Muitas empresas acabam excedendo o orçamento de projetos devido à falta de comunicação entre as principais equipes e a liderança, resultando em projetos atrasados e incompletos. Para garantir que o projeto permaneça no rumo certo e dentro do orçamento durante o ciclo de vida, você precisará rastrear tudo o que foi comprado e pago ao longo dele. Ao promover a contabilidade de projetos, sua equipe contabilizará o tempo com precisão, detalhará os esforços de gerenciamento de projeto e garantirá que todas as metas de negócios de curto e longo prazo sejam atendidas.
Compreender a contabilidade de projetos
O que é contabilidade de projetos?
A contabilidade de projetos é uma prática de gerenciamento fiscal que rastreia os benefícios e os custos associados a um projeto. Também conhecida como contabilidade de custos de projetos, esse tipo de escrituração permite que as empresas avaliem os impactos financeiros futuros de um projeto e planejem projetos para atender aos parâmetros de sua obrigação.
A lucratividade de uma empresa depende da contabilidade precisa dos projetos. À medida que a empresa cresce, a contabilidade de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para o gerenciamento eficaz de projetos, oferecendo uma visão detalhada do progresso dos projetos.
Os benefícios da contabilidade de custos de projetos
Por menor que seja o seu orçamento, adicionar a contabilidade de projetos ao processo gera enorme impacto nas finanças, interna e externamente. A implementação da contabilidade de projetos em seu fluxo de trabalho beneficia a empresa e agiliza os esforços de gerenciamento de projetos.
Alguns benefícios incluem:
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Atualizações em tempo real sobre o processo e a rentabilidade do projeto
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Melhor gerenciamento financeiro geral da empresa
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Visibilidade do orçamento do projeto
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Gerenciamento de recursos aprimorado
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Insights valiosos para projetos futuros
Esse tipo de contabilidade ajuda você e sua equipe a lidar com o gerenciamento de riscos e o como alocar recursos com eficiência para garantir a precisão do gerenciamento de projetos em geral.
Processo de contabilidade de projetos
Ao iniciar um projeto, é melhor adicionar a contabilidade ao processo o mais rápido possível para garantir que você atinja todas as metas do projeto em tempo hábil, sem exceder o orçamento. A contabilidade de projetos pode ser dividida em dois tipos diferentes de projeto: interno e externo. Os projetos internos se concentram nas despesas usadas para você e suas equipes internas. Os externos consistem em finanças referentes a circunstâncias como eventos ou serviços realizados para o cliente.
Depois que você decidir como classificar o projeto, os contadores de sua organização organizarão e dividirão o processo em seis áreas:
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Início. Decida quem é responsável por cada tarefa e como quando e como alocar esses recursos e o dinheiro para cada um deles.
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Orçamento. Confirme se o seu orçamento está dividido em categorias ou grupos. Uma ferramenta como o software de PSA (automação de serviços profissionais) pode oferecer oportunidades para automatizar tarefas administrativas árduas e definir o orçamento inicial.
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Administração. Processe e registre transações ao rastrear compromissos financeiros, cobrança e faturamento e gerar relatórios de rentabilidade do projeto.
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Execução. Nesse estágio do processo, os gerentes de projeto atribuem custos, receitas possíveis e medidas para o sucesso financeiro do projeto. Você precisará desses KPIs (indicadores chave de desempenho) para observar onde progrediu e fazer os ajustes adequados.
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Manutenção. Examine e gerencie os dados coletados ao longo do processo para garantir a realização de projetos e tarefas e, ao mesmo tempo, remediar possíveis inconsistências financeiras.
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Análise. Avalie os dados contábeis recebidos regularmente para tomar decisões precisas para a sua empresa e dinamizar quando necessário.
Ao examinar o processo, você pode decidir escolher uma metodologia específica e descobrir que ela não se encaixa no escopo do projeto. Também pode haver uma sobreposição na forma como você lida com as metodologias financeiras por meio da contabilidade de projetos ou da contabilidade financeira.
Contabilidade de projetos versus contabilidade financeira
Apesar de parecerem intercambiáveis, esses dois tipos de contabilidade têm finalidades completamente distintas. As diferenças entre a contabilidade de projetos e a contabilidade financeira são:
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Metodologia: a contabilidade financeira oferece duas metodologias gerais: contabilização de custos e regime de competência. Na contabilidade de projetos, o método escolhido não importa, pois ele não afeta o processo.
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Período: a contabilidade financeira padrão segue as transações mensais, enquanto a contabilidade de projetos exibe todas as transações realizadas do início ao fim do ciclo de vida de um projeto, não importa quanto tempo seja.
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Custo: a contabilidade financeira divide os custos em categorias amplas e abrangentes, como contas a receber. Na contabilidade de projetos, você pode dividir as despesas em partes específicas, atribuindo um custo a determinadas tarefas do projeto.
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Considerações: na contabilidade financeira geral, todas as despesas de negócios são contabilizadas; na contabilidade de projetos, apenas os custos associados às entregas do projeto são importantes.
A contabilidade de projetos se concentra mais nas transações relacionadas a determinado projeto, enquanto a contabilidade financeira tem uma visão geral de todas as finanças da empresa. Agora que você determinou as diferenças, precisa saber quando deve usar a contabilidade de projetos.
Quando você precisa da contabilidade de projetos?
A contabilidade de projetos pode ser usada por vários motivos. Há diversos casos em que você deve refletir sobre orçar seu projeto, entre eles:
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Criação de novo produto ou serviço
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Projetos regulares únicos
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Projetos que estão fora de seu escopo
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Determinar como o dinheiro é alocado e gasto entre projetos
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Análise comparativa de projetos
Quando estiver pronto para simplificar sua experiência contábil e garantir a responsabilidade por todos os pagamentos do projeto, será possível adicionar uma nova ferramenta de operações ao processo.
Orçar e organizar despesas com o Dynamics 365 Project Operations
Ao criar sua equipe e organizar projetos atuais e futuros, você precisará de um software tão flexível e concentrado quanto a sua equipe. Ao manter o controle das entregas e despesas por tarefa, você poderá calcular a receita com rapidez e facilidade e garantir que cada centavo do projeto seja contabilizado e analisado.
Com o Dynamics 365 Project Operations, a equipe pode utilizar os custos do projeto e agilizar as operações. Uma visão consolidada de todos os dados financeiros e de vendas ajuda você a se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e reorientar as metas da organização sempre que necessário.