5-этапное руководство по внедрению ERP
Внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — это сложный процесс, требующий тщательного планирования и стратегии.
Интеграция клиентских и серверных систем, а также процессов в единую платформу занимает от полугода до двух лет. На продолжительность и затратность процесса влияет целый ряд факторов, например размер организации, сложность текущей среды, число пользователей и перенос данных из устаревших систем.
Хотя изменений и адаптаций не избежать, для успешного внедрения важно составить план ERP-проекта перед развертыванием. В этом 5-этапном руководстве описаны стадии процесса и советы по его оптимизации.
Шаг 1. Подготовка и планирование
Соберите группу линейных сотрудников и менеджеров из каждого отдела, чтобы разработать и внедрить план ERP-проекта. Разносторонний опыт этой группы покажет вам, как изменения систем и процессов повлияют на повседневные операции.
Первый шаг для этой новой проектной группы — оценить текущие бизнес-практики, чтобы определить, какие процессы можно улучшить или автоматизировать в новой ERP-системе. Рассмотрите эти процессы, начиная с главных, и определите стратегические цели и область реализации с помощью полученной оценки.
Совет. Изучите примеры внедрения ERP-системы в похожих организациях, чтобы представлять оптимальный вариант для своей отрасли.
Шаг 2. Анализ процессов
Попросите проектную группу комплексно проанализировать компоненты и возможности новой ERP-система. У этого анализа две цели:
- Ознакомить проектную группу со всеми аспектами нового ERP-решения, а также определить квалификацию и нехватку навыков перед более масштабным развертыванием. Этот опыт ляжет в основу обучения.
- Проверить, какие ручные процессы автоматизирует новая система, и внести перед развертыванием все изменения, необходимые для оптимальной автоматизации.
Совет. Опросите ключевых сотрудников из каждого отдела, чтобы получить представление о том, как работают текущие процессы и как наиболее эффективно их автоматизировать.
Шаг 3. Подготовка данных
Определите, какие из существующих данных необходимо перенести в новую систему, а затем проанализируйте их и удалите бесполезную или устаревшую информацию. Если возможно, найдите исходные документы, чтобы проверить точность и полноту данных. Важность "уборки" на этом этапе сложно переоценить, ведь полезность ERP-система напрямую зависит от порядка в данных. Если данные пестрят неточностями, ее ценность будет сомнительной.
После проверки и очистки данных создайте листы для сбора полезных данных с их последующим сегментированием на логические таблицы, чтобы ускорить переход к новой системе.
Совет. Установите реалистичные ожидания от процесса на всех уровнях: от высшего руководства до линейного персонала. Это поможет меньше волноваться о новых инструментах и процедурах, а также спокойнее работать с новым ПО после развертывания.
Шаг 4. Тестирование и обучение
Потренируйте проектную группу на тестовой базе данных, заполненной фактическими транзакциями за полную неделю. Так вы оцените выводы системы, проверите точность, а также работу интеграций и интерфейсов. Помимо тестирования новой системы, на этих практических занятиях с новым ПО проектная группа создаст памятки и техническую документацию для обучения всего коллектива.
Формат обучения зависит от сотрудников. Такие факторы, как количество свободного времени и местонахождение сотрудников, помогут вам выбрать очное обучение, электронные курсы или их сочетание.
Какой бы подход к обучению вы ни выбрали, эти советы помогут сделать процесс эффективнее для всех участников:
- Обучайте технически грамотных сотрудников как привилегированных пользователей ERP-систем, чтобы они помогали обычным пользователям, разгружая ИТ-отдел для решения крупных проблем.
- Игрофицируйте элементы обучения, чтобы повысить вовлеченность и усилить дружескую конкуренцию между коллегами.
- Поощряйте вовремя завершенное обучение. Сочетание приятных мелочей, например бесплатной еды или дополнительного часа на обед, и серьезных наград, таких как премии или дополнительные выходные, поможет эффективно разрядить обстановку и мотивировать сотрудников.
Совет. Включите памятки и техническую документацию в обычные рабочие процедуры — доступные всей организации и регулярно обновляемые.
Шаг 5. Развертывание и оценка
Составьте контрольный список на ближайшие дни и недели после ввода в эксплуатацию, чтобы обеспечить следующее:
- тестирование системы после ввода в эксплуатацию;
- график и бюджет для переработок или временных сотрудников;
- протоколы связи при простое системы;
- проверки скорости и надежности сети;
- процессы резервного копирования данных.
В день развертывания приготовьтесь к наплыву вопросов и нестыковкам. Убедитесь, что проектная группа способна поддерживать отделы на протяжении всего процесса, а ваш ИТ-отдел готов вносить необходимые изменения и корректировки. Внедрение ERP весьма трудозатратно, однако рост продуктивности и прибыльности стоит того.
После развертывания оцените результаты ERP-решения в соответствии с целями, заданными проектной группой на этапе планирования. Помогает ли новая система в их достижении? Успешно ли автоматизированы ручные процессы? Если ответ отрицательный, понадобятся дополнительные изменения и уточнения.
Совет. Выполняйте периодические аудиты для сравнения показателей ERP-решения с эталонными результатами, чтобы определить его ценность.
Сэкономьте время, деньги и нервы — обратитесь к поставщику решений
Привлечение поставщика решения в самом начале внедрения ERP-системы повысит шансы на успех и позволит избежать распространенных ловушек и ошибок. Поставщики решений управляют покупкой, развертыванием и первоначальной настройкой ERP-решений, многие из них специализируются на определенных продуктах. Например, сертифицированные партнеры Microsoft специализируются на продуктах Microsoft и обладают подтвержденными навыками по развертыванию наших решений. Это означает, что вы получите проверенный профессионализм и опыт внедрений.
Если бюджет позволяет вам, помните: дополнительные затраты на привлечение экспертов окупаются за счет упрощения и ускорения развертывания.
Упростите внедрение ERP-решений с помощью Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Бесплатная подписка на FastTrack и тесная интеграция с уже используемыми продуктами Office 365 снижает стоимость обучения, а также упрощает развертывание Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Узнайте больше о преимуществах безопасной и адаптируемой облачной платформы.