel werk, maar de voordelen voor productiviteit en winstgevendheid wegen hier ruimschoots tegenop.
Evalueer na de implementatie de uitvoer van je ERP-oplossing ten opzichte van de doelen die je projectteam tijdens de planningsfase heeft gesteld. Bereikt je systeem deze doelen? Worden handmatige processen op de juiste manier geautomatiseerd? Zo niet, dan zijn er aanvullende wijzigingen en verfijningen nodig.
Tip: Voer periodieke controles uit om de uitvoer van de ERP-oplossing te vergelijken met benchmarks en te bepalen of de oplossing waarde toevoegt.
Bespaar tijd, geld en frustraties door een oplossingsprovider in te huren
Neem aan het begin van je ERP-implementatie een oplossingsprovider in de arm om je kans op succes te vergroten en veelvoorkomende valkuilen en fouten te vermijden. Oplossingsproviders beheren de aankoop, implementatie en eerste configuratie van ERP-oplossingen. Het is goed om te weten dat veel providers zijn gespecialiseerd in specifieke producten. Gecertificeerde Microsoft-partners zijn bijvoorbeeld gespecialiseerd in Microsoft-producten en beschikken over gecertificeerde vaardigheden voor de implementatie van Microsoft-oplossingen. Dit betekent dat implementaties profiteren van hun bewezen competentie en ervaring.
Als je budget het toelaat, is het vaak de moeite waard om een expert in te huren die het proces begeleidt en de implementatie vereenvoudigt.
Maak ERP-implementatie eenvoudiger met Microsoft Dynamics 365 Finance en Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Dankzij een gratis FastTrack-abonnement en nauwe integratie met de Office 365-producten die je al gebruikt, kun je de trainingskosten verlagen en de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance en Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management vereenvoudigen. Lees meer over wat je kunt doen met een veilig en aanpasbaar cloudplatform.