Um guia em 5 etapas para a implementação de ERP
A implementação de ERP (planejamento de recursos empresariais) é um processo complicado que requer planejamento e estratégia cuidadosos.
A integração de sistemas e processos de front-end e back-end em uma plataforma compartilhada pode levar de seis meses a dois anos para ser concluída. Vários fatores, como o porte de sua organização, a complexidade de sua configuração atual, o número de usuários e a transferência de dados de sistemas legados, contribuem para a duração e os custos do processo.
Embora sejam necessárias alterações e adaptações ao longo do caminho, montar um plano de projeto de ERP antes da implantação é uma parte importante da preparação para uma implementação bem-sucedida. Neste guia em cinco etapas, você verá como entender o processo em etapas e obterá dicas para tornar o processo mais eficiente e bem-sucedido.
Etapa um: preparação e planejamento
Monte uma equipe de funcionários de primeira linha e de gerência de todos os departamentos para desenvolver e executar seu plano de projeto de ERP. Uma ampla gama de conhecimentos nessa equipe fornecerá uma perspectiva crucial de como as mudanças no sistema e no processo afetarão as operações diárias.
A primeira etapa para essa nova equipe de projeto é avaliar as práticas comerciais atuais para identificar quais processos podem ser aprimorados ou automatizados pelo novo sistema de ERP. Faça uma triagem desses processos em ordem de prioridade e use a avaliação para ajudá-lo a criar estratégias e determinar as metas e o escopo da implementação.
Dica: estude exemplos de sistemas de ERP de organizações comparáveis para ter uma ideia do que funciona melhor em sua indústria.
Etapa dois: revisão de procedimentos
Providencie para que a equipe do projeto realize uma ampla revisão de recursos e funcionalidade do novo software de ERP. Essa revisão tem dois objetivos:
- Para que a equipe do projeto se familiarize com todos os aspectos da nova solução de ERP e identifique as proficiências e as lacunas de habilidades antes do lançamento mais amplo. Essa experiência guiará o treinamento.
- Para verificar quais processos manuais serão automatizados pelo novo sistema e garantir que as modificações necessárias sejam feitas antes da implementação, a fim de que a automação prossiga sem problemas.
Dica: conduza entrevistas com os principais funcionários de cada departamento para obter insights em primeira mão sobre como os processos atuais funcionam juntos e como podem ser automatizados com mais eficiência.
Etapa três: preparação de dados
Defina quais dados existentes precisarão ser convertidos no novo sistema e analise-os para eliminar informações inúteis ou desatualizadas. Se possível, localize os documentos de origem para verificar a precisão e a integridade dos dados. É importante realizar alguma manutenção nessa etapa, pois a utilidade de um Sistema de ERP é proporcional a seus dados. Se os dados forem obstruídos com informações imprecisas, o valor agregado pelo novo ERP será prejudicado.
Depois que os dados forem verificados e limpos, crie planilhas para coletar e segmentar dados úteis em tabelas lógicas a fim de otimizar a conversão para o novo sistema.
Dica: defina expectativas realistas para o processo com todos, desde a liderança executiva até os funcionários de primeira linha, e mantenha a comunicação aberta sobre como tudo está indo. Isso ajudará a reduzir a ansiedade quanto à mudança de ferramentas e processos e promoverá a adoção do novo software pós-lançamento.
Etapa quatro: testes e treinamento
Providencie para que a equipe do projeto pratique com um banco de dados de teste populado com uma semana inteira de dados reais de transações, para validar a saída do sistema, testar a precisão e garantir que as integrações e interfaces funcionem corretamente. Além de testar o novo sistema, essa experiência prática com o novo software pode ser usada para ajudar a equipe do projeto a criar folhas de referências e documentação do processo para treinamento em toda a empresa.
A metodologia ideal de treinamento varia de acordo com a força de trabalho. Fatores como quanto tempo seus funcionários podem dedicar ao treinamento e onde estão localizados vão orientá-lo para decidir se o treinamento presencial, o e-learning ou uma combinação de ambos funcionará melhor.
Independentemente do método de treinamento escolhido, use estas sugestões para tornar o processo mais eficaz para todos os envolvidos:
- Treine os membros da equipe peritos em tecnologia como superusuários de software de ERP, para que possam ajudar nos problemas de baixo nível dos usuários e liberar o departamento de TI para resolver problemas maiores.
- Ludifique partes do processo de treinamento para aumentar o engajamento e incentivar a competição amigável entre colegas.
- Ofereça incentivos para concluir o treinamento a tempo. Uma combinação de pequenos benefícios, como lanches grátis ou uma hora extra para o almoço, e grandes vantagens, como bônus em dinheiro ou dias extras de folga, pode ser uma maneira eficaz de motivar os funcionários e tornar o processo divertido.
Dica: transforme as folhas de referências e a documentação do processo em procedimentos operacionais padrão que possam ser acessados por toda a organização e atualizados regularmente.
Etapa cinco: distribuição e avaliação
Crie uma checklist de ativação para os dias e as semanas após a implementação, a fim de garantir que os seguintes itens necessários estejam prontos:
- Testes do sistema após a ativação
- Agenda e orçamento para horas extras da equipe ou da equipe temporária
- Protocolos de comunicação para tempo de inatividade do sistema
- Verificações de confiabilidade e velocidade da rede
- Processos de backup de dados
No dia da distribuição, planeje muitas perguntas e esteja preparado para algumas dificuldades. Verifique se a equipe de projeto está preparada para liderar seus departamentos ao longo do processo e se a equipe de TI está pronta para fazer alterações e ajustes conforme necessário. A implementação do ERP é muito trabalhosa, mas os benefícios para a produtividade e a rentabilidade valem a pena.
Após a distribuição, avalie o resultado da solução de ERP em relação às metas e aos objetivos definidos pela equipe do projeto durante o estágio de planejamento. Seu novo sistema está cumprindo essas metas? Está automatizando com êxito os processos manuais da maneira necessária? Caso contrário, são necessárias alterações e refinamentos adicionais.
Dica: execute auditorias periódicas para comparar a saída da solução ERP com os parâmetros de comparação a fim de determinar se a solução está agregando valor.
Economize tempo, dinheiro e frustração contratando um provedor de soluções
A integração de um provedor de soluções no início da implementação do ERP pode aumentar suas chances de sucesso e ajudar a evitar armadilhas e erros comuns. Os provedores de soluções gerenciam a compra, a implantação e a configuração inicial das soluções de ERP, e muitos deles são especializados em produtos específicos. Por exemplo, os parceiros certificados da Microsoft são especializados em produtos da Microsoft e têm habilidades certificadas na implantação de soluções da Microsoft. Isso significa que eles trazem competência e experiência comprovadas para as implementações.
Se o seu orçamento permite isso, uma implantação mais rápida e fácil geralmente vale a despesa adicional de contratar um especialista para orientar o processo.
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