Руководство по системам управления заказами

Преимущества OMS

Реализация системы управления заказами помогает оптимизировать операционную деятельность компании любого размера. Вот лишь несколько преимуществ внедрения OMS.

• Автоматизация. Система управления заказами автоматизирует весь процесс: от наполнения витрины до доставки продукта. Это дает возможность сэкономить на ручной работе и снизить затраты на трудовые ресурсы. Сократив количество шагов, OMS выбирает склад или место выполнения заказа, определяет порядок выполнения и отправляет запрос на склад, чтобы сотрудники могли подготовиться к выполнению.
  
  Поскольку выполнения заказа ускорится, вы сможете перераспределять ресурсы и сконцентрироваться на более сложных бизнес-процессах, способствующих росту компании и удовлетворению клиентов. Кроме этого, вы сможете повысить уровень безопасности данных, что немаловажно в современном цифровом мире.
• Меньше ошибок персонала. Ошибки персонала чаще всего вызывают серьезные проблемы на складах. Если вы внедрите систему управления заказами, задачи будут обрабатываться автоматически. OMS совершает многоканальное управление запасами и оптимизацию склада, отправляя оповещения о важных изменения: от уровня запасов до возможной необходимости в ликвидации. Это дает возможность избежать задержек при доставке, комиссий на рынке и неудовлетворенности клиентов.
• Отчетность в реальном времени. Обработка заказов занимает время. По мере обновления системы в нее постоянно поступают новые данные. Если вы будете делать это вручную, то не всегда будете владеть самой актуальной информацией. OMS в режиме реального времени обновляет данные о заказах, запасах и клиентах. Эти данные эффективно дополняют веб-аналитику и помогают планировать долгосрочные маркетинговые кампании по привлечению клиентов.
• Избежание дефицита благодаря прогнозированию запасов. Если ваша компания не владеет информацией об уровне запасов и не использует программное обеспечение для прогнозирования, вам не удастся отследить, когда необходимо пополнить склад. Это приводит к двум большим проблемам: затовариванию (переизбытку непроданных товаров на складе) и дефициту (невозможности удовлетворить спрос покупателей). Внедрив OMS, вы забудете об этих проблемах.
  
  Вы сможете более эффективно прогнозировать сезонные пики продаж, популярные товары и тенденции в спросе. Вы всегда будете знать, какое количество запасов вам необходимо в конкретный момент времени и какая складская площадь соответствует этому объему.
• Источник достоверной информации. Панель мониторинга OMS содержит всю необходимую информацию для отслеживания бизнеса и продаж. Объединив учет, данные о запасах и информацию о клиентах, вы сможете создавать новые эффективные стратегии.
• Легкое масштабирование и многоканальные возможности. По мере развития бизнеса растет и роль гибкой системы управления заказами. Клиенты приходят из разных каналов, и выполнять заказы становится сложнее, поэтому необходимо отслеживать заказы на разных рынках и веб-сайтах. OMS обрабатывает заказы, обновляет данные о запасах и составляет маршруты доставки.

Пошаговый процесс работы OMS

Большинство систем управления заказами предусматривают шесть шагов, позволяющих точно и быстро обрабатывать и выполнять заказы клиентов. Они разработаны с учетом требований клиентов и обеспечивают универсальный, но в то же время персонализированный подход. Вот эти шесть шагов:

1. Обнаружение
   Первый шаг в процессе управления заказами делает клиент. Как только он добавит товар в корзину в онлайн-магазине или на стороннем сайте либо начнет оформлять заказ по телефону, текущие запасы сразу откорректируются. Система также оповестит вас о том, актуальна ли корзина или клиент оставил ее.
2. Размещения заказов
   Как только клиент решит совершить покупку, OMS свяжется с вашей бухгалтерией или финансовым отделом и проверит данные о платеже, совершенном с помощью кредитной карты. Если платеж будет подтвержден, заказ перейдет на этап выполнения.
   
   Оптовые продавцы и компании, работающие по принципу "бизнес-бизнес", могут выбрать модель выставления счетов, при которой сначала они будут получать предложения от покупателей, а затем — выставлять счет с четким сроком оплаты.
3. Выполнения заказа
   OMS выбирает склад, который находится рядом с адресом покупателя или подходит по другим параметрам. Система рассчитывает стоимость доставки и выбирает самого быстрого перевозчика. Кроме этого, с помощью OMS можно распечатать этикетки отгрузки, отборочные накладные и квитанции.
4. Управление складом
   Чтобы этот этап был эффективным, на каждом вашем товаре должен быть номер SKU и штрихкод. Благодаря им заказы будут выполняться точнее, а сотрудники склада смогут легко сканировать товары, которые добавляют в заказ. Доступны четыре способа комплектации:
   
   Дискретный подход. Товары из одного заказа собираются и отправляются в место упаковки.
   
   Сборка партиями. Сборщик получает определенное количество заказов, которые собирает параллельно, а затем доставляет в место упаковки.
   
   Зонированный подход. За каждым сборщиком закрепляется определенная зона склада. Позиции добавляются в заказ по мере прохождения через каждую зону.
   
   Волновой подход. Товары из разных зон собираются одновременно, а затем переносятся в единое место.
   
   Если какой-то позиции нет в наличии, OMS может сообщать об этом продавцам и поставщикам, чтобы они своевременно пополнили склад. Создание точки дозаказа обеспечит постоянное наличие запасов на складе. При достижении порогового значения автоматически создается новый заказ на покупку, а менеджеры склада получают оповещение о возможной задержке в выполнении заказов.
   
   Сведения о заказе также передаются в бухгалтерию или в программу учета. Надежное решение для управления финансами упрощает проведение ежемесячного и годового аудита, уплату налогов и другие процессы.
   
   
5. Отгрузка
   После того, как заказ сформирован, команда упаковщиков находит позиции на складе и сканирует их для инвентаризации. Затем они собирают, упаковывают и отгружают ваш товар согласно сведениям, предоставленным OMS. При упаковке необходимо учесть три фактора:
   
   Точность заказа. Убедитесь, что все позиции расставлены в правильном порядке.
   
   Размер упаковки. Рассчитайте стоимость упаковки в зависимости от ее размера. Наличие трех-пяти стандартных размеров помогает снизить затраты без особых усилий.
   
   Соответствующая упаковка. Некоторые упаковочные материалы лучше защищают товары, однако стоят дороже. Выбирайте упаковку, которая выгодна и надежна.
   
   Отслеживание. OMS также может прислать клиенту уведомление об отправке и времени прибытия товара. И вы, и клиент можете отследить его путь от первоначальной отгрузки на складе до пункта назначения.
6. Действия после продаж
   
   После того, как товар покинул склад и, согласно расчетам OMS, прибыл, система автоматически отправляет клиенту электронное письмо с просьбой оценить заказ и подтвердить, что он получен в полном объеме. В письме также должна быть изложена подробная инструкция, как связаться с отделом обслуживания клиентов.
   
   Если клиент остался неудовлетворен, он должен легко найти политику возврата и возмещения средств, а затем выполнить соответствующие инструкции. OMS быстро обрабатывает запросы на возврат денег и направляет их в бухгалтерию. OMS также может связываться с поставщиком, совершающим возврат, чтобы убедиться в правильности и актуальности ваших данных.

В некоторых случаях OMS также может отмечать особые заказы: возвраты и обмены, подарки в знак благодарности или VIP-заказы. Таким заказам может присваиваться уникальный код, с помощью которого сотрудники команды по удержанию клиентов отслеживают их выполнение.

Сложности внедрения систем управления заказами

Если ваша компания не слишком большая или не получает достаточно заказов для внедрения OMS, этот процесс может оказаться слишком трудоемким или дорогостоящим. Прежде чем добавлять систему в процесс, полезно изучить возможные препятствия для вашей команды и бизнеса в целом. Так, в процессе управления заказами могут возникнуть следующие трудности:

• Сложности в реализации. Внедрение новой системы в процесс, построенный на уже реализованных решениях, может показаться сложным и запутанным.
• Цена. Систем управления заказами множество, а их стоимость колеблется от сотен до тысяч долларов. Однако дороже не всегда значит лучше. Если комплексная ERP-система слишком затратна для вашей компании, лучше выбрать более простой, но не менее надежный вариант.
• Правильный выбор. Из-за большого количества систем управления заказами бывает трудно понять, какие из них соответствуют вашим потребностям. Просмотрите свой контрольный список и определите функции, от которых не сможете отказаться. Так вы поймете, какая OMS будет наиболее оптимальной для вашего бизнеса.

Выбор системы OMS потребует времени и обсуждения с коллегами. Поговорите с командой и убедитесь, что система, на которой вы остановились, оптимальна для всех.