Compreender o software PSA
À medida que a sua equipa cria o seu negócio, irá querer uma solução única e abrangente que o ajude a automatizar determinados programas e tarefas, ao mesmo tempo que oferece a opção de dinamizar objetivos comerciais e financeiros de longo e curto prazo sempre que necessário. Ao juntar vários sistemas numa única plataforma, uma ferramenta de software de automatização de serviços profissionais (PSA) pode ajudar a organizar a sua equipa e os seus negócios para o futuro.
O que é o software de automatização de serviços profissionais?
O software PSA é uma solução completa projetada para ajudar muitas equipas na sua organização, servindo como o principal hub para as suas atividades empresariais. Tradicionalmente, os componentes do software PSA faziam parte do Soluções ERP para grandes empresas, mas à medida que as pequenas empresas começaram a adicionar diferentes tipos de ferramentas para responder a várias tarefas, o software PSA tornou-se uma escolha natural devido à sua escalabilidade, redução de folhas de cálculo manuais e relatórios e visibilidade em tempo real.
Uma vez que o seu software de serviços profissionais precisa de cobrir um espectro completo de tarefas, uma ferramenta PSA deve ser capaz de:
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Certifique-se de que o fornecimento de recursos e a procura futura podem ser satisfeitos.
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Monitorize todas as receitas, despesas e análises de rentabilidade através do seu gestão contabilística de projetos.
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Gerir, monitorizar e executar tarefas do dia a dia para uma entrega de projetos bem sucedidas e atempadas.
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Saiba onde e como como alocar recursos que atribui a pessoa certa à tarefa certa no momento certo.
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Compreenda os riscos e as margens esperadas através da manutenção de partes do ciclo de vendas.
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Grave e automatize a faturação que monitoriza o esforço real e preveja o esforço remanescente de recursos.
Adicionar este software ao seu sistema e ferramentas legados atuais ajuda as equipas a gerir os compromissos dos clientes ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Desde encontrar membros da equipa para lidar com tarefas específicas até gerir finanças, o software PSA centraliza as suas operações dos clientes mais importantes para que esteja mais bem equipado para ajustar e mudar quando necessário.
Os benefícios do software PSA
À medida que a sua equipa continua a crescer, adicionar software PSA é fundamental. Implementar software de serviços profissionais que é fácil de utilizar e que se adapta perfeitamente a todas as empresas orientadas para o serviço, uma vez que o principal foco são as altas taxas de utilização combinadas com menos horas não faturáveis, o que significa oferecer trabalho de qualidade ao mesmo tempo que gasta menos.
Um software de serviços profissionais eficaz pode ajudar a sua equipa:
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Faça a gestão de projetos facilmente, resultando na alocação de pessoal mais rápida e taxas de sucesso mais elevadas.
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Forneça visibilidade em tempo real sobre o desempenho da equipa e os lucros.
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Otimizar recursos para gerir tempo, dinheiro e esforços.
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Melhore as margens do projeto a curto e longo prazo e os resultados do negócio.
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Reduza os custos de manutenção de hardware.
Uma vez que o software PSA é uma solução económica para adicionar à sua organização, estará a poupar dinheiro, uma vez que não precisará de implementar ou integrar qualquer infraestrutura adicional. Este software pronto a utilizar também foi concebido para ser facilmente configurável para se adaptar rapidamente aos seus sistemas legados.
Como escolher uma solução viável
Ao selecionar a sua próxima ferramenta PSA, tem de primeiro compreender o que pretende alcançar. Estes passos irão ajudá-lo a escolher a ferramenta certa para a sua equipa.
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Dê prioridade aos seus objetivos. Decida de entre uma lista de objetivos prioritários e uma estratégia de faseamento para que não fique sobrecarregado com o número de tarefas a enfrentar.
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Construa o seu processo de tomada de decisão. Enquadre a sua decisão em como uma nova PSA pode ajudar o seu negócio. Vai construir a sua própria solução PSA ou implementar um produto comercial? Vai decidir entre uma aplicação alojada ou uma implementação licenciada no local? Está a utilizar produtos topo de gama ou uma solução baseada num conjunto ou plataforma?
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Pesquisar o mercado. Depois de decidir o que é mais importante para si e para a sua equipa, procure no mercado para reduzir as suas opções de modo a encontrar a melhor solução.
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Teste, teste, teste. Uma vez que o software PSA é fácil de integrar com pouco ou nenhum treino, pode testar algumas opções de ferramentas para ver qual pode funcionar melhor para a sua equipa.
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Escolha o melhor software para o sucesso. Por fim, certifique-se de que o sistema que escolher melhora o seu desempenho final, especificamente na forma como pode ajudar financeiramente a sua organização com pouco ou nenhum esforço.
Quatro chaves para uma implementação bem sucedida de PSA
Dado que o seu próximo software PSA deve incorporar uma série de funcionalidades, este tem de servir de estratégia para várias equipas organizacionais. Certifique-se de que está a oferecer às equipas uma visibilidade completa das tarefas e ações, para escalar e fornecer a melhor produção em todas as fases do ciclo de vida do projeto.
As quatro chaves para executar com sucesso uma implantação de PSA são:
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O perfil da sua organização. O software PSA automatiza processos manuais que os programas atuais não conseguem processar devido às complexidades de gerir pessoas e ferramentas em vários projetos, ao mesmo tempo que lhe dá a possibilidade de escalar, caso seja necessário. Descubra quais os segmentos que a sua organização utiliza e como pode ser integrada nos seus sistemas.
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Processo de implementação. Depois de compreender os requisitos da sua organização, será capaz de definir a configuração do software PSA de que necessita. Os períodos de implementação normais duram cerca de seis a dez semanas.
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Adoção. Mudar para uma nova forma de trabalhar pode parecer simultaneamente fácil e avassalador. Nesta fase, é essencial que todos os seus novos utilizadores recebam formação com expetativas claras sobre o que a automatização de serviços profissionais pode fornecer à sua equipa. E o que não pode.
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Integração. O processo de integração do software PSA envolve várias outras ferramentas organizacionais, como a gestão contabilística de projetos, gestão de relacionamento com o cliente e sistemas de RH. Aqui, pode transferir informações de outros sistemas e coligir esses dados numa única solução PSA, mantendo o registo de trabalhos e custos personalizados adicionais.
Implementar o Dynamics 365 Project Operations como a sua solução PSA
Pode ser difícil decidir quando deve adicionar PSA ao seu negócio. Se a sua equipa se estiver a preparar para um crescimento rápido, tanto interna como externamente, agora seria uma boa altura para o software PSA. Ao investir em infraestruturas precocemente com uma solução capaz de se integrar bem e adaptar-se facilmente às suas operações atuais, a sua equipa será capaz de suportar o crescimento exponencial que certamente virá.
Sempre que a sua equipa cresce ou a procura aumenta, o Dynamics 365 Project Operations oferece as capacidades que ajudam a melhorar as experiências de gestão de negócios, otimizam a rentabilidade dos recursos, monitorizam as despesas e coligem toda a informação dentro das ferramentas que os gestores e decisores necessitam para terem sucesso.