Um guia para sistemas de gerenciamento de ordens

Os benefícios de um OMS

Não importa o porte de sua empresa, a implementação de um sistema de gerenciamento de ordens pode melhorar suas operações comerciais em todos os níveis. Estes são apenas alguns dos vários benefícios da adição de um OMS à sua empresa.

• Automação. Um sistema de gerenciamento de ordens depende da automação, desde a operação de vitrines até a entrega de produtos. Isso permite que você economize no trabalho manual, ajudando a reduzir os custos de mão de obra. À medida que as janelas de processamento diminuem, um OMS escolhe o depósito ou o local de processamento, determina a ordem de processamento e envia uma solicitação de processamento ao depósito para que a equipe possa se preparar para a ordem.
  
  Como você pode reduzir o tempo de processamento, poderá usar o realocar recursos para se concentrar em partes mais complexas dos negócios que ajudam no crescimento e na satisfação dos clientes. Também aumentará a segurança dos dados, um componente significativo no mundo cada vez mais digital de hoje.
• Menos erros humanos. Como uma das principais fontes de erros de processamento para depósitos, os erros humanos podem causar problemas significativos. Não importa o tamanho do erro. Com a implementação de um sistema de gerenciamento de ordens preciso, as tarefas são tratadas automaticamente. Um OMS pode realizar controle de estoque multicanal e otimização de depósito enviando alertas sobre tudo, desde níveis de estoque até possíveis necessidades de liquidação. Isso ajuda a evitar atrasos na remessa, taxas de mercado e clientes insatisfeitos.
• Relatórios em tempo real. O processamento de ordens leva tempo. Ao atualizar seu sistema, novas informações chegam constantemente. E ao adicionar manualmente esses itens, nem sempre você dispõe das informações mais atualizadas. Um OMS pode fornecer dados em tempo real de ordens, estoque e informações de clientes. Esse tipo de dado é um ótimo complemento à análise do site, garantindo que suas estratégias de marketing sejam bem-sucedidas na obtenção de clientes em longo prazo.
• Evita faltas de estoque por meio da previsão de estoque. Se sua empresa não tiver acesso a software de previsão e níveis de estoque, você não poderá rastrear quando estocar seu depósito. Isso gera dois grandes problemas: excesso e falta de estoque. Isso significa que há grandes quantidades de estoque não vendido em um depósito, ou estoque insuficiente para atender às demandas. A adição de um OMS resolve ambos os problemas.
  
  Você pode prever melhor as temporadas de alta de vendas e de maiores vendas, produtos populares e tendências de compra. Poderá identificar com precisão o espaço em depósito necessário para seus produtos, sempre com a quantidade certa de estoque a qualquer momento.
• Uma única fonte de verdade. O painel do OMS terá todas as informações necessárias para rastrear seus negócios e vendas. Combinando informações sobre estatísticas, estoque e clientes, você poderá criar novas estratégias com eficiência.
• Facilidade de escala e oportunidades multicanal. À medida que sua empresa continua a crescer, é crucial ter um sistema de gerenciamento de ordens que possa crescer com ela. Ao se tornar uma operação multicanal, você precisará rastrear as ordens à medida que o processamento se tornar complicado: o tráfego de clientes flui por vários canais. Você precisará seguir as ordens por meio de uma variedade de mercados e sites. Um OMS pode centralizar as ordens, rastrear os dados, atualizar o estoque e o roteamento de ordens.

Processo passo a passo do OMS

A maioria dos sistemas de gerenciamento de ordens segue um processo em seis etapas para processar e atender às ordens dos clientes com precisão e rapidez. Esse processo visa garantir que você atenda a todas as necessidades de seus clientes, oferecendo a eles uma experiência de usuário universal, mas pessoal. As seis etapas são:

1. Descoberta
   A primeira etapa do processo de gerenciamento de ordens vem do cliente. Por meio de sua loja online, em um site de terceiros ou por telefone, o cliente colocará seu produto em um carrinho online e ajustará imediatamente seu estoque atual. O sistema também pode alertá-lo se o item está simplesmente no carrinho ou se o cliente o abandonou.
2. Realização de ordens
   Depois que o cliente decide comprar o produto, o OMS se comunica com sua equipe contábil ou financeira para verificar as informações de pagamento com cartão de crédito e processar a ordem. Assim que a ordem for aprovada, será encaminhada para processamento.
   
   Os vendedores atacadistas ou entre empresas podem escolher um modelo de fatura, optando por receber primeiro uma cotação para compras em massa. Em seguida, recebem uma fatura para ser paga em um prazo específico.
3. Processamento de ordens
   Assim que a ordem chegar ao depósito, seu OMS escolherá a opção mais próxima ou mais acessível nas proximidades do destino da ordem, calculará os custos de remessa e as transportadoras mais rápidas. Um OMS pode ajudar a imprimir etiquetas de remessa, guias de remessa e recibos.
4. Gerenciamento de depósito
   Ter uma SKU e um código de barras para cada item será crucial nessa etapa. Se um produto tiver ambos, isso aumentará a precisão do processamento e tornará mais fácil para o depósito verificar seu produto e adicioná-lo à ordem. Há quatro métodos para separar itens do depósito:
   
   Ordem única. Os itens de uma ordem única são separados e entregues à estação de remessa.
   
   Separação de lotes. Um seletor recebe um certo número de ordens em uma única rodada para levar de volta à estação de embalagem.
   
   Separação de zona. Cada seletor tem uma zona de depósito designada, e os itens nessas zonas são adicionados a uma ordem à medida que passam por cada uma delas.
   
   Separação de ciclos. Todas as zonas são separadas simultaneamente e levadas para um único ponto de consolidação.
   
   Se um item estiver fora de estoque, seu OMS poderá se comunicar com seus fornecedores para enviar um suprimento reabastecido ao depósito com antecedência. A criação de um ponto de reabastecimento mantém seu estoque abastecido de forma consistente. Ele fará automaticamente uma nova ordem de compra quando atingir o limite baixo, além de alertar os gerentes de depósito sobre o possível atraso no processamento.
   
   A ordem também é enviada ao departamento contábil ou alerta seu software contábil sobre a nova compra. Uma solução sólida gerenciamento financeiro facilita a auditoria mensal e de fim de ano, além de impostos e muito mais.
   
   
5. Remessa
   Depois que a ordem for selecionada entre os produtos em seu depósito, sua equipe de embalagem recuperará os itens do depósito e os digitalizará para fins de estoque. Em seguida, eles separarão, embalarão e enviarão seu produto de acordo com os detalhes fornecidos pelo OMS. Três itens a serem considerados em seus esforços de embalagem são:
   
   Precisão da ordem. Verifique se cada item está na ordem correta.
   
   Tamanho da caixa. Planeje incorporar as dimensões aos preços. A existência de três a cinco tamanhos de caixa padrão ajuda a manter os custos baixos sem complicar o processo.
   
   A embalagem correta. É possível que alguns materiais de embalagem tenham proteção melhor para seu produto, mas custem mais. Escolha o tipo correto que seja econômico e garanta um percurso seguro.
   
   Rastreamento. Seu OMS também pode enviar ao cliente uma notificação de que seu produto foi remetido e os horários estimados de chegada. Você e o cliente podem rastrear o produto desde a remessa inicial em seu depósito até o destino.
6. Acompanhamento pós-venda
   
   Após a saída do produto de seu depósito e a hora designada após a chegada da remessa, o OMS deverá enviar automaticamente um email ao cliente solicitando que ele avalie o produto e verifique se tudo o que está na ordem foi recebido. Esse acompanhamento também deve incluir instruções detalhadas sobre como entrar em contato com o serviço de atendimento ao consumidor.
   
   Se você tiver um cliente insatisfeito, a política e as instruções eficientes de devolução e reembolso deverão ser fáceis de encontrar e seguir. Um OMS pode processar rapidamente uma solicitação de reembolso e se comunicar com a equipe contábil para processá-lo. Seu OMS também pode se conectar a seu provedor de devoluções para garantir que todos os dados estejam precisos e atualizados.

Também há casos em que seu OMS pode sinalizar ordens especiais, sejam elas substituições de devolução, presentes de agradecimento ou ordens VIP. Quando essas ordens são processadas pelo sistema, seu OMS pode marcá-las com um código exclusivo, permitindo que sua equipe de retenção de clientes rastreie pessoalmente a precisão.

Desafios dos sistemas de gerenciamento de ordens

Se sua empresa não for grande o suficiente ou não tiver ordens suficientes para dar suporte à implementação de um OMS, a adição desse tipo de plataforma poderá ser muito demorada ou cara. Antes de adicionar esse sistema a seu processo, pode ser benéfico para sua equipe e sua empresa aprender sobre os possíveis obstáculos à frente. Alguns desafios que podem ocorrer no processo de gerenciamento de ordens são:

• Complicações na implementação. Adicionar um novo sistema a seu processo, além das soluções herdadas que você já implementou, pode parecer complicado e desgastante.
• Preço Variando de centenas a milhares de dólares, há muitos sistemas de gerenciamento de ordens para escolher, e o mais caro nem sempre significa o melhor. Se sua empresa não puder pagar por um sistema de ERP abrangente, concentre-se em adicionar um sistema de operações mais robusto.
• Fazer a escolha certa. Há tantos sistemas de gerenciamento de ordens disponíveis que pode ser um desafio decidir qual deles funcionará para todas as suas necessidades. Analisando sua lista de verificação e colocando os itens essenciais em uma hierarquia com os itens interessantes, você poderá determinar qual OMS é mais adequado para sua empresa.

A decisão sobre um OMS adequado para sua empresa leva tempo e requer a adesão de muitos de seus colegas de equipe. Para garantir que escolha um OMS adequado a todos, você precisará fazer perguntas para descobrir o que funciona melhor para sua equipe.