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Mulher a apontar para os dados

Um guia em 5 passos para a implementação do planeamento de recursos empresariais

A implementação do planeamento de recursos empresariais (ERP) é um processo complicado que requer um planeamento e estratégia cuidadosos. A integração de sistemas e processos de front-end e back-end numa plataforma partilhada pode demorar entre seis meses e dois anos. Vários fatores, como o tamanho da organização, a complexidade da sua configuração atual, o número de utilizadores e a transferência de dados de sistemas legados, contribuem para a duração e as despesas do processo.

Embora sejam necessárias mudanças e adaptações ao longo do caminho, a elaboração de um plano de projeto ERP antes da sua implementação é uma componente importante da preparação para uma implementação bem sucedida. Com este guia, irá compreender o processo passo a passo e obter sugestões para tornar o processo mais fácil e bem-sucedido.

Primeiro passo: preparação e planeamento

Reúna uma equipa de colaboradores de primeira linha e de gestão de todos os departamentos para desenvolver e executar o plano de projeto ERP. Uma vasta gama de conhecimentos nesta equipa irá dar-lhe uma perspetiva crucial sobre como as mudanças no sistema e nos processos irão afetar as operações diárias.

O primeiro passo desta nova equipa de projeto consiste em avaliar as práticas comerciais atuais para identificar os processos que podem ser melhorados ou automatizados pelo novo sistema ERP. Faça uma triagem destes processos por ordem de prioridade e utilize esta avaliação para ajudá-lo a definir a estratégia e determinar os objetivos e o âmbito da implementação.

Sugestão: estude exemplos de sistemas ERP de organizações comparáveis para ter uma ideia do que funciona melhor no seu setor.

Segundo passo: revisão dos procedimentos

Peça à equipa do projeto para realizar uma extensa revisão das funcionalidades e capacidades do seu novo software ERP. O objetivo desta revisão é duplo:

  • Para que a equipa do projeto se familiarize com todos os aspetos da nova solução ERP e identifique proficiências e lacunas de competências antes da implementação mais ampla. Esta experiência orientará a formação.
  • Verificar que processos manuais serão automatizados pelo novo sistema e assegurar que as modificações necessárias sejam feitas antes do lançamento, para que a automatização avance sem problemas.

Sugestão: realize entrevistas aos principais colaboradores de cada departamento para obter insights em primeira mão sobre como os processos atuais funcionam em conjunto e como esses processos podem ser automatizados da forma mais eficaz.

Terceiro passo: preparação dos dados

Defina quais os dados existentes que precisarão de ser convertidos para o novo sistema e, em seguida, analise-os para eliminar informações inúteis ou desatualizadas. Se possível, localize os documentos de origem para verificar a exatidão e integridade dos dados. Uma pequena limpeza nesta fase pode ser vantajosa, porque um sistema ERP é tão útil quanto os seus dados. Se os dados estiverem obstruídos com informações inexatas, o valor fornecido pelo seu novo ERP será negativamente afetado.

Depois de os dados serem verificados e limpos, crie folhas de cálculo para recolher e segmentar dados úteis em tabelas lógicas para otimizar a conversão para o novo sistema.

Sugestão: defina expetativas realistas para o processo com todos, desde a liderança executiva até aos colaboradores de primeira linha, e mantenha a comunicação aberta sobre como está a correr. Isso ajudará a atenuar as ansiedades sobre a mudança de ferramentas e processos, e promoverá a adoção do novo software após o lançamento.

Quarto passo: testes e formação

Garanta que a equipa do projeto pratica com uma base de dados de teste povoada com uma semana completa de dados de transações reais para validar a saída do sistema, testar a precisão e assegurar que as integrações e interfaces funcionam corretamente. Além de testar o novo sistema, esta experiência prática com o novo software pode ser utilizada para ajudar a equipa do projeto a criar folhas de consulta e documentação de processos para formação de toda a empresa.

A metodologia de formação ideal varia de acordo com a força de trabalho. Fatores como o tempo que os colaboradores podem dedicar à formação e a sua localização irão indicar-lhe se a melhor opção será uma formação presencial, e-learning ou uma combinação de ambas.

Independentemente do método de formação escolhido, utilize estas sugestões para tornar o processo mais eficaz para todos os envolvidos:

  • Forme membros da equipa de especialistas tecnológicos como superutilizadores de software ERP, para que possam ajudar em problemas de utilizadores de nível baixo e liberar o departamento de TI para resolver problemas maiores.
  • Ludifique partes do processo de formação para aumentar o envolvimento e incentivar a competição amigável entre os colegas.
  • Ofereça incentivos para terminar a formação a tempo. Uma combinação de pequenas regalias, como comida grátis ou uma hora extra para o almoço, e grandes regalias, como bónus em dinheiro ou dias extra de folga, pode ser uma forma eficaz de motivar os colaboradores e tornar o processo divertido.

Sugestão: transforme folhas de consulta e documentação de processos em procedimentos operacionais padrão que possam ser acedidos por toda a organização e atualizados regularmente.

Passo cinco: implementação e avaliação

Faça uma lista de verificação para os dias e semanas a seguir à implementação para garantir que as seguintes necessidades estão prontas para serem satisfeitas:

  • Testes do sistema após o lançamento.
  • Agendamento e orçamento para horas extraordinárias dos colaboradores ou colaboradores temporários.
  • Protocolos de comunicação para tempo de inatividade do sistema.
  • Verificações de velocidade e fiabilidade da rede.
  • Processos de cópia de segurança de dados.

No dia da implementação, planeie uma série de perguntas e esteja preparado para alguns contratempos. Certifique-se de que a equipa de projeto está preparada para orientar os departamentos durante o processo e que a equipa de TI está pronta para efetuar alterações e ajustes se necessário. A implementação do ERP exige muito trabalho, mas as vantagens para a produtividade e rentabilidade valem bem a pena.

Após a implementação, avalie os resultados da sua solução ERP em relação às metas e objetivos que a sua equipa de projeto estabeleceu durante a fase de planeamento. O seu novo sistema está a alcançar esses objetivos? Está a automatizar com sucesso os processos manuais da forma que deveria? Caso contrário, são necessárias alterações e melhorias adicionais.

Sugestão: realize auditorias periódicas para comparar o resultado da solução ERP com benchmarks e determinar se a solução traz valor acrescentado.

Poupe tempo, dinheiro e frustração ao contratar um fornecedor de soluções

A integração de um fornecedor de soluções no início da implementação do ERP pode aumentar as suas hipóteses de sucesso e ajudá-lo a evitar armadilhas e erros comuns. Os fornecedores de soluções gerem a compra, implementação e configuração inicial das soluções ERP, e muitos deles são especializados em produtos específicos. Por exemplo, os parceiros certificados pela Microsoft são especializados em produtos Microsoft e possuem competências certificadas na implementação de soluções Microsoft. Isto significa que eles conferem competências e experiência comprovadas às implementações.

Se o seu orçamento lhe permitir, para efetuar uma implementação mais rápida e fácil, muitas vezes, vale a pena a despesa adicional de contratar um especialista para orientar o processo.

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