Verdergaan naar hoofdinhoud

Widget Contact opnemen met Verkoop van Dynamics 365

Iemand werkt aan een computerscherm en is bezig met het toewijzen van resources

Resources toewijzen

Als je bedrijf groeit, ga je op zoek naar een manier om projecten op een effectieve en kostenefficiënte manier tijdig en binnen het budget – of als je geluk hebt zelfs onder het budget – te leveren. Of het nu gaat om projecten of de dagelijkse activiteiten, het toewijzen van de juiste resources is cruciaal voor het succes op de lange termijn van zowel je organisatie als je team.

Inzicht in resourcetoewijzing

Het definiëren van de resourcetoewijzing is het proces waarbij je assets aanwijst en inplant die een effectieve ondersteuning bieden voor de doelstellingen van je team. Oftewel: je kiest de beste beschikbare resources voor je projecten. Hierbij kun je resources voor de duur van het werk beheren en maximaliseren zodat je je werknemers niet overbelast of juist te weinig inzet.

Resources vormen een belangrijke investering en resourcebeheer moet dan ook op de juiste manier worden benut voor een goede winstgevendheid en duurzaamheid. Met resourcetoewijzing zorg je ervoor dat jij en je teams over alles beschikken wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben.

Zes stappen voor resourcetoewijzing

Er zijn zes stappen die je moet nemen om tot een geslaagde resourcetoewijzing te komen.

1. Een projecttijdlijn maken

Met behulp van vaardigheden op het gebied van projectbeheer verdeel je je project onder in fasen en zet je binnen die fasen individuele taken op. Vervolgens beheer je die fasen, in plaats van het project als geheel. Je schat ook de duur van elke fase in door de belangrijkste taken binnen elke fase te bepalen aan de hand van mijlpalen. Zodra je deze informatie hebt samengevoegd, wijs je de taken, fasen en mijlpalen toe om een projecttijdlijn op te stellen.

2. Belangrijke resources en budget bepalen

Resourcetoewijzing is een integraal onderdeel van dit proces: elke taak wordt toegewezen aan de benodigde resources en die resources worden binnen de taak beheerd. Zodra je de tijdlijn hebt gemaakt, moet je bepalen welke resources nodig zijn om elke taak te voltooien.

Elk project krijgt een eigen set benodigde resources en varieert per project. De typen resources zijn:

  • Mensen: Alle teamleden die een actieve bijdrage aan het project leveren.

  • Apparatuur: Alle soorten tools of software die je nodig hebt om resources te produceren, van basisontwerp tot projectlevering. Houd er rekening mee dat gespecialiseerde apparatuur om een aanzienlijke investering van tijd en geld kan vragen.

  • Materialen: Verbruiksartikelen die je nodig hebt – alles van kantoorbenodigdheden tot benzine voor de auto’s.

  • Faciliteiten: Gebouwen en werkruimten waar je team gaat werken.

  • Budget: Het geld dat nodig is om elk van de hierboven genoemde resources aan te schaffen.

Terwijl je het project en het bijbehorende budget beheert, volg je de uitgaven binnen je projectboekhouding om op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat je niet meer geld uitgeeft dan aan elke taak is toegewezen.

3. Beschikbare resources aanwijzen

Nu moet je de resources vinden en aanvragen die aan je deadlines voldoen. Dit omvat alles van het verzamelen van apparatuur en voorraden maar ook het vinden van teamleden die beschikbaar zijn voor werk. Hoewel deze resources aan meerdere projecten tegelijk kunnen werken, moet je goed geïnformeerd zijn over hun capaciteit.

4. Resources aanstellen en toewijzen

Na het vinden van de resources, moet je ze aan het project toevoegen. Anticipeer op eventuele problemen die de afronding van het project kunnen vertragen – die kunnen variëren van softwareproblemen tot verandering van stakeholders of verschuivingen in de prioriteiten van de organisatie. Hier zijn een aantal gangbare problemen die je team kan tegenkomen terwijl het probeert een project op tijd op te leveren:

  • Resourcebeschikbaarheid

  • Wijzigingen in projectbereik

  • Verschillen in locatie en tijdzones

  • Vertragingen in proces en taken

Sommige problemen hebben meer gevolgen dan andere, maar ze kunnen allemaal de levering van een project vertragen. Gelukkig kun je veel problemen herkennen en vooraf noodplannen en bijbehorende technieken inplannen die tijdig kunnen worden ingezet als dat nodig is tijdens je project.

5. Projectplanning volgen

Het lijkt simpel maar elke verandering kan doorwerken in de volledige projecttijdlijn. Zorg dus dat je voldoende tijd incalculeert. Let op:

  • Overwerkte en overbelaste teamleden.

  • Ongepland verlof of ziekteverzuim.

  • Vertraagde taken die ernstige vertragingen in onderliggende taken veroorzaken.

  • Wijzigingen in bedrijfsdoelstellingen.

Sommige tools zoals software voor professionele serviceautomatisering (PSA) bieden mogelijkheden om tijdrovende administratieve taken te automatiseren – denk aan tijdregistratie, projectbeheer, facturering, enzovoort.

6. Een techniek kiezen voor het omgaan met obstakels

Je zult zelden elke taak precies volgens planning afronden en projecten op de exacte datums opleveren. Afhankelijk van de leveringsdatum van je project, heb je een bepaalde mate van flexibiliteit voor de afronding van bepaalde taken. Er zijn twee methoden die je kunt gebruiken als je achter bent op schema: resource smoothing en resource leveling.

Resource leveling werkt goed als je beperkte of gedeelde resources hebt maar ook de optie hebt om je tijdlijn te verlengen. Resource smoothing is het beste voor optimalisatie van de resources die je tot je beschikking hebt wanneer de einddatum niet kan worden opgeschoven.

De keuze voor de techniek die het beste werkt, is afhankelijk van de plooibaarheid van je tijdlijn – maar welke techniek je ook kiest, je moet er zeker van zijn dat je beheertool even flexibel is als jij.

Resources optimaliseren met Dynamics 365 Project Operations

Bij het opstellen van je tijdlijn en het toewijzen van leden aan specifieke taken, moet je er zeker van kunnen zijn dat je team projectgericht is, de deadline in acht neemt en succes wil boeken – zonder het idee te hebben dat ze het budget misschien overschrijden.

Dynamics 365 Project Operations biedt de tools om projecten te stroomlijnen, taken doeltreffend te benutten en een winstgevende samenwerking te leiden met één enkele oplossing. Beheer de tijdrovende administratieve werkzaamheden van je teamleden zodat zij zich kunnen richten op het echte werk.