Przewodnik po platformach zarządzania zamówieniami

Korzyści, jakie oferuje platforma OMS

Wdrożenie platformy zarządzania zamówieniami może usprawnić działanie firmy — niezależnie od jej wielkości — na wszystkich jej poziomach. Poniżej prezentujemy zaledwie kilka spośród korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie platformy OMS w firmie.

• Automatyzacja. Platforma zarządzania zamówieniami opiera się na automatyzacji — od obsługi sklepu po dostarczanie produktu. Dzięki takiej automatyzacji można oszczędzać czas pracy, co z kolei pomaga obniżyć koszty robocizny. Czas realizacji zamówienia ulega skróceniu; platforma OMS wybiera magazyn lub lokalizację realizacji, określa kolejność realizacji i wysyła żądanie realizacji do magazynu, aby personel był w stanie się do niej przygotować.
  
  Mogąc skrócić czas realizacji, masz możliwość ponownego przydzielania zasobów — pracownicy mogą więc skoncentrować się na bardziej złożonych aspektach działalności, które pomagają rozwijać firmę i zwiększać satysfakcję klientów. W ten sposób zwiększasz także bezpieczeństwo danych, które stanowią niezwykle ważny składnik w dzisiejszym świecie, w którym ma miejsce postępująca cyfryzacja.
• Mniej błędów ludzkich. Błędy ludzkie są w magazynach jednym ze źródeł największej liczby pomyłek związanych z realizacją, a przy tym mogą powodować poważne problemy — i to niezależnie od skali błędu. Dzięki wdrożeniu platformy zarządzania zamówieniami zadania są obsługiwane automatycznie. Platforma OMS może przeprowadzać wielokanałową optymalizację kontroli zapasów i magazynów, wysyłając alerty dotyczące dowolnych aspektów, do poziomu zapasów aż po możliwe potrzeby w zakresie likwidacji. Pomaga to zapobiec opóźnieniom w wysyłkach, zmiennym opłatom nakładanym na przewoźników w wybranych regionach oraz niezadowoleniu klientów.
• Raportowanie w czasie rzeczywistym. Przetwarzanie zamówień jest czasochłonne. Nowe informacje są nieustannie przesyłane na platformę podczas jej aktualizowania. Dodając pozycje ręcznie, trzeba liczyć się z tym, że aktualne informacje mogą nie być w danej chwili dostępne. Platforma OMS może dostarczać w czasie rzeczywistym dane dotyczące zamówień, zapasów i klientów. Dane te mają nieocenioną wartość w kontekście analityki witryny internetowej, jako że dzięki nim strategie marketingowe mogą skutecznie przyciągać klientów w perspektywie długoterminowej.
• Zapobieganie brakom magazynowym poprzez prognozowanie zapasów. Jeśli firma nie ma dostępu do oprogramowania do prognozowania oraz do poziomów zapasów, nie będzie w stanie monitorować stanów magazynowych, by móc je odpowiednio uzupełniać. Taka sytuacja powoduje dwa poważne problemy: braki lub nadwyżki magazynowe, a więc sytuacje, w których w magazynie występują duże ilości niesprzedanych zapasów albo zapasy są niewystarczające do spełnienia wymagań klientów. Wdrożenie platformy OMS pozwala rozwiązać oba te problemy.
  
  Korzystając z platformy OMS, można skuteczniej prognozować okresy zwiększonej i największej sprzedaży, wykrywać popularne produkty oraz nadchodzące trendy zakupowe. Dzięki temu można dokładnie określić, ile miejsca w magazynie jest potrzebne na produkty, a także zapewnić sobie właściwy poziom zapasów w każdym czasie.
• Jedno źródło wiarygodnych informacji. Pulpit nawigacyjny platformy OMS dostarcza wszystkie informacje potrzebne do śledzenia działalności firmy oraz realizowanej przez nią sprzedaży. Połączenie informacji o księgowości, zapasach i klientach umożliwia efektywne tworzenie nowych strategii.
• Łatwe skalowanie i szanse sprzedaży w ramach wielu kanałów. Twoja firma nieustannie się rozwija, dlatego platforma zarządzania zamówieniami, która będzie rosnąć razem z nią, jest koniecznością. Gdy prowadzisz działalność wielokanałową, musisz śledzić zamówienia — których realizacja staje się bardziej skomplikowana, jako że ruch klientów odbywa się w obrębie wielu kanałów. Musisz monitorować zamówienia przechodzące przez różne rynki i witryny sieci Web. Platforma OMS może scentralizować te zamówienia, śledzić związane z nimi dane, a także aktualizować zapasy i marszruty zamówień.

Proces działania platformy OMS krok po kroku

Większość platform zarządzania zamówieniami wykorzystuje do dokładnego i szybkiego przetwarzania oraz realizacji zamówień klientów proces obejmujący sześć kroków. Celem tego procesu jest zapewnienie, że spełniasz wszystkie potrzeby klientów, oferując im kompleksową, a zarazem spersonalizowaną obsługę. Wspomnianych sześć kroków to:

1. Odnajdywanie
   Pierwszy krok procesu zarządzania zamówieniami wiąże się z klientem. Klient umieszcza produkt w koszyku — w sklepie internetowym, w zewnętrznej witrynie internetowej lub przez telefon — i w tym momencie bieżące stany magazynowe są natychmiastowo dostosowywane. Platforma może również ostrzegać, czy towar po prostu znajduje się w koszyku, czy też został porzucony przez klienta.
2. Złożenie zamówienia
   Gdy klient decyduje się na zakup produktu, platforma OMS komunikuje się z zespołem ds. księgowości lub finansów, by zweryfikować informacje o płatności kartą kredytową i przetworzyć zamówienie. Po jego zatwierdzeniu zamówienie zostaje przekazane do realizacji.
   
   Hurtownicy oraz sprzedawcy prowadzący działalność business-to-business (B2B) mogą wybrać model faktury i skorzystać z opcji wcześniejszego otrzymywania ofert dla zakupów hurtowych. Po tym otrzymują fakturę do opłacenia w określonym terminie.
3. Realizacja zamówienia
   Gdy zamówienie przybędzie do magazynu, platforma OMS wybierze najbliższą lokalizację lub lokalizację o największej dostępności w pobliżu miejsca docelowego zamówienia, a następnie obliczy koszty wysyłki i wskaże przewoźnika, który zapewni najkrótszy czas dostawy. Platforma OMS może ułatwić drukowanie etykiet wysyłkowych, dokumentów dostawy i paragonów.
4. Zarządzanie magazynem
   W tym kroku niezbędne jest posiadanie kodu SKU i kodu kreskowego dla każdego towaru. Jeśli dla produktu dostępne są oba te kody, zwiększa to dokładność realizacji i ułatwia magazynowi skanowanie produktu i dodanie go do zamówienia. Istnieją cztery metody pobierania towarów z magazynu:
   
   Pojedyncze zamówienie. Towary z pojedynczego zamówienia są odbierane i dostarczane do stacji pakowania.
   
   Pobieranie partii. Wyznaczona osoba ma przypisaną określoną liczbę zamówień do odebrania w ramach jednego przebiegu i dostarczenia do stacji pakowania.
   
   Pobieranie strefowe. Każda z osób wyznaczonych do odbierania ma wyznaczoną strefę magazynową; towary z tych stref są dodawane do zamówienia w momencie, gdy dana osoba przechodzi przez daną strefę.
   
   Pobieranie grupy czynności. Towary ze wszystkich stref są pobierane jednocześnie i dostarczane do jednej lokalizacji w celu konsolidacji zamówienia.
   
   W przypadku braku towaru na magazynie platforma OMS może komunikować się z dostawcami, zgłaszając żądanie wcześniejszego uzupełnienia zapasów. Wyznaczenie punktu ponownego zamawiania zapewnia stałą dostępność zapasów. W momencie przekroczenia dolnego progu nastąpi automatyczne złożenie zamówienia zakupu oraz przesłanie kierownikom magazynu ostrzeżenia o możliwym opóźnieniu w realizacji.
   
   Zamówienie zostanie również wysyłane do działu księgowości albo do oprogramowania księgowego zostanie przesłana informacja o nowym zakupie. Niezawodne rozwiązanie do zarządzania finansami ułatwia inspekcje comiesięczne i na koniec roku, rozliczanie podatków itp.
   
   
5. Wysyłki
   Po wybraniu zamówienia z produktów z magazynu zespół zajmujący się pakowaniem pobiera towary z magazynu i skanuje je dla celów magazynowych. Następnie pobiera, pakuje i wysyła produkty w oparciu o szczegółowe informacje z platformy OMS. W kontekście pakowania należy wziąć pod uwagę trzy kwestie:
   
   Dokładność zamówienia. Należy upewnić się, że każdy towar znajduje się we właściwym zamówieniu.
   
   Rozmiar pudełka. W swoich cenach uwzględnij rozmiary. Posiadanie trzech do pięciu standardowych rozmiarów pudełek pomaga obniżyć koszty bez zbytniego zwiększania złożoności procesu.
   
   Właściwe opakowanie. Niektóre materiały do pakowania mogą zapewnić lepszą ochronę produktu, ale są droższe. Wybierz odpowiedni rodzaj opakowania, który będzie ekonomiczny, a jednocześnie będzie zapewniać bezpieczeństwo produktu podczas jego podróży do nabywcy.
   
   Śledzenia. Platforma OMS może wysłać klientowi powiadomienie o wysyłce i orientacyjnym terminie dostawy. Zarówno ty, jak i klient możecie śledzić produkt od momentu jego wysyłki z magazynu aż do chwili jego dostawy do lokalizacji docelowej.
6. Kolejne działania po sprzedaży
   
   Po opuszczeniu przez produkt magazynu oraz po upływie wyznaczonego czasu od dostarczenia przesyłki platforma OMS powinna automatycznie wysłać do klienta wiadomość e-mail z prośbą o ocenę produktu, której celem będzie upewnienie się, że klient otrzymał wszystkie pozycje z zamówienia. Kolejne czynności następujące po sprzedaży powinny uwzględniać dostarczenie szczegółowych instrukcji dotyczących sposobu skontaktowania się z działem obsługi klienta.
   
   Niezadowolony klient powinien być w stanie szybko skorzystać z procedury zwrotu produktu oraz uzyskania zwrotu pieniędzy; instrukcje powinny być łatwe do znalezienia i czytelne. Platforma OMS może szybko przetworzyć żądanie zwrotu oraz skontaktować się w celu jego przetworzenia z zespołem ds. księgowości. Ponadto dzięki platformie OMS można skontaktować się z dostawcą usług w zakresie zwrotów, aby upewnić się, że wszystkie dane są dokładne i aktualne.

W określonych sytuacjach platforma OMS może także oznaczać zamówienia specjalne — zamienniki zwrotów, upominki przesyłane w podziękowaniu lub zamówienia VIP. Gdy tego rodzaju zamówienia są przetwarzane w systemie, platforma OMS może je oznaczyć unikatowym kodem, co pozwoli zespołowi czuwającemu nad utrzymywaniem klientów indywidualne śledzenie dokładności realizacji.

Wyzwania związane z korzystaniem z platform zarządzania zamówieniami

W przypadku firmy, która nie jest wystarczająco duża lub nie ma wystarczająco dużo zamówień, by zaimplementowanie platformy OMS miało w jej przypadku rację bytu, decyzja o dodaniu takiej platformy może kosztować firmę dużo czasu i pieniędzy. Przed dodaniem takiej platformy do procesu warto dowiedzieć się więcej o możliwych przeszkodach, ponieważ taka wiedza może przydać się zarówno firmie, jak i zespołowi. Oto niektóre z wyzwań, z którymi można mieć do czynienia w toku procesu zarządzania zamówieniami:

• Komplikacje na drodze do implementacji. Dodanie do procesu nowego systemu — który będzie działał równolegle ze starszymi rozwiązaniami, które zostały już zaimplementowane — może być skomplikowane i przytłaczające.
• Cena Do wyboru jest wiele różnych platform zarządzania zamówieniami, których ceny wahają się od setek do tysięcy dolarów — i tu należy wspomnieć, że to, co droższe, nie zawsze jest lepsze. Jeśli firma nie może pozwolić sobie na kompleksową platformę ERP, powinna skoncentrować się na dodaniu do procesu bardziej niezawodnego systemu operacji.
• Dokonanie właściwego wyboru. Z racji znacznej liczby dostępnych platform zarządzania zamówieniami wybór platformy, która spełni wszystkie Twoje potrzeby, może być trudny. Korzystając z listy kontrolnej i skupiając się na hierarchii najważniejszych cech można przekonać się, która platforma OMS będzie najodpowiedniejsza dla firmy.

Wybór platformy OMS odpowiedniej dla firmy wymaga czasu oraz zaangażowania wielu członków zespołu. Aby mieć pewność, że wybrana platforma OMS sprawdzi się pod każdym względem, musisz zadać sobie pytania, dzięki którym dowiesz się, jakie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej w przypadku Twojego zespołu.