Przejdź do głównej zawartości

Widżet Kontakt z działem sprzedaży w rozwiązaniu Dynamics 365

Osoba trzymająca tablet i sprawdzająca zapasy.

Podstawowy przewodnik po kontroli zapasów

W miarę rozwoju małych i średnich firm może się okazać, że obsługa e-commerce, logistyki i zapasów staje się bardziej skomplikowana. Rejestrowanie i uzupełnianie zapasów może być trudniejsze niż rok temu, dlatego trzeba zaimplementować procesy i platformy przygotowane do obsługi nowego obciążenia.

W tym miejscu pojawia się kontrola zapasów. Dzięki właściwie dobranym kontrolom wewnętrznym i dotyczącym produkcji zyskasz pewność, że kontrolujesz koszty operacyjne, jednocześnie spełniając wymagania klientów.

Co to jest kontrola zapasów?

Kontrola zapasów, znana również jako kontrola magazynu, to proces zarządzania poziomami zapasów firmy w jednej lub wielu lokalizacjach. Polega ona zasadniczo na kontrolowaniu produktów i zapewnianiu, że firma ma w magazynie optymalną liczbę części lub produktów niezależnie od tego, czy jest to magazyn online, fizyczny, czy też obydwa typy magazynu. Platforma kontroli zapasów obserwuje również użycie, przechowywanie i ruch produktów — od przybycia do miejsca magazynowania do przybycia wysyłki klienta.

Koncentrując się na eliminowaniu wolno sprzedających się produktów i zwiększaniu liczby produktów o wysokiej sprzedaży, można maksymalizować zyski, jednocześnie oszczędzając czas, zasoby i pieniądze oraz przechowując w magazynie jak najmniejszą ilość zapasów.

costs

Rozwiązanie Dynamics 365 ułatwia zarządzanie zapasami i kontrolowanie kosztów

Wykonuj wiele operacji biznesowych oraz kontroluj sprzedaż i finanse za pomocą aplikacji Dynamics 365 Business Central — kompleksowego rozwiązania do zarządzania firmą, które łączy możliwości i zespoły, ułatwiając Ci podejmowanie długoterminowych decyzji.

Korzyści płynące z kontroli zapasów

Kontrolowanie zapasów to idealny model dla każdej firmy, ale prawie połowa małych firm nie stosuje kontroli zapasów. Mimo jej braku można utrzymać wysoki poziom sprzedaży, ale w takiej sytuacji rentowność prawie od razu spadnie. Klienci zwykle nie będą czekać na zamówienia zaległe lub produkty z dłuższym czasem wysyłki — będą po prostu szukać konkurencyjnych firm, u których będą mogli złożyć zamówienia.

Funkcja ta oferuje następujące możliwości:

  • Kontrola jakości. Kontroluj wszystkie aspekty zapasów, w tym jakość, i zarządzaj nimi, aby zapewnić właściwą rotację produktów w magazynie.

  • Kontrola organizacyjna. Upewnij się, że masz wystarczające ilości produktów, aby zrealizować wszystkie złożone zamówienia, a także zapasy bezpieczeństwa — zapasy pełniące rolę bufora w celu zmniejszenia ilości towarów oznaczonych jako „niedostępne w magazynie”.

  • Dokładność księgowania. Przechowywanie dokładnych rekordów zapasów jest niezbędne do zarządzania aktywami, w szczególności w przypadku inspekcji. Jeśli znasz ilości produktów, wiesz, jaka część produktów została zgubiona, zniszczona lub popsuta, i właściwie interpretujesz wartość swojej firmy.

Dokładne kontrolowanie zapasów umożliwia szybkie składanie dokładnych zamówień z większą wydajnością i produktywnością, a co za tym idzie oferowanie właścicielom większej ilości czasu i pieniędzy oraz większej liczby powracających klientów — dzięki temu, że produkty pochodzą ze zorganizowanego magazynu lub składu.

Aby jednak kontrolować zapasy, trzeba zrozumieć podstawowe zasady kontroli i zarządzania.

Porównanie kontroli zapasów, zarządzania zapasami, środków trwałych i zarządzania magazynem

Te pojęcia mogą wydawać się podobne, ale każda z tych funkcji pomaga firmie w inny sposób. Kontrola zapasów dotyczy zapasów w magazynie dostawcy, a zarządzanie zapasami obejmuje procesy uzupełniania i prognozowania. Dzięki temu masz zawsze dostępne odpowiednie zapasy, w odpowiednim czasie i z właściwą liczbą produktów.

Trzeba również zarządzać środkami trwałymi, takimi jak maszyny i sprzęt, a także możliwe miejsca do wynajmu, które pomagają w wytwarzaniu produktów. Prowadzenie księgi wszystkich środków trwałych użytych do wytworzenia produktu — ale niestanowiących w rzeczywistości części strumienia przychodu — zwane również księgowaniem środków trwałych, pomaga wykrywać wszystkie ukryte koszty w procesie produkcji.

Zarządzanie magazynem zapewnia, że zapasy są dobrze zorganizowane we wszystkich lokalizacjach przechowywania. Jeśli zapasy można łatwo znaleźć i przechowywać w celu zoptymalizowania miejsca, pracownicy mogą szybciej pobierać i wysyłać zamówienia klientów.

Wszystkie te funkcje są nieodłącznymi częściami Twojej działalności: kontrola zapasów skupia się na teraźniejszości, a środki trwałe i zarządzanie zapasami malują obraz przyszłości. Stosując obydwie te funkcje, usprawnisz kontrolę zapasów, jeśli zwiększysz skuteczność zarządzania zapasami.

Jak rozpocząć pracę z platformą kontroli zapasów

Aby znaleźć odpowiednią platformę, musisz zrozumieć, czego potrzebuje Twoja firma. Rozpocznij od zadania trzech pytań:

  1. Jakie typy produktów i ilości muszę kontrolować?
  2. Priorytety będą zależeć od Twoich potrzeb — może być to skoncentrowanie się na datach ważności łatwo psujących się produktów, częściach z ograniczoną dostępnością lub towarach sezonowych. W takiej sytuacji planowanie musi brać pod uwagę odpowiednie przypływy i odpływy, kontrolując równocześnie zarządzanie łańcuchem zaopatrzenia.

  3. Jakich funkcji potrzebuję do zarządzania zapasami?
  4. Czy zapasy są dostępne w wielu magazynach, czy tylko w jednym składzie? Czy konieczne będzie zintegrowanie dodatkowych cyfrowych rozwiązań biznesowych i jak wpłynie to na firmę? Biorąc pod uwagę przyszłe i bieżące możliwości, tworzysz platformę kontroli zapasów, która będzie działać dłużej niż rok lub dwa.

  5. Jaki jest mój budżet związany z oprogramowaniem do kontroli zapasów?
  6. Zapisz wszystko, czego będziesz potrzebować teraz i w przyszłości, w tym wydatki na szkolenia i oprogramowanie. Porównaj te koszty z czasem i nakładem pracy wymaganym do ukończenia projektów, a także z szacowanym zwrotem z inwestycji (ROI) w związku ze zmniejszoną liczbą godzin, kosztami eksploatacji i szacowanym wzrostem liczby klientów.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania powinno stać się dla Ciebie oczywiste, co będzie ważne podczas identyfikowania właściwej platformy kontroli zapasów, ponieważ chcesz, aby Twoja firma nigdy nie miała sobie równych.

ERP jako rozwiązanie typu „wszystko w jednym”

Szukając rozwiązań do kontroli zapasów, które umożliwią Ci zachowanie przewagi konkurencyjnej, możesz napotkać podobny zasób: planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP). ERP umożliwia liderom zarządzanie wszystkimi aspektami działalności na jednej platformie, w tym nie tylko zapasami, ale także innymi elementami, takimi jak finanse, planowanie, logistyka i operacje.

To rozwiązanie typu „wszystko w jednym” może wydawać się atrakcyjne, ponieważ będziesz mieć możliwość zarządzania wieloma platformami, ale musisz upewnić się, że przyniesie ono korzyści Twojemu zespołowi. To rozwiązanie może również wydawać się kosztowne, ponieważ wymaga dodania czasu przeznaczonego na szkolenia oraz kolejnych pracowników do zespołu. Oprogramowanie do zarządzania zapasami może być elastyczne i zintegrowane z wieloma różnymi platformami, co zapewnia elastyczność budowania procesów w organizacji zgodnie z Twoimi potrzebami. Aplikacji Dynamics 365 Business Central pełni rolę niezbędnego rozwiązania biznesowego, które pomaga optymalizować operacje.

Inicjowanie rozwoju firmy dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do kontroli zapasów

Jeśli wiesz, czego potrzebujesz, aby firma osiągnęła sukces, kontrola zapasów i zarządzanie zapasami będą mieć najwyższy priorytet. Zaimplementowanie rozwiązania ERP, takiego jak aplikacja Dynamics 365 Business Central, to krok o krytycznym znaczeniu. Będziesz potrzebować rozwiązania skoncentrowanego na unikaniu pułapek powiązanych z przejściem do kompleksowego rozwiązania do zarządzania firmą, które równocześnie może obsługiwać wiele operacji i planowanie.