Перейти к основному содержимому

Dynamics 365 contact sales widget

Женщина указывает на данные

5-этапное руководство по внедрению планирования ресурсов предприятия

Внедрение систем для планирования ресурсов предприятия (ERP) — это сложный процесс, требующий тщательного планирования и стратегии. Интеграция клиентских и серверных систем, а также процессов в единую платформу занимает от полугода до двух лет. На продолжительность и затратность процесса влияет целый ряд факторов, например размер организации, сложность текущей среды, число пользователей и перенос данных из устаревших систем.

Хотя изменений и адаптаций не избежать, для успешного внедрения важно составить план ERP-проекта перед развертыванием. В этом руководстве описаны этапы процесса и советы по его оптимизации.

Шаг 1. Подготовка и планирование

Соберите группу линейных сотрудников и менеджеров из каждого отдела, чтобы разработать и внедрить план ERP-проекта. Разносторонний опыт этой группы покажет вам, как изменения систем и процессов повлияют на повседневные операции.

Первый шаг для этой новой проектной группы — оценить текущие бизнес-практики, чтобы определить, какие процессы можно улучшить или автоматизировать в новой ERP-системе. Рассмотрите эти процессы, начиная с главных, и определите стратегические цели и область реализации с помощью полученной оценки.

Совет. Изучите примеры внедрения ERP-системы в похожих организациях, чтобы представлять оптимальный вариант для своей отрасли.

Шаг 2. Анализ процессов

Have the project team conduct an extensive review of the features and capabilities of your new ERP software. The purpose of this review is twofold:)

  • Ознакомить проектную группу со всеми аспектами нового ERP-решения, а также определить квалификацию и нехватку навыков перед более масштабным развертыванием. Этот опыт ляжет в основу обучения.
  • Проверить, какие ручные процессы автоматизирует новая система, и внести перед развертыванием все изменения, необходимые для оптимальной автоматизации.

Совет. Опросите ключевых сотрудников из каждого отдела, чтобы получить представление о том, как работают текущие процессы и как наиболее эффективно их автоматизировать.

Шаг 3. Подготовка данных

Define which of your existing data will need to be converted to the new system, and then analyze it to weed out useless or outdated information. If possible, locate source documents to verify data accuracy and completeness. A little housekeeping at this stage goes a long way because an ERP system is only as useful as its data. If your data is clogged with inaccurate information, the value provided by your new ERP will be negatively impacted.)

После проверки и очистки данных создайте листы для сбора полезных данных с их последующим сегментированием на логические таблицы, чтобы ускорить переход к новой системе.

Совет. Установите реалистичные ожидания от процесса на всех уровнях: от высшего руководства до линейного персонала. Это поможет меньше волноваться о новых инструментах и процедурах, а также спокойнее работать с новым ПО после развертывания.

Шаг 4. Тестирование и обучение

Потренируйте проектную группу на тестовой базе данных, заполненной фактическими транзакциями за полную неделю. Так вы оцените выводы системы, проверите точность, а также работу интеграций и интерфейсов. Помимо тестирования новой системы, на этих практических занятиях с новым ПО проектная группа создаст памятки и техническую документацию для обучения всего коллектива.

Формат обучения зависит от сотрудников. Такие факторы, как количество свободного времени и местонахождение сотрудников, помогут вам выбрать очное обучение, электронные курсы или их сочетание.

Какой бы подход к обучению вы ни выбрали, эти советы помогут сделать процесс эффективнее для всех участников:

  • Обучайте технически грамотных сотрудников как привилегированных пользователей ERP-систем, чтобы они помогали обычным пользователям, разгружая ИТ-отдел для решения крупных проблем.
  • Игрофицируйте элементы обучения, чтобы повысить вовлеченность и усилить дружескую конкуренцию между коллегами.
  • Поощряйте вовремя завершенное обучение. Сочетание приятных мелочей, например бесплатной еды или дополнительного часа на обед, и серьезных наград, таких как премии или дополнительные выходные, поможет эффективно разрядить обстановку и мотивировать сотрудников.

Совет. Включите памятки и техническую документацию в обычные рабочие процедуры — доступные всей организации и регулярно обновляемые.

Шаг 5. Развертывание и оценка

Составьте контрольный список на ближайшие дни и недели после ввода в эксплуатацию, чтобы обеспечить следующее:

  • тестирование системы после ввода в эксплуатацию;
  • график и бюджет для переработок или временных сотрудников;
  • протоколы связи при простое системы;
  • проверки скорости и надежности сети;
  • процессы резервного копирования данных.

В день развертывания приготовьтесь к наплыву вопросов и нестыковкам. Убедитесь, что проектная группа способна поддерживать отделы на протяжении всего процесса, а ваш ИТ-отдел готов вносить необходимые изменения и корректировки. Внедрение ERP весьма трудозатратно, однако рост продуктивности и прибыльности стоит того.

После развертывания оцените результаты ERP-решения в соответствии с целями, заданными проектной группой на этапе планирования. Помогает ли новая система в их достижении? Успешно ли автоматизированы ручные процессы? Если ответ отрицательный, понадобятся дополнительные изменения и уточнения.

Совет. Выполняйте периодические аудиты для сравнения показателей ERP-решения с эталонными результатами, чтобы определить его ценность.

Сэкономьте время, деньги и нервы — обратитесь к поставщику решений

Привлечение поставщика решения в самом начале внедрения ERP-системы повысит шансы на успех и позволит избежать распространенных ловушек и ошибок. Поставщики решений управляют покупкой, развертыванием и первоначальной настройкой ERP-решений, многие из них специализируются на определенных продуктах. Например, сертифицированные партнеры Microsoft специализируются на продуктах Microsoft и обладают подтвержденными навыками по развертыванию наших решений. Это означает, что вы получите проверенный профессионализм и опыт внедрений.

Если бюджет позволяет вам, помните: дополнительные затраты на привлечение экспертов окупаются за счет упрощения и ускорения развертывания.

Wineshipping Logo

Как компания Wineshipping открыла облачное ERP-решение

Узнайте, как поставщик решений помог компании Wineshipping качественно развернуть Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations и оптимизировать этот процесс с помощью FastTrack.

Упростите внедрения ERP-решений с помощью Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management

Бесплатная подписка на FastTrack и тесная интеграция с уже используемыми продуктами Office 365 снижает стоимость обучения, а также упрощает развертывание Microsoft Dynamics 365 Finance и Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Узнайте больше о преимуществах безопасной и адаптируемой облачной платформы.