Um guia dos sistemas de gestão de encomendas

As vantagens de um OMS

Independentemente da dimensão da sua empresa, implementar um sistema de gestão de encomendas pode melhorar as suas operações comerciais em toda a empresa. Aqui estão apenas alguns das várias ventagens para adicionar um OMS ao seu negócio.

• Automatização. Um sistema de gestão de encomendas depende da automatização, desde o funcionamento da sua montra até à entrega do seu produto. Isto permite-lhe poupar em mão de obra manual, ajudando a reduzir os custos de mão de obra. À medida que as janelas de cumprimento ficam mais curtas, um OMS escolhe o armazém ou a localização de cumprimento, dita a ordem de cumprimento e envia um pedido de cumprimento ao armazém para que o pessoal possa preparar-se para a encomenda.
  
  Visto que pode encurtar o tempo de cumprimento, conseguirá realocar recursos utilizados para se concentrar em partes mais complexas do seu negócio que ajudam no crescimento e na satisfação do cliente. Também aumentará a segurança dos dados, um componente significativo no mundo cada vez mais digitalizado.
• Menos erro humano. Como uma das principais fontes de erros de cumprimento para armazéns, os erros humanos podem causar problemas significativos. O tamanho do erro não é importante. Ao implementar um sistema de gestão de encomendas preciso, as tarefas são tratadas automaticamente. Um OMS pode realizar otimização do armazém e controlo do inventário multicanal enviando alertas sobre tudo, desde níveis de inventário a possíveis necessidades de liquidação. Isto ajuda a prevenir atrasos no transporte, taxas de mercado e clientes insatisfeitos.
• Relatórios em tempo real. Processar encomendas demora tempo. Ao atualizar o seu sistema, novas informações estão constantemente a chegar. E quando está a adicionar manualmente estes itens à mão, pode nem sempre ter as informações mais atualizadas à mão. Um OMS pode fornecer dados em tempo real para encomendas, inventário e informações do cliente. Este tipo de dados é uma grande ajuda para a análise do seu site, garantindo que as suas estratégias de marketing são bem sucedidas na captação de clientes a longo prazo.
• Previne as ruturas de stock através da previsão do inventário. Se o seu negócio não tiver acesso a software de previsão e níveis de inventário, não poderá monitorizar quando deve abastecer o seu armazém. Isto leva a dois grandes problemas: excesso de stock e ruturas de stock - o que significa que tem grandes quantidades de inventário não vendido parado num armazém ou não tem o stock suficiente para satisfazer a procura. A adição de um OMS aborda ambos os problemas.
  
  Pode prever melhor as estações principais e de maiores vendas, produtos populares e tendências de compra. Será capaz de identificar precisamente quanto espaço de armazém precisa para os seus produtos, tendo sempre a quantidade certa de inventário em todos os momentos.
• Uma única fonte de verdade. O dashboard do seu OMS terá toda as informações necessárias para monitorizar o seu negócio e vendas. Combinando contabilidade, inventário e informações dos clientes, poderá construir novas estratégias de forma eficiente.
• Facilidade de dimensionamento e oportunidades multicanais. À medida que o seu negócio continua a crescer, ter um sistema de gestão de encomendas que pode crescer com a sua empresa é crucial. Ao tornar-se uma operação multicanal, terá de monitorizar as encomendas à medida que o seu cumprimento se torna complicado - o tráfego de clientes flui através de vários canais. Irá necessitar de seguir as encomendas através de uma variedade de mercados e sites. Um OMS pode centralizar essas encomendas, monitorizar os seus dados, atualizar o inventário e o encaminhamento de encomendas.

O processo passo a passo do OMS

A maioria dos sistemas de gestão de encomendas seguem um processo de seis passos para ajudar com precisão e rapidez a processar e cumprir as encomendas dos clientes. Este processo desenvolve-se ao garantir que está a satisfazer todas as necessidades do seu cliente, oferecendo aos clientes uma experiência ubíqua mas pessoal do utilizador. Os seis passos são:

1. Descoberta
   O primeiro passo do seu processo de gestão de encomendas vem do cliente. Seja através da sua loja online, de um website de terceiros, ou por telefone, o cliente colocará o seu produto num carrinho online e ajustará imediatamente o seu inventário atual. O sistema também pode alertá-lo se o item estiver simplesmente no carrinho ou se o cliente o abandonou.
2. Colocação de encomendas
   Após o seu cliente decidir adquirir o produto, o OMS comunica com a sua equipa contabilística ou financeira para verificar as informações de pagamento do cartão de crédito e processar a encomenda. Uma vez aprovada a encomenda, será encaminhada para o cumprimento.
   
   Os vendedores grossistas ou empresa-empresa podem escolher um modelo de fatura, optando por receber primeiro uma cotação para compras a granel. Depois, é-lhes enviada uma fatura para ser paga por um prazo específico.
3. Cumprimento de encomendas
   Assim que a encomenda chega ao armazém, o seu OMS escolherá a opção mais próxima ou mais acessível nas proximidades do destino da encomenda, calculando depois os custos de envio e as transportadoras mais rápidas. Um OMS pode ajudar a imprimir etiquetas de envio, guias de remessa e recibos.
4. Gestão de armazéns
   Ter um SKU e um código de barras para cada item será crucial neste passo. Se um produto tiver ambos, aumenta a precisão de cumprimento e torna mais fácil ao seu armazém digitalizar o seu produto e adicioná-lo à encomenda. Existem quatro métodos para recolher itens do seu armazém:
   
   Encomenda única. Os itens de uma única encomenda são selecionados e entregues na estação de embalagem.
   
   Seleção de lotes. Um seletor é atribuído a um determinado número de encomendas numa única ronda para recolher e trazer de volta para a estação de embalagem.
   
   Seleção de zonas. Cada selecionador obtém uma zona do armazém específica, e os itens nessas zonas são adicionados a uma encomenda à medida que passa por cada uma delas.
   
   Seleção por ondas. Todas as zonas são selecionadas simultaneamente e levadas para um único lugar para consolidação.
   
   Se ocorrer a rutura de um item, o seu OMS pode comunicar com os seus fornecedores para enviar um reaprovisionamento para o armazém antecipadamente. A criação do ponto de reaprovisionamento mantém o seu inventário abastecido de forma consistente. Este fará automaticamente uma nova ordem de compra quando atinge o limiar inferior e alerta também os gestores do armazém de um possível atraso no cumprimento.
   
   A encomenda é enviada para o seu departamento de contabilidade ou alerta o seu software de contabilidade para a nova compra. Uma solução de gestão financeira sólida torna mais fácil a auditoria mensal e de final do ano, os impostos e outros.
   
   
5. Envio
   Depois de a encomenda ser selecionada de entre os produtos no seu armazém, a sua equipa de embalagens obterá os itens do seu armazém e analisam-nos para efeitos de inventário. Em seguida, selecionam, embalam, e enviam o seu produto utilizando os detalhes que o seu OMS forneceu. Existem três coisas que deve ter em consideração nos seus esforços de embalamento:
   
   Precisão da encomenda. Garanta que cada item está na encomenda certa.
   
   Tamanho da caixa. Planeie incluir as dimensões nos seus preços. Ter três a cinco tamanhos padrão de caixas ajuda a manter os custos baixos sem complicar demais o seu processo.
   
   A embalagem certa. Algum material de embalagem pode ter uma melhor proteção para o seu produto mas pode ser mais dispendioso. Escolha o tipo certo que seja económico e garanta uma viagem segura.
   
   Monitorização. O seu OMS também pode enviar uma notificação ao cliente do envio do seu produto e do tempo estimado de chegada. Poderá monitorizar, juntamente com o cliente, o produto desde o envio inicial no seu armazém até ao respetivo destino.
6. Acompanhamento pós-venda
   
   Depois de o produto ter saído do seu armazém e do tempo indicado para a chegada do envio, o OMS deverá enviar automaticamente um e-mail ao cliente a pedir-lhe para classificar o produto e para garantir que todos os itens da encomenda foram recebidos. Este seguimento deve incluir instruções detalhadas sobre como contractar o suporte ao cliente.
   
   Se tiver um cliente insatisfeito, as instruções e uma política de devolução e reembolso eficientes deverão ser fáceis de encontrar e de seguir. Um OMS consegue processar rapidamente um pedido de reembolso e comunicar com a equipa de contabilidade para processar o reembolso. O seu OMS também pode ligar ao seu fornecedor de devoluções para garantir que todos os dados estão corretos e atualizados.

Existem também casos em que o seu OMS pode sinalizar encomendas especiais - sejam substituições de devoluções, presentes de agradecimento ou encomendas VIP. Quando estas encomendas são processadas através do sistema, o seu OMS pode sinalizá-las com um código único, permitindo que a sua equipa de retenção de clientes monitorize pessoalmente a precisão.

Desafios dos sistemas de gestão de encomendas

Se o seu negócio não for suficientemente grande ou não tiver encomendas suficientes para suportar a implementação de um OMS, adicionar isto tipo de plataforma pode ser demasiado demorado ou caro. Antes de adicionar este sistema ao seu processo, aprender sobre os possíveis obstáculos que se avizinham pode ser benéfico para a sua equipa e para o negócio. Alguns desafios que podem ocorrer dentro do processo de gestão de encomendas são:

• Complicações na implementação. Adicionar um novo sistema ao seu processo - além das soluções antigas que já implementou - pode parecer complicado e esmagador.
• Preço Desde centenas a milhares de dólares, há muitos sistemas de gestão de encomendas por onde escolher, e caro nem sempre significa melhor. Se o seu negócio não pode pagar um sistema ERP abrangente, concentre-se em adicionar um sistema de operações mais robusto.
• Fazer a escolha certa. Existem tantos sistemas de gestão de encomendas disponíveis que pode ser um desafio decidir qual responderá a todas as suas necessidades. Ao analisar a sua lista de verificação e colocar os itens indispensáveis numa hierarquia com os itens agradáveis, conseguirá ver qual é o melhor OMS para o seu negócio.

Decidir qual o OMS adequado para o seu negócio demora tempo e esforço de muitos dos seus colegas de equipa. Para se certificar de que escolhe um OMS adequado para todos, terá de fazer perguntas para encontrar o que se adapta melhor para a sua equipa.