Como alocar recursos
À medida que o seu negócio continua a expandir-se, tem de descobrir como entregar projetos de forma eficiente e económica a tempo e horas ou, se tiver sorte, abaixo do orçamento. Seja para projetos ou operações diárias, alocar os recursos corretos é crucial para garantir o sucesso a longo prazo tanto da sua organização como da sua equipa.
A definição de alocação de recursos é o processo de alocação e agendamento de ativos que efetivamente suporta os objetivos da sua equipa, escolhendo os melhores recursos disponíveis para os seus projetos. Aqui, pode gerir e maximizar recursos ao longo da duração do trabalho para evitar a utilização excessiva ou deficitária dos seus colaboradores.
Também conhecidos como gestão de recursos, os recursos são um investimento significativo e devem ser utilizados adequadamente para a rentabilidade e sustentabilidade. Com a alocação de recursos, garante que tem tudo aquilo de que necessita, bem como as suas equipas.
Seis passos para a alocação de recursos
Há seis passos que tem de dar para realizar uma alocação de recursos bem sucedida.
1. Crie uma linha cronológica do projeto
Ao utilizar competências de gestão de projetos, irá dividir o seu projeto em fases e criar tarefas individuais nessas fases. Em seguida, vai gerir essas fases, em vez do projeto como um todo. Também irá calcular a duração de cada fase identificando as principais tarefas que necessita de realizar em cada fase com marcos. Assim que juntar tudo isto, irá mapear as tarefas, fases e marcos para construir uma linha cronológica do projeto.
2. Identifique recursos significativos e o orçamento
A alocação de recursos é parte integrante deste processo, uma vez que cada tarefa será alocada aos recursos necessários e esses recursos são geridos dentro da tarefa. Uma vez concluída a sua linha cronológica, terá de identificar os recursos necessários para concluir cada tarefa.Cada projeto terá o seu próprio conjunto de recursos necessários e variará de projeto para projeto. Os tipos de recursos são:
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Pessoas: Quaisquer colegas de equipa que contribuam para o projeto.
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Equipamento: Qualquer tipo de ferramenta ou software de que irá necessitar para produzir recursos desde a ideia até à entrega dos projetos. Certifique-se também de que tem em conta que o equipamento de especialidade requer um investimento significativo de tempo e dinheiro.
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Materiais: Itens consumíveis de que irá necessitar. Inclui itens desde material de escritório a gasolina para os seus automóveis.
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Instalações: Edifícios e espaços de trabalho onde a sua equipa irá trabalhar.
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Orçamento: O dinheiro de que irá necessitar para comprar qualquer um dos recursos acima.
À medida que gere o seu projeto e o seu orçamento subsequente, irá acompanhar as despesas dentro do seu gestão contabilística de projetos para se manter atualizado e garantir que não gasta mais dinheiro do que o atribuído por tarefa.
3. Nomeie os recursos disponíveis
Agora necessita de encontrar e pedir os recursos para cumprir os seus prazos. Isto inclui tudo, desde a recolha de equipamentos e mantimentos, mas também encontrar membros da equipa que estejam disponíveis para trabalhar. Enquanto esses recursos são autorizados a trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo, tem de estar ciente da sua capacidade.
4. Atribua e aloque recursos
Depois de encontrar os seus recursos, terá de os adicionar ao projeto. Certifique-se de que define planos para enfrentar os desafios que possam atrasar a conclusão do projeto. Estes desafios podem ir desde problemas de software a alterações de partes interessadas a mudanças de prioridade organizacional. Eis alguns desafios comuns que a sua equipa poderá enfrentar ao tentar fornecer um projeto a tempo:-
Disponibilidade do recurso
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Alterações no âmbito do projeto
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Diferenças na localização e fusos horários
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Atrasos dos processos e das tarefas
Embora alguns destes desafios tenham um impacto maior do que outros, todos eles podem atrasar a entrega de um projeto. Mas, felizmente para muitos destes, terá o luxo de identificar e planear planos de contingência e técnicas correspondentes para aplicar com antecedência se algum destes ocorrer durante o seu projeto.
5. Monitorize a agenda do projeto
Pode parecer simples, mas qualquer alteração pode afetar toda a sua linha cronológica do projeto a partir desse ponto, por isso certifique-se de que lhe dá a atenção necessária. Cuidado com:-
Membros da equipa sobrecarregados e utilizados em excesso.
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Férias ou folgas não planeadas.
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Tarefas atrasadas que causarão atrasos significativos em tarefas dependentes.
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Alterações aos objetivos empresariais.
Algumas ferramentas como o software de automatização de serviços profissionais (PSA) oferecem oportunidades para ajudar a automatizar tarefas administrativas e morosas como a monitorização do tempo, gestão de projetos, faturação, entre outras.
6. Escolha uma técnica para combater bloqueios de estradas
Raramente concluirá todas as tarefas quando originalmente planeado e terminará um projeto nas datas exatas. Dependendo da data de entrega do seu projeto, poderá ter alguma flexibilidade para terminar determinadas tarefas. Existem duas técnicas que pode utilizar se se estiver a atrasar: suavização de recursos e nivelamento de recursos.
O nivelamento de recursos funciona bem quando tem recursos limitados ou partilhados, mas tem a opção de alargar a sua linha cronológica. A suavização de recursos é melhor para otimizar os recursos disponíveis, quando tem um prazo que não pode ser prolongado.
Escolher qual a técnica que funciona melhor dependerá de quão flexível é a sua linha cronológica. Seja qual for a técnica que escolher, tem de ter a certeza de que a sua ferramenta de gestão é tão flexível como você.
Otimize recursos com o Dynamics 365 Project Operations
Ao criar a linha cronológica do seu projeto e alocar membros a tarefas específicas, tem de ter a certeza de que a sua equipa está centrada no projeto, orientada para o prazo e virada para o sucesso sem nunca sentir que pode ultrapassar o orçamento.
O Dynamics 365 Project Operations oferece as ferramentas para simplificar os projetos, utilizar eficazmente tarefas e liderar uma colaboração rentável dentro de uma única solução. Faça a gestão do trabalho administrativo demorado da sua equipa para que se concentrem no trabalho criativo fundamental.