Krok drugi: przegląd procedur

Poproś zespół projektowy o przeprowadzenie szczegółowego przeglądu funkcji i możliwości nowego rozwiązania Oprogramowanie ERP. Taki przegląd ma dwojaki cel:

• Umożliwienie członkom zespołu projektowego zapoznania się z każdym aspektem nowego rozwiązania ERP oraz zidentyfikowanie poziomów biegłości i braków kwalifikacji przed wdrożeniem rozwiązania na szerszą skalę. Te informacje będą stanowić podstawę szkoleń.
• Sprawdzenie, które procesy ręczne zostaną zautomatyzowane przez nową platformę, oraz upewnienie się, że przed jej wdrożeniem zostaną wprowadzone niezbędne modyfikacje, dzięki czemu automatyzacja przebiegnie bez problemów.

Porada: przeprowadź rozmowy z najważniejszymi pracownikami etatowymi z każdego działu, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat sposobu współdziałania bieżących procesów oraz metod najefektywniejszego automatyzowania tych procesów.

Krok trzeci: przygotowanie danych

Określ, które z istniejących danych należy przekonwertować na nową platformę, a następnie przeanalizuj je, aby wyeliminować informacje bezużyteczne lub nieaktualne. Jeśli jest to możliwe, zlokalizuj dokumenty źródłowe, aby zweryfikować dokładność i kompletność danych. Na tym etapie bardzo zalecane jest przeprowadzenie takich czynności porządkujących, ponieważ rozwiązanie Platforma ERP jest tylko tak użyteczne jak jej dane. Jeśli dane są przeładowane niedokładnymi informacjami, wpłynie to negatywnie na wartość oferowaną przez nową platformę ERP.

Po sprawdzeniu i oczyszczeniu danych utwórz arkusze kalkulacyjne, aby gromadzić użyteczne dane i dzielić je na segmenty w obrębie tabel logicznych, co usprawni konwersję na nową platformę.

Porada: zdefiniuj realistyczne oczekiwania związane z procesem w stosunku do wszystkich jego uczestników, od kierownictwa do pracowników etatowych wykonujących główne zadania, i na bieżąco informuj wszystkich o postępach procesu. Pomoże to złagodzić obawy dotyczące zmian narzędzi i procesów oraz promować przyjęcie nowego oprogramowania po jego wprowadzeniu.

Krok czwarty: testowanie i szkolenie

Poproś zespół projektowy o wykonanie ćwiczeń z testową bazą danych zawierającą pełny tydzień danych transakcji, aby zweryfikować dane wyjściowe platformy i dokładność testów oraz upewnić się, że integracje i interfejsy działają prawidłowo. Oprócz testowania nowej platformy to praktyczne ćwiczenie może pomóc zespołowi projektowemu w tworzeniu ściągawek i dokumentacji dotyczącej procesów na potrzeby szkoleń odbywających się w całej firmie.

Idealna metodologia szkolenia zależy od pracowników. Czynniki, takie jak czas, który pracownicy etatowi mogą poświęcić na szkolenie, oraz ich lokalizacja, pomogą Ci zdecydować, co będzie działać najlepiej: szkolenie z udziałem osobistym, szkolenie internetowe, czy kombinacja obu tych metod.

Niezależnie od wybranej metody szkolenia użyj tych sugestii, aby zwiększyć efektywność procesu dla wszystkich zaangażowanych osób:

• Wyszkól pracowników obeznanych z technologią jako superużytkowników oprogramowania ERP, aby mogli pomagać w rozwiązywaniu problemów użytkowników na niższym poziomie, dzięki czemu dział IT będzie mógł zająć się poważniejszymi problemami.
• Wprowadź element rywalizacji do części procesu szkolenia, aby zwiększyć zaangażowanie i zachęcić do przyjaznej konkurencji między współpracownikami.
• Oferuj zachęty związane z ukończeniem szkolenia na czas. Skutecznym sposobem motywowania pracowników i dodawania do procesu elementu zabawy może być połączenie drobnych korzyści, takich jak bezpłatny posiłek lub dodatkowa godzina na obiad, oraz większych korzyści, takich jak premie gotówkowe lub dodatkowe dni wolne.

Porada: przekształć ściągawki i dokumentację procesu w standardowe procedury operacyjne, które są dostępne w całej organizacji i regularnie aktualizowane.

Krok piąty: wdrożenie i test

Utwórz listę kontrolną dotyczącą wdrożenia do eksploatacji, której będziesz używać przez kilka dni i tygodni po implementacji w celu zagwarantowania, że następujące niezbędne elementy są gotowe do użycia:

• Testy platformy do przeprowadzenia po rozpoczęciu eksploatacji
• Harmonogram i budżet dotyczące nadgodzin personelu lub pracowników tymczasowych
• Protokoły komunikacyjne na wypadek przestojów platformy
• Testy szybkości i niezawodności sieci
• Procesy tworzenia kopii zapasowej danych

W dniu wdrożenia oczekuj wielu pytań i przygotuj się na drobne przeszkody. Upewnij się, że zespół projektowy przygotował się do przeprowadzenia swoich działów przez proces, a zespół IT jest gotowy do wprowadzenia potrzebnych zmian i korekt. Implementacja platformy ERP to wiele pracy, ale korzyści płynące ze zwiększenia produktywności i rentowności są na pewno tego warte.

Po wdrożeniu porównaj dane wyjściowe rozwiązania ERP z celami i założeniami, które Twój zespół projektowy przygotował na etapie planowania. Czy nowa platforma umożliwia realizowanie tych celów? Czy automatyzuje ona procesy ręczne w oczekiwany sposób? Jeśli nie, potrzebne są dodatkowe zmiany i uściślenia.

Porada: przeprowadzaj okresowe kontrole w celu porównania danych wyjściowych rozwiązania ERP z wynikami porównawczymi, aby ustalić, czy rozwiązanie dodaje wartość.