Como alocar recursos
À medida que sua empresa se expande, você precisará descobrir como entregar projetos de forma eficiente e econômica, dentro do prazo e do orçamento ou, se tiver sorte, abaixo do orçamento. Para projetos ou operações diárias, a alocação dos recursos certos é crucial para garantir o sucesso de longo prazo de sua organização e sua equipe.
A definição de alocação de recursos é o processo de atribuição e agendamento de ativos que efetivamente dão suporte aos objetivos de sua equipe, escolhendo os melhores recursos disponíveis para seus projetos. Você pode gerenciar e maximizar os recursos ao longo do trabalho para evitar a subutilização ou superutilização dos funcionários.
Também conhecidos como gerenciamento de recursos, os recursos são um investimento significativo e devem ser utilizados adequadamente para rentabilidade e sustentabilidade. Com a alocação de recursos, garanta que você e suas equipes tenham tudo de que precisam, quando for necessário.
Seis etapas para alocação de recursos
Há seis etapas que você terá que concluir para executar a alocação de recursos bem-sucedida.
1. Criar uma linha do tempo do projeto
As habilidades de gerenciamento de projetos permitem dividir o projeto em fases e criar tarefas individuais em cada uma dessas fases. Em seguida, você poderá gerenciar as fases, não o projeto como um todo, e estimar a duração de cada fase identificando as principais tarefas necessárias com marcos. Feito isso, você mapeará tarefas, fases e marcos para criar uma linha do tempo do projeto.
2. Identifique recursos e orçamentos significativos
A alocação de recursos é fundamental nesse processo, pois cada tarefa receberá os recursos necessários, que são gerenciados na tarefa. Depois de concluir a linha do tempo, você precisará identificar os recursos necessários para concluir cada tarefa.Cada projeto terá seu próprio conjunto de recursos necessários, que pode variar dependendo do projeto. Os tipos de recursos são:
-
Pessoas: todos os colegas de trabalho que contribuem para o projeto.
-
Equipamento: qualquer tipo de ferramenta ou software necessário para produzir recursos, desde a concepção até a entrega do projeto. Também leve em conta que equipamentos especiais exigem um investimento significativo de tempo e dinheiro.
-
Materiais: itens de consumo necessários, desde suprimentos de escritório até combustível para seus veículos.
-
Instalações: edifícios e espaços de trabalho onde sua equipe trabalhará.
-
Orçamento: o dinheiro necessário para comprar qualquer um dos recursos acima.
Ao gerenciar o projeto e o orçamento subsequente, você rastreará as despesas no contabilidade de projetos para se manter atualizado e não gastar mais do que o valor alocado por tarefa.
3. Nomear recursos disponíveis
Agora, você precisa encontrar e solicitar os recursos para cumprir os prazos. Isso inclui tudo, desde obter equipamentos e suprimentos até encontrar membros da equipe que estejam disponíveis para o trabalho. Embora os recursos possam trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo, você precisa estar ciente da capacidade deles.
4. Atribuir e alocar recursos
Depois de encontrar os recursos, você precisará adicioná-los ao projeto. Prepare-se para imprevistos que possam atrasar a conclusão do projeto: desde problemas de software até mudanças de participantes e de prioridade organizacional. Estes são alguns desafios comuns que a equipe pode enfrentar ao tentar entregar um projeto no prazo:-
Disponibilidade de recursos
-
Alterações no escopo do projeto
-
Diferenças na localização e nos fusos horários
-
Atrasos de processos e tarefas
Embora alguns desses desafios tenham impacto maior do que outros, todos podem atrasar a entrega de um projeto. Felizmente, para muitos deles, você poderá identificar e criar planos de contingência e técnicas correspondentes para aplicar com antecedência.
5. Rastrear a agenda do projeto
Pode parecer simples, mas qualquer alteração pode afetar toda a linha do tempo do projeto a partir desse ponto; portanto, organize seu tempo de maneira apropriada. Fique atento ao seguinte:-
Membros da equipe sobrecarregados e superutilizados.
-
Férias não planejadas ou licença médica.
-
Tarefas atrasadas que causarão atrasos significativos nas tarefas dependentes.
-
Alterações nas metas e nos objetivos comerciais.
Algumas ferramentas, como o software de PSA (automação de serviços profissionais), oferecem oportunidades para automatizar tarefas administrativas demoradas, como controle de tempo, gerenciamento de projetos, cobrança e muito mais.
6. Escolher uma técnica para lidar com os obstáculos
Você raramente lidará com todas as tarefas conforme o planejado e terminará o projeto nas datas exatas. Dependendo da data de entrega do projeto, pode haver alguma flexibilidade para concluir determinadas tarefas. Há duas técnicas que você pode usar se está atrasado: ajuste de recursos e alinhamento de recursos.
O ajuste de recursos funciona bem quando há recursos limitados ou compartilhados, mas você tem a opção de estender a linha do tempo. O alinhamento de recursos é melhor para otimizar os recursos disponíveis, quando você tem um prazo que não pode ser estendido.
A escolha da técnica que funciona melhor dependerá da flexibilidade de sua linha do tempo. Seja qual for a técnica escolhida, garanta que sua ferramenta de gerenciamento é tão flexível quanto você.
Otimizar recursos com o Dynamics 365 Project Operations
Ao planejar a linha do tempo do projeto e os membros para determinadas tarefas, você terá certeza de que sua equipe está centrada no projeto, orientada pelo prazo e voltada para o sucesso, sem a possibilidade de exceder o orçamento.
O Dynamics 365 Project Operations oferece as ferramentas para otimizar projetos e tarefas com eficiência e impulsionar a colaboração lucrativa em uma única solução. Gerencie o trabalho administrativo demorado de sua equipe para que ela possa se concentrar no trabalho criativo.