O que é a contabilidade de ativos fixos?
À medida que o seu negócio continua a crescer, terá de controlar o crescimento do inventário, vendas, serviços e processo de produção. Não basta simplesmente utilizar folhas de cálculo manuais para as necessidades da sua equipa e contabilísticas. Pode ter de atualizar o seu método controlo do inventário, que inclui a compra de um novo software para o qual a sua equipa receber formação e adaptar-se. É nisto que a contabilidade de ativos fixos pode ajudar.
O que é um ativo fixo?
Para entender o seu processo contabilístico, tem primeiro de compreender o que é um ativo fixo e como este difere de outros itens no seu armazém. Um ativo fixo, também conhecido como ativo de capital, é uma peça tangível de propriedade, fábrica ou equipamento (PP&E, property, plant, or equipment) que possui ou gere com expectativas de que ajudará continuamente a gerar rendimento. Um ativo é fixo quando é um item que a sua empresa não irá consumir, vender ou converter em dinheiro no ano civil seguinte. Os ativos fixos são diferentes dos ativos correntes, que estão em numerário ou que devem ser convertidos em numerário nos próximos 12 meses.
Os ativos fixos também diferem do seu inventário, uma vez que o inventário deverá ser consumido num curto espaço de tempo. O inventário pode ser dividido nas seguintes categorias:
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Matérias-primas
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Produtos acabados para venda
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Bens e serviços em curso
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Materiais operacionais, de reparação e manutenção
Como o seu inventário inclui todos os seus produtos acabados, bem como os materiais de que precisa para os fazer, os ativos fixos são o que vai utilizar para criar, alojar e enviar esses produtos acabados.
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Tipos de ativos fixos
As empresas investem em alguns tipos de ativos fixos. Alguns exemplos são:
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Edifícios e instalações
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Equipamento informático e software
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Mobiliário e acessórios
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Máquinas
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Veículos
Os custos adicionais são geralmente envolvidos na compra de ativos fixos. O Empresas subsidiárias ou empresas terceiras, servem como aumentos significativos de entre os seus ativos. Por exemplo, os custos capitalizados para comprar ou desenvolver software, bem como a conversão de dados mais antigos, formação e manutenção devem ser contabilizados nos seus custos globais.
Compreender a contabilidade de ativos fixos
A contabilidade de ativos fixos é a manutenção precisa de registos financeiros da sua empresa sobre os seus ativos de capital. Isto detalha o ciclo de vida de um ativo em cinco fases diferentes. Após a compra inicial, o ciclo de vida de cada ativo fixo inclui pelo menos três das cinco fases abaixo:
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Aquisição: Um novo ativo fixo entra para os livros.
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Amortização: O seu ativo diminui periodicamente o seu valor, calculado num determinado método.
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Reavaliação: Uma avaliação para registar o justo valor de mercado atual.
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Imparidade: Também conhecida como desvalorização, serve como a redução do valor registada devido a eventos ou circunstâncias.
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Eliminação: Venda, desmantelamento ou outra forma de alienação de um ativo no final da sua vida útil.
As auditorias também estão incluídas nas verificações detalhadas dos registos contabilísticos da sua empresa após o fecho dos livros do exercício. Independentemente de serem internas ou externas, é através delas que poderá identificar inconsistências ou diferenças entre as suas notas e o estado real dos seus ativos. As auditorias também promovem a transparência dos seus ativos e livros de contabilidade se estiver a perder mais dinheiro do que o previsto.
Métodos de depreciação
A depreciação é parte integrante da sua contabilidade, que mostra como os seus ativos fixos se irão desvalorizar em valor à medida que envelhecem. Existem vários métodos utilizados para calcular a depreciação. Os quatro métodos mais comuns são:
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Saldo decrescente duplo: Uma depreciação acelerada em que a despesa é maior nos primeiros anos e depois menor, permitindo-lhe utilizar o equipamento que pode tornar-se obsoleto com a idade.
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Linha reta: Um montante igual de depreciação aplicado todos os anos.
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Dígitos de soma dos anos (SYD, sum-of-the-years' digits): Este método permite-lhe amortizar mais nos primeiros anos e menos nos últimos anos através do cálculo do número de anos.
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Unidades de produção: Uma despesa de depreciação variável anual com base na produção produzida, permitindo que a empresa corresponda à produção efetiva das despesas de depreciação em que incorre.
Existem diferentes métodos para obter os melhores resultados dependendo do tipo de ativo e da sua vida útil. Escolher o método de depreciação certo não é a única coisa que determinará o sucesso que terá no final do ano fiscal.
Sugestões para melhorar a sua contabilidade de ativos fixos
Ao compreender as noções básicas da contabilidade de ativos fixos, pode implementar algumas coisas na sua estratégia para garantir que está a maximizar os seus ganhos.
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Estabeleça um limiar de capitalização. Quando adquire pela primeira vez um item e os seus decisores determinarem com exatidão um montante fixo para a capitalização, certifique-se de que os seus livros de contabilidade são uniformemente consistentes e o ajudam, e à sua equipa, a identificar imediatamente quaisquer erros contabilísticos.
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Reavalie a vida do equipamento. Ao estimar corretamente o período de tempo em que pode utilizar os seus ativos fixos para o seu propósito original ajuda a sua empresa a longo prazo. Uma vez que os seus livros de contabilidade e depreciação dependem de estimativas de vida precisas, é importante reavaliar sempre que necessário, pois isto pode mudar com o tempo.
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Etiquete os seus bens. É essencial controlar e etiquetar os seus ativos ao longo da respetiva vida, pois muitos fatores diferentes podem afetar o seu valor. A etiquetagem ajuda a controlar os seus itens ao longo das fases dos seus ciclos de vida, bem como a prevenir roubos, eliminar o extravio e verificar estatísticas financeiras.
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Automatize informações com software de contabilidade de ativos fixos. Ao automatizar as suas atividades manuais para ajudar a controlar os seus dados com software de contabilidade de ativos fixos, irá tornar os seus processos mais fáceis. A proteção de palavras-passe também ajuda a fornecer acesso apenas a quem precisa e é treinado para tal.
Para ter uma melhor hipótese de manter a transparência ao longo dos ciclos de vida, atualizar as partes interessadas necessárias sobre os potenciais problemas de manutenção, e identificar o estado dos seus ativos em qualquer momento, é crucial que a sua equipa tenha o software de contabilidade de ativos fixos adequado a funcionar.
Adicionar software de contabilidade de ativos fixos à sua empresa
À medida que a sua empresa continua a crescer, implementar software intuitivo para adicionar transparência ao seu processo contabilístico é uma parte importante das suas estratégias futuras. Uma solução completa do planeamento de recursos empresariais (ERP) na cloud serve como um ponto de viragem no sucesso da sua empresa.
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