Jak przydzielać zasoby
Jeśli firma nadal się rozwija, musisz dowiedzieć się, jak wydajnie i niedrogo realizować projekty na czas i w ramach budżetu, a nawet poniżej jego założonej wartości. Zarówno w przypadku projektów, jak i codziennych operacji przydzielenie odpowiednich zasobów ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu organizacji i zespołu.
Zgodnie z definicją alokacja zasobów to proces przypisywania i planowania składników majątku, który skutecznie obsługuje cele zespołu, wybierając najlepsze dostępne zasoby dla projektów. Umożliwia on zarządzanie zasobami i maksymalizowanie ich wydajności przez cały czas trwania pracy, zapobiegając w ten sposób nadmiernemu lub niewystarczającemu wykorzystaniu możliwości pracowników.
Zasoby, znane również jako funkcja zarządzania zasobami, wymagają znaczących inwestycji i trzeba je odpowiednio wykorzystywać w celu utrzymania rentowności i zrównoważonego rozwoju. Dzięki alokacji zasobów masz pewność, że w każdej chwili Ty i Twoje zespoły macie wszystko, czego potrzebujecie.
Sześć kroków alokacji zasobów
Aby przeprowadzić pomyślną alokację zasobów, wykonaj sześć kroków.
1. Utwórz oś czasu projektu
Używając umiejętności w zakresie zarządzania projektami, możesz podzielić projekt na fazy i utworzyć poszczególne zadania w ramach tych faz. Następnie będziesz zarządzać tymi fazami, a nie całym projektem. Będziesz również szacować długość poszczególnych faz, identyfikując główne zadania, które trzeba wykonać w poszczególnych fazach, przy użyciu punktów kontrolnych. A po zebraniu wszystkich potrzebnych informacji będziesz mapować zadania, fazy i punkty kontrolne w celu utworzenia osi czasu projektu.
2. Zidentyfikuj ważne zasoby i budżet
Alokacja zasobów jest integralną częścią tego procesu, ponieważ do każdego zadania zostaną przypisane potrzebne zasoby i te zasoby są zarządzane w ramach zadania. Po zakończeniu pracy na osi czasu musisz zidentyfikować zasoby potrzebne do ukończenia każdego zadania.Każdy projekt będzie mieć własny zestaw niezbędnych zasobów, który będzie inny w zależności od projektu. Dostępne typy zasobów to:
-
Osoby: dowolni członkowie zespołu, którzy uczestniczą w pracy nad projektem.
-
Sprzęt: wszelkiego rodzaju narzędzia lub oprogramowanie, które będą potrzebne do wytworzenia zasobów od pomysłu do dostarczenia projektu. Należy również pamiętać, że specjalistyczny sprzęt wymaga znaczących inwestycji obejmujących czas i pieniądze.
-
Materiały: towary konsumpcyjne, których potrzebujesz — od materiałów biurowych do paliwa do pojazdów.
-
Obiekty: budynki i obszary robocze, w których będzie pracować Twój zespół.
-
Budżet: pieniądze potrzebne do zakupienia dowolnych z powyższych zasobów.
Zarządzanie projektem i jego powiązanym budżetem obejmuje śledzenie wydatków w ramach księgowania projektów, dzięki czemu masz zawsze aktualne informacje i nie wydajesz więcej pieniędzy niż kwota przydzielona do zadania.
3. Nominuj dostępne zasoby
Teraz musisz znaleźć zasoby i poprosić o nie, aby dotrzymać terminów. Dotyczy to wszystkiego, na przykład gromadzenia sprzętu i materiałów, ale także dostępnych członków zespołu, którzy mogą wykonać pracę. Chociaż zasoby można wykorzystywać jednocześnie w wielu projektach, trzeba wiedzieć dokładnie, jakie mają zdolności produkcyjne.
4. Przypisz i przydziel zasoby
Znalezione zasoby trzeba będzie dodać do projektu. Pamiętaj, aby zaplanować wszelkie zmiany, które mogą opóźnić ukończenie projektu — wyzwania tego typu mogą wynikać na przykład z problemów z oprogramowaniem, zmian interesariuszy i zmian priorytetów organizacji. Oto typowe wyzwania, z którymi Twój zespół może zmierzyć się podczas próby dostarczenia projektu na czas:-
Dostępność zasobów
-
Zmiany w zakresie projektu
-
Różnice między lokalizacjami i strefami czasowymi
-
Opóźnienia procesów i zadań
Niektóre z tych wyzwań mają większy wpływ na projekt, ale każde z nich może spowolnić jego ukończenie. Na szczęście jednak w przypadku wielu z nich będziesz mieć luksus zidentyfikowania i zaplanowania działań w sytuacjach awaryjnych oraz odpowiednich technik, które będą stosowane z wyprzedzeniem, jeśli dowolna z tych sytuacji wystąpi w trakcie projektu.
5. Kontroluj harmonogram projektu
To zadanie może wydawać się proste, ale wszelkie zmiany mogą wpłynąć na całą oś czasu projektu od tego punktu w przyszłość, więc pamiętaj, aby odpowiednio dobrać przedział czasowy. Uważaj na następujące zjawiska:-
Nadmiernie obciążani i nadmiernie wykorzystywani członkowie zespołu.
-
Nieplanowane urlopy lub zwolnienia z powodu choroby.
-
Opóźnione zadania, które będą powodować znaczne opóźnienia zadań zależnych.
-
Zmiany celów i zamierzeń biznesowych.
Niektóre narzędzia, takie jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), oferują możliwości ułatwiające automatyzowanie czasochłonnych zadań administracyjnych, takich jak śledzenie czasu, zarządzanie projektami, rozliczenia i inne.
6. Wybierz technikę eliminowania przeszkód
Rzadko zdarza się projekt, podczas realizacji którego każde zadanie zostanie wykonane w oryginalnie zaplanowanym czasie i dokładnie w wybranych dniach. W zależności od daty dostarczenia projektu czas wykonania niektórych zadań może być nieco elastyczny. Dostępne są dwie techniki, których można użyć, jeśli projekt jest realizowany niezgodnie z harmonogramem: wygładzanie zasobów i wyrównywanie zasobów.
Wyrównywanie zasobów działa dobrze, jeśli masz ograniczone lub udostępnione zasoby i możesz przedłużyć oś czasu. Wygładzanie zasobów to najlepsza opcja, jeśli chcesz zoptymalizować dostępne zasoby, ale nie możesz przesunąć terminu.
Wybór najlepiej pasującej techniki będzie zależeć od tego, jak elastyczna będzie Twoja oś czasu. Bez względu na to, którą technikę wybierzesz, musisz upewnić się, że narzędzie do zarządzania jest tak elastyczne jak Twoje operacje.
Optymalizuj zasoby przy użyciu aplikacji Dynamics 365 Project Operations
Tworząc oś czasu projektu i przydzielając członków do określonych zadań, musisz mieć pewność, że zespół jest zorientowany na projekt, zmotywowany przez termin i chce osiągnąć sukces, nigdy nie zakładając konieczności przekroczenia budżetu.
Aplikacja Dynamics 365 Project Operations oferuje narzędzia, które usprawniają projekty, efektywnie wykorzystują zadania i umożliwiają opłacalną współpracę w ramach jednego rozwiązania. Zarządzaj czasochłonną pracą administracyjną zespołu, aby pozwolić jego członkom na koncentrowanie się na zadaniach wymagających dużej kreatywności.