Czym jest księgowanie środków trwałych?
W miarę rozwoju firmy musisz kontrolować wzrost wartości zapasów, sprzedaży i usługi oraz proces produkcji. Nie wystarczy po prostu używać ręcznie obsługiwanych arkuszy kalkulacyjnych, aby zaspokajać potrzeby swojego zespołu i związane z księgowaniem. Być może trzeba będzie zaktualizować metodę kontroli zapasów, w tym zakupić nowe oprogramowanie, którego Twój zespół może się uczyć i do którego może się dostosowywać — w tym miejscu na scenę wkracza księgowanie środków trwałych.
Czym jest środek trwały?
Aby właściwie interpretować proces księgowania, musisz najpierw zrozumieć, co to jest środek trwały i czym różni się od innych pozycji w magazynie. Środek trwały (znany również jako środek kapitałowy), to materialny składnik nieruchomości, fabryki lub wyposażenia (PP&E, property, plant and equipment), którego jesteś właścicielem lub którym zarządzasz, oraz od którego oczekuje się stałego udziału w generowaniu dochodu. Składnik majątku jest środkiem trwałym, jeśli jest to pozycja, której firma nie zużyje, nie sprzeda ani nie przekształci w gotówkę w następnym roku kalendarzowym. Środki trwałe to kategoria inna niż bieżące składniki majątku w postaci gotówki lub które w ciągu następnych 12 miesięcy zostaną przekształcone w gotówkę.
Środki trwałe różnią się również od zapasów, ponieważ zapasy będą zużywane w krótkim czasie. Zapasy można podzielić na następujące kategorie:
-
Surowce
-
Wyroby gotowe do sprzedaży
-
Towary i usługi w toku
-
Artykuły związane z operacjami, naprawami i konserwacją
Zapasy obejmują wszystkie towary gotowe oraz materiały potrzebne do ich wytworzenia, a środki trwałe to pozycje, których będziesz używać do tworzenia, przechowywania i wysyłania tych towarów gotowych.
Planuj, wybieraj zasoby i kontroluj wszystkie wydatki dotyczące projektów za pomocą aplikacji Dynamics 365 Business Central — kompleksowego narzędzia do zarządzania firmą, które przechwytuje wszystkie dane dotyczące finansów, sprzedaży i operacji w ramach pojedynczego rozwiązania.
Typy środków trwałych
Firmy inwestują w kilka typów środków trwałych. Oto kilka przykładów:
-
Budynki i obiekty
-
Sprzęt i oprogramowanie komputerowe
-
Meble i wyposażenie
-
Maszyny
-
Pojazdy
W przypadku zakupu środków trwałych zwykle ponosi się koszty dodatkowe. Przedstawicielstwa lub firmy zewnętrzne oznaczają znaczne wzrosty wartości środków trwałych. Na przykład kapitalizowane koszty zakupu lub opracowywania oprogramowania, a także konwersja starszych danych, szkoleń i konserwacji muszą być uwzględniane w kosztach ogólnych.
Informacje o księgowaniu środków trwałych
Księgowanie środków trwałych to przechowywanie dokładnych zapisów rekordów finansowych firmy dotyczących środków kapitałowych. Zapisy te przedstawiają szczegółowe informacje o cyklu życia składnika aktywów na pięciu różnych etapach. Po początkowym zakupie cykl życia każdego środka trwałego składa się z co najmniej trzech spośród poniższych etapów:
-
Nabycie: w księgach jest wprowadzany nowy środek trwały.
-
Amortyzacja: wartość składnika aktywów okresowo spada o kwotę obliczoną w ramach określonej metody.
-
Ponowna wycena: ocena mająca na celu rejestrowanie bieżącej realnej wartości rynkowej.
-
Utrata wartości: określana również jako odpis. Jest to zarejestrowane zmniejszenie wartości w związku ze zdarzeniami lub okolicznościami.
-
Likwidacja: sprzedaż, utylizacja lub inny sposób pozbycia się środka trwałego po zakończeniu jego okresu użytkowania.
Inspekcje są również uwzględniane podczas szczegółowych procesów kontroli zapisów księgowych firmy po zamknięciu ksiąg dla roku obrachunkowego. Niezależnie od tego, czy są one wewnętrzne czy zewnętrzne, mogą one pomóc ujawnić niespójności lub różnice między notatkami a rzeczywistym stanem środków trwałych. Ponadto w przypadku utraty kwoty pieniędzy większej niż oczekiwana inspekcje zwiększają czytelność informacji o środkach trwałych oraz danych w księgach rozrachunkowych.
Metody amortyzacji
Amortyzacja to integralna część księgowania, która pokazuje, w jaki sposób środki trwałe będą amortyzowane wraz z upływem czasu. Istnieją różne metody obliczania amortyzacji. Cztery najczęściej stosowane metody to:
-
Podwójnie malejące saldo: amortyzacja przyspieszona, w przypadku której wydatek jest większy przez pierwsze kilka lat i mniejszy później, co umożliwia korzystanie ze sprzętu, który może zostać uznany za przestarzały po upływie określonego czasu.
-
Liniowa: w każdym roku jest stosowana taka sama ilość amortyzacji.
-
Suma cyfr rocznych (SYD): ta metoda umożliwia odpisanie większej ilości w latach wcześniejszych i mniejszej w latach późniejszych przez obliczenie liczby lat.
-
Jednostki produkcyjne: odpisy amortyzacyjne są różne w różnych latach na podstawie uzyskanych wyników, co pozwala firmie na dopasowanie rzeczywistych wyników dotyczących ponoszonych wydatków związanych z amortyzacją.
W zależności od typu składnika aktywów i jego okresu eksploatacji istnieją różne metody pozwalające na uzyskiwanie jak najlepszych wyników. Wybór odpowiedniej metody amortyzacji nie jest jednak jedyną rzeczą, od której zależą dobre wyniki na koniec roku obrachunkowego.
Wskazówki dotyczące usprawniania księgowania środków trwałych
Dzięki zrozumieniu podstaw księgowania środków trwałych w strategii można wprowadzić kilka różnych funkcji, aby zapewnić maksymalizację dochodów.
-
Ustanawianie progu kapitalizacji. Gdy kupujesz pozycję po raz pierwszy, a osoby decydujące dokładnie określają stałą kwotę kapitalizacji, upewnij się, że księgi rozrachunkowe są jednolicie spójne oraz ułatwiają Tobie i Twojemu zespołowi natychmiastowe identyfikowanie jakichkolwiek błędów księgowania.
-
Ponowne ocenianie cyklu życia sprzętu. Prawidłowe szacowanie czasu, przez jaki można używać środków trwałych do ich oryginalnego celu, znacznie ułatwia działanie firmy w dłuższym okresie. Księgi rozrachunkowe i amortyzacja zależą od dokładnych szacunków długości cyklu życia, dlatego w razie potrzeby należy przeprowadzić ponowną ocenę, ponieważ jej wyniki mogą zmieniać się wraz z upływem czasu.
-
Tagowanie składników aktywów. Kontrolowanie i oznaczanie składników aktywów przez cały okres ich eksploatacji jest niezwykle ważne, ponieważ na ich wartość wpływa wiele różnych czynników. Tagowanie pomaga kontrolować pozycje na wszystkich etapach ich cykli życia, a także zapobiega ich grupowaniu, eliminuje przypadki zgubienia i ułatwia sprawdzanie statystyk finansowych.
-
Automatyzowanie szczegółowych informacji za pomocą oprogramowania do księgowania środków trwałych. Automatyzowanie działań ręcznych w celu kontrolowania danych za pomocą oprogramowania do księgowania środków trwałych ułatwia przeprowadzanie procesów. Ochrona hasłem pomaga także zapewnić dostęp tylko tym osobom, które go potrzebują i które zostały odpowiednio przeszkolone.
Aby Twój zespół zyskał najlepsze możliwości zachowania przejrzystości w całym cyklu życia, przekazywania interesariuszom zaktualizowanych informacji dotyczących potencjalnych problemów z konserwacją oraz obserwowania stanu środków trwałych w dowolnym momencie, musi korzystać z właściwego oprogramowania do księgowania środków trwałych.
Dodawanie oprogramowania do księgowania środków trwałych do firmy
W miarę rozwoju firmy implementowanie intuicyjnego oprogramowania w celu dodania przejrzystości do procesu księgowania stanowi ważną część przyszłych strategii. Wszechstronne rozwiązanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) w chmurze pełni rolę punktu zwrotnego na drodze firmy do sukcesu.
Aplikacja Dynamics 365 Business Central to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania firmą, które pomaga Twojemu zespołowi łatwo obsługiwać wiele operacji oraz proces planowania. Łącząc wszystkie dane finansowe, sprzedaż, usługi i operacje z jednym ujednoliconym procesem biznesowym, Twój zespół zyskuje możliwość łatwego wykonywania kolejnych czynności w ramach relacji z klientami, co w konsekwencji pozwala mu na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
Jak możemy pomóc?
Skontaktuj się ze specjalistą lub partnerem Microsoft, aby dowiedzieć się, jak Dynamics 365 pomoże Ci w rozwijaniu działalności oraz rozszerzaniu bazy klientów, uzyskać informacje na temat cen i licencji lub umówić się na bezpłatną prezentację i testy. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu dwóch dni roboczych.
Aby uzyskać pomoc dotyczącą produktów, skontaktuj się z pomocą techniczną.
- *
- *
- *
* Pole wymagane