O que é contabilidade de ativos fixos?
À medida que sua empresa continuar a crescer, você precisará acompanhar o crescimento de estoque, vendas, serviços e processo de produção. Não é suficiente apenas usar planilhas manuais para as necessidades contábeis e de equipe. Talvez você precise atualizar seu método de controle de estoque, o que inclui a compra de novo software que pode exigir treinamento e adaptação de sua equipe; é aqui que entra a contabilidade de ativos fixos.
O que é um ativo fixo?
Para compreender seu processo de contabilidade, primeiro você deve entender o que é um ativo fixo e como ele difere de outros itens em seu depósito. Um ativo fixo, também conhecido como ativo de capital, é uma parte tangível de PP&E (propriedade, planta ou equipamento) que você possui ou gerencia com a expectativa de que ele ajudará a gerar receita continuamente. Um ativo é fixo quando é um item que sua empresa não consumirá, venderá ou converterá em dinheiro no próximo ano civil. Os ativos fixos são diferentes de ativos circulantes, que são em dinheiro ou têm previsão de conversão em dinheiro nos próximos 12 meses.
Os ativos fixos também diferem do seu estoque, que é definido para ser consumido em um curto período. O estoque pode ser dividido nas seguintes categorias:
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Matérias-primas
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Bens acabados à venda
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Bens e serviços em andamento
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Suprimentos operacionais, de reparo e manutenção
Como seu estoque inclui todos os produtos acabados, bem como os materiais de que você precisa para criá-los, os ativos fixos são o que você usará para criar, armazenar e remeter os produtos acabados.
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Tipos de ativos fixos
As empresas investem em alguns tipos de ativos fixos. Alguns exemplos são:
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Edifícios e instalações
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Equipamentos e software de computador
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Móveis e acessórios
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Maquinário
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Veículos
Geralmente, há custos adicionais envolvidos na compra de ativos fixos. O Empresas subsidiárias ou empresas de terceiros atuam como aumentos significativos em seus ativos. Por exemplo, os custos capitalizados para comprar ou desenvolver software, bem como a conversão de dados mais antigos, o treinamento e a manutenção, devem ser levados em conta em seus custos gerais.
Compreender a contabilidade de ativos fixos
A contabilidade de ativos fixos é a manutenção de registros precisos dos registros financeiros de sua empresa sobre seus ativos de capital. Isso detalha o ciclo de vida de um ativo em cinco estágios diferentes. Após a compra inicial, o ciclo de vida de cada ativo fixo inclui pelo menos três dos cinco estágios abaixo:
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Aquisição: um novo ativo fixo é lançado nos livros.
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Depreciação: periodicamente, seu ativo diminui de valor, calculado com determinado método.
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Reavaliação: uma avaliação para registrar seu valor de mercado justo atual.
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Redução ao valor recuperável: também conhecida como redução, atua como a redução registrada no valor devido a eventos ou circunstâncias.
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Descarte: venda, sucateamento ou outra forma de alienação de um ativo ao fim de sua vida útil.
As auditorias também são incluídas nas verificações detalhadas dos registros contábeis de sua empresa após o fechamento dos livros no ano fiscal. Sejam elas internas ou externas, é aqui que você pode observar inconsistências ou diferenças entre suas notas e o estado real de seus ativos. Isso também promove a transparência de seus ativos e livros contábeis se você está perdendo mais dinheiro do que o previsto.
Métodos de depreciação
A depreciação é parte integrante de sua contabilidade, mostrando como o valor de seus ativos fixos será depreciado à medida que eles envelhecem. Vários métodos são usados para calcular a depreciação. Os quatro métodos mais comuns são:
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Saldo em declínio duplo: uma depreciação acelerada em que a despesa é maior nos primeiros anos e depois menor, permitindo que você use o equipamento que pode se tornar obsoleto com a idade.
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Linear: uma quantidade igual de depreciação aplicada a cada ano.
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Soma dos dígitos do ano (SYD): esse método permite que você anote mais nos anos anteriores e menos nos anos posteriores mediante o cálculo do número de anos.
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Unidades de produção: uma despesa anual de depreciação variada com base na produção gerada, permitindo que a empresa corresponda à produção real de despesa de depreciação em que incorre.
Existem diferentes métodos para obter os melhores resultados, dependendo do tipo de ativo e de sua vida útil. A escolha do método de depreciação correto não é o único fator que determinará o sucesso que você terá no final do ano fiscal.
Dicas para melhorar sua contabilidade de ativos fixos
Com a compreensão dos fundamentos da contabilidade de ativos fixos, existem alguns itens que você pode implementar em sua estratégia para garantir que maximize os ganhos.
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Estabeleça um limite para a capitalização. Ao comprar um item pela primeira vez e quando seus tomadores de decisão determinam com precisão um valor fixo para capitalização, você garante que seus livros contábeis sejam uniformemente consistentes e ajudem você e sua equipe a perceber imediatamente quaisquer erros contábeis.
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Reavaliar a vida útil do equipamento. Estimar corretamente o período pelo qual você pode usar seus ativos fixos para a finalidade original deles ajuda muito sua empresa em longo prazo. Como seus livros contábeis e depreciação dependem de estimativas de vida útil precisas, é importante reavaliar quando necessário, pois isso pode mudar ao longo do tempo.
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Marcar seus ativos. É essencial rastrear e marcar seus ativos ao longo da vida útil deles, pois muitos fatores diferentes podem afetar o respectivo valor. A marcação ajuda a rastrear seus itens ao longo dos estágios de seus ciclos de vida, bem como prevenir roubo, eliminar extravios e verificar estatísticas financeiras.
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Automatizar insights com software de contabilidade de ativos fixos. A automatização de suas atividades manuais para rastrear os dados com um software de contabilidade de ativos fixos facilitará seus processos. A proteção por senha também ajuda a fornecer acesso apenas àqueles que precisam dele e são treinados.
Para ter a melhor chance de manter a transparência ao longo dos ciclos de vida, atualizando os participantes necessários sobre possíveis problemas de manutenção e observando o estado de seus ativos a qualquer momento, é crucial que sua equipe tenha o software de contabilidade de ativos fixos certo.
Adicionar o software de contabilidade de ativos fixos à sua empresa
À medida que sua empresa continua crescendo, a implementação de um software intuitivo para adicionar transparência ao processo de contabilidade é uma parte importante de suas estratégias futuras. Uma solução em nuvem completa do ERP (planejamento de recursos empresariais) serve como um ponto de guinada para o sucesso de sua empresa.
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