Wiele firm przekracza budżet projektów z powodu braku odpowiedniej komunikacji pomiędzy kluczowymi zespołami a kadrą kierowniczą, co powoduje opóźnienia i błędy w projektach. Aby zapewnić realizację projektu nie tylko zgodnie z planem, ale i z budżetem, w ramach jego cyklu życia, musisz kontrolować wszystkie elementy zakupione i kwoty zapłacone w czasie trwania projektu. Dzięki promocji księgowania projektu zespół dokładnie rozlicza czas i szczegółowe działania w zakresie zarządzania projektami oraz zapewnia, że wszystkie krótkoterminowe i długoterminowe cele biznesowe zostaną osiągnięte.
Informacje o księgowaniu projektów
Co to jest księgowanie projektów?
Księgowanie projektów to praktyka w zakresie zarządzania finansami, która kontroluje korzyści i koszty skojarzone z projektem. Ten typ księgowości, znany również jako księgowanie kosztów projektów, pozwala firmom oceniać przyszłe skutki finansowe projektu, a także planować projekty tak, aby spełniały parametry zobowiązania.
Rentowność firmy zależy od dokładnego księgowania projektów. Księgowanie projektów w miarę rozwoju firmy może stanowić przydatne narzędzie do efektywnego zarządzania projektami, ponieważ oferuje szczegółowe informacje o ich postępach.
Korzyści związane z rachunkiem kosztów projektów
Niezależnie od wielkości budżetu dodanie księgowości projektów do procesu ma ogromny wpływ na finanse zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Zaimplementowanie księgowania rozliczania projektu w ramach przepływu pracy przynosi korzyści firmie i usprawnia operacje zarządzania projektami.
Niektóre korzyści to:
-
Aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące procesów i rentowności projektu
-
Udoskonalone zarządzanie ogólnymi finansami firmy
-
Widoczność budżetu projektu
-
Udoskonalone zarządzanie zasobami
-
Wartościowe szczegółowe informacje dla przyszłych projektów
Ten typ księgowania pomaga Tobie i Twojemu zespołowi w zarządzaniu ryzykiem i efektywnym przydzielaniu zasobów, dzięki czemu można precyzyjnie realizować zadania ogólnego zarządzania projektami.
Proces księgowania projektów
Rozpoczynając projekt, najlepiej jest dodać księgowanie do procesu jak najszybciej, aby mieć pewność, że zrealizujesz wszystkie cele projektu na czas, nie przekraczając budżetu. Księgowanie projektów można podzielić na dwa typy projektów: wewnętrzny i zewnętrzny. Projekty wewnętrzne skupiają się na wydatkach związanych z Tobą i Twoimi zespołami wewnętrznymi. Projekty wewnętrzne dotyczą finansów w sytuacjach takich jak wydarzenia lub usługi na rzecz klienta.
Gdy zdecydujesz, jak sklasyfikować projekt, dział księgowy organizacji podzieli proces na sześć obszarów:
-
Inicjowanie. Zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, a także kiedy i jak przydzielać te zasoby i pieniądze do każdego z nich.
-
Budżet. Potwierdź, że budżet jest podzielony na kategorie lub grupy. Na tym etapie narzędzie, takie jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), może oferować możliwości automatyzowania żmudnych zadań administracyjnych oraz definiowania początkowego budżetu podstawowego.
-
Administracja. Przetwarzaj i rejestruj transakcje, kontrolując zobowiązania finansowe, rozliczenia i fakturowanie oraz generując raporty dotyczące rentowności projektu.
-
Wykonanie. Na tym etapie procesu menedżerowie projektu przypisują koszty, potencjalny przychód i miary sukcesu finansowego do projektu. Dzięki tym kluczowym wskaźnikom wydajności (KPI) zidentyfikujesz obszary, w których poczyniono postęp, i wprowadzisz odpowiednie zmiany.
-
Konserwacja. Przejrzyj dane zgromadzone w trakcie całego procesu i zarządzaj nimi, aby zapewnić osiągnięcie celów projektów i zadań, jednocześnie eliminując możliwe niespójności finansowe.
-
Analityka. Regularnie oceniaj dane księgowe, aby podejmować dokładne decyzje dotyczące firmy i w razie potrzeby je modyfikować.
Podczas przeglądania procesu można wybrać określoną metodologię, a następnie stwierdzić, że jednak nie pasuje ona do zakresu projektu. Można również zaobserwować nakładanie się sposobów obsługi metodologii finansowych w ramach księgowania projektów lub księgowania finansowego.
Księgowanie projektów a księgowanie finansowe
Te dwa typy księgowania mogą wyglądać na zamienne, ale w rzeczywistości mają dwa całkowicie różne cele końcowe. Różnice między księgowaniem projektów a księgowaniem finansowym to:
-
Metodologia: księgowanie finansowe oferuje dwie metodologie ogólne: rachunek kosztów i księgowość memoriałowa. W przypadku księgowania projektów wybrana metoda tak naprawdę nie ma znaczenia, ponieważ nie wpływa ona na proces.
-
Ramy czasowe: standardowe księgowanie finansowe jest zgodne z miesięcznymi transakcjami, a księgowanie projektów obejmuje wszystkie transakcje wykonane od początku do końca cyklu życia projektu, bez względu czas jego trwania.
-
Koszt: księgowanie finansowe dzieli koszty na duże kategorie, takie jak rozrachunki z odbiorcami. W ramach księgowania projektów można podzielić wydatki na określone części, przypisując koszty do określonych zadań projektu.
-
Uwagi: wszystkie wydatki biznesowe są księgowane w ramach ogólnego księgowania finansowego, ale w przypadku księgowania projektów znaczenie mają tylko koszty skojarzone z dostarczanymi elementami projektów.
Księgowanie projektów jest bardziej skoncentrowane na transakcjach związanych z określonym projektem, a księgowanie finansowe dotyczy ogólnych finansów firmy. Teraz gdy znasz już różnice, musisz wiedzieć, kiedy należy korzystać z księgowania projektów.
Kiedy jest potrzebne księgowanie projektów?
Księgowanie projektów może być używane z wielu powodów. Istnieje kilka sytuacji, w których należy wziąć pod uwagę budżetowanie projektu:
-
Tworzenie nowego produktu lub usługi
-
Regularne projekty jednorazowe
-
Projekty poza Twoim zakresem
-
Określanie sposobu przydzielania i wydawania pieniędzy w ramach projektów
-
Porównawcze analizy projektów
Gdy wszystko będzie gotowe do uproszczenia środowiska księgowania przy równoczesnym zachowaniu odpowiedzialności za wszystkie płatności dotyczące projektów, możesz dodać do procesu nowe narzędzie do obsługi operacji.
Budżetuj i organizuj wydatki przy użyciu aplikacji Dynamics 365 Project Operations
W przypadku budowania zespołu oraz organizowania bieżących i przyszłych projektów będziesz potrzebować oprogramowania równie elastycznego i skoncentrowanego jak Twój zespół. Kontrolując dostarczane elementy i wydatki dla każdego zadania, będziesz szybko i łatwo obliczać swój przychód, a także zapewnisz, że każda złotówka w projekcie została zaksięgowana i przeanalizowana.
Dzięki aplikacji Dynamics 365 Project Operations Twój zespół może wykorzystywać koszty projektu i usprawniać operacje. Skonsolidowany widok wszystkich danych dotyczących sprzedaży i finansów umożliwia szybkie dostosowywanie się do zmian na rynku i w razie potrzeby ponowne ustalanie celów organizacyjnych.