Muitas empresas acabam por exceder o seu orçamento para projetos devido à falha de comunicação entre equipas essenciais e de liderança, resultando em atrasos nos projetos e em tarefas por concluir. Para garantir que o seu projeto se mantém não só no caminho certo, mas também dentro do orçamento durante o seu ciclo de vida, terá de monitorizar tudo o que foi comprado e pago ao longo da sua duração. Ao promover a gestão contabilística dos projetos, a sua equipa irá explicar com precisão o seu tempo, detalhar os esforços de gestão de projetos e garantir que atinge todos os seus objetivos de negócio de curto e longo prazo.
Compreender a gestão contabilística de projetos
O que é a gestão contabilística de projetos?
A gestão contabilística de projetos é uma prática de gestão fiscal que monitoriza os benefícios e custos associados a um projeto. Também conhecida como contabilidade de custos do projeto, este tipo de contabilidade permite às empresas avaliar os impactos financeiros futuros de um projeto e também como planear projetos para cumprir os parâmetros da sua obrigação.
A rentabilidade de uma empresa depende de uma gestão contabilística de projetos precisa. À medida que o seu negócio cresce, a gestão contabilística de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para uma gestão eficaz do projeto, oferecendo uma visão detalhada do progresso do seu projeto.
Os benefícios da contabilidade de custos do projeto
Por muito pequeno que seja o seu orçamento, adicionar a gestão contabilística de projetos ao seu processo tem um enorme impacto nas suas finanças tanto internamente como externamente. Implementar a gestão contabilística de projetos no seu fluxo de trabalho beneficia o seu negócio e dinamiza os seus esforços de gestão de projetos.
Alguns benefícios incluem:
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Atualizações em tempo real sobre o processo e a rentabilidade do seu projeto
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Gestão financeira global do seu negócio melhorada
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Visibilidade do orçamento do projeto
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Gestão de recursos melhorada
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Informações valiosas para projetos futuros
Este tipo de gestão contabilística ajuda-o e à sua equipa a lidar com a gestão de riscos e como alocar recursos de forma eficiente para uma gestão precisa do projeto em geral.
O processo de gestão contabilística de projetos
Ao iniciar um projeto, é melhor adicionar gestão contabilística ao processo o mais rapidamente possível para garantir que vai cumprir todos os objetivos do projeto em tempo útil sem ultrapassar o orçamento. A gestão contabilística de projetos pode ser dividida em dois tipos diferentes de projetos: internos e externos. Os projetos internos concentram-se nas despesas usadas para si e para as suas equipas internas. Enquanto que o externos consistem em finanças em torno de circunstâncias como eventos ou serviços realizados para o cliente.
Uma vez decidido qual classifica o seu projeto, os contabilistas da sua organização irão organizar e dividir o processo em seis áreas:
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Iniciação. Decida quem é o responsável por cada tarefa e também quando e como alocar esses recursos e dinheiro para cada um.
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Orçamento. Confirme que o seu orçamento está dividido em categorias ou grupos. Aqui é onde uma ferramenta como o software de automatização de serviços profissionais (PSA) pode oferecer oportunidades para automatizar tarefas administrativas árduas e definir o seu orçamento inicial de base.
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Administração. Processe e registe transações através da monitorização de compromissos financeiros, faturação e geração de relatórios de rentabilidade dos projetos.
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Execução. Nesta fase do processo, os gestores do seu projeto atribuem custos, possíveis receitas e medições para o sucesso financeiro do seu projeto. Irá necessitar destes indicadores chave de desempenho (KPIs) para ver onde fez progressos e ajustar em conformidade.
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Manutenção. Reveja e faça a gestão dos dados recolhidos ao longo do processo para garantir realizações de projetos e tarefas, remediando possíveis inconsistências financeiras.
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Análise. Avalie os dados contabilísticos que recebeu regularmente para tomar decisões precisas para o seu negócio e a capacidade de mudar sempre que necessário.
Ao rever o seu processo, poderá decidir escolher uma metodologia específica e descobrir que não se enquadra no âmbito do seu projeto. Pode também ver uma sobreposição na forma como lida com as suas metodologias financeiras através da gestão contabilística de projetos ou da contabilidade financeira.
Gestão contabilística de projetos vs. contabilidade financeira
Estes dois tipos de gestão contabilística podem parecer substituíveis mas, na realidade, têm dois objetivos finais completamente diferentes. As diferenças entre a gestão contabilística de projetos e a contabilidade financeira são:
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Metodologia: A contabilidade financeira oferece duas metodologias gerais: contabilidade de custos e contabilidade do exercício. Na gestão contabilística de projetos, não interessa o método escolhido, uma vez que não afeta o processo.
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Prazo: A contabilidade financeira padrão segue as transações mensais, enquanto a gestão contabilística de projetos vê todas as transações realizadas do início ao fim do ciclo de vida de um projeto, independentemente do tempo que isso demore.
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Custo: A contabilidade financeira divide os custos em grandes categorias abrangentes, como contas a receber. Dentro da gestão contabilística de projetos, pode separar as despesas em partes específicas, atribuindo um custo a determinadas tarefas do projeto.
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Considerações: Todas as despesas de negócio são contabilizadas na contabilidade financeira geral, mas com a gestão contabilística de projetos, apenas os custos associados aos resultados do seu projeto interessam.
A gestão contabilística de projetos está mais focada nas transações relacionadas com um determinado projeto, enquanto a contabilidade financeira tem uma visão global de todas as finanças empresariais. Agora que determinou as diferenças, tem de saber quando deve utilizar a gestão contabilística de projetos.
Quando é que precisa de gestão contabilística de projetos?
A gestão contabilística de projetos pode ser utilizada por uma variedade de razões. Vários casos em que deve pensar em orçamentar o seu projeto são:
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Criação de novo produto ou serviço
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Projetos pontuais regulares
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Projetos que ficam de fora do seu âmbito
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Determinar como o dinheiro é alocado e gasto nos projetos
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Análises comparativas de projetos
Quando estiver pronto para simplificar a sua experiência contabilística, garantindo a responsabilização de todos os pagamentos do projeto, está pronto para adicionar uma nova ferramenta de operações ao seu processo.
Orçamente e organize as despesas com o Dynamics 365 Project Operations
À medida que constrói a sua equipa e organiza projetos atuais e futuros, vai precisar de software que seja tão flexível e focado como a sua equipa. Ao manter o controlo das suas entregas e despesas por tarefa, poderá calcular de forma rápida e fácil as suas receitas. Também pode assegurar que cada tostão do seu projeto foi contabilizado e analisado.
Com o Dynamics 365 Project Operations, a sua equipa é capaz de utilizar os custos do projeto e simplificar as operações. Com uma visão consolidada de todos os seus dados de vendas e financeiros, pode adaptar-se rapidamente às mudanças no mercado e recentrar objetivos organizacionais sempre que necessário.