Несогласованности между основными командами и руководством часто приводят к перерасходу проектного бюджета. В итоге сдача задерживается либо проект и вовсе сворачивается. Чтобы гарантировать своевременную реализацию проекта в рамках бюджета, важно отслеживать все затраты на протяжении его жизненного цикла. Проектный учет позволит точно рассчитывать время, разрабатывать подробные процессы управления и достигать всех краткосрочных и долгосрочных бизнес-целей.
Общее представление о проектном учете
Что такое проектный учет?
Проектный учет — это практика финансового управления, предполагающая учет финансовых выгод и затрат по проекту. Этот тип бухгалтерского учета также называют учетом затрат по проектам. Он позволяет компаниям оценивать будущие финансовые последствия проекта, а также то, как планировать проекты в соответствии с вашими обязательствами.
Рентабельность бизнеса зависит от точности проектного учета. По мере роста бизнеса ведение учета может оказаться ценным инструментом для эффективного управления проектами. Оно позволит вам получать подробное представление о ходе реализации проекта.
Преимущества учета затрат по проектам
Независимо от размера бюджета, проектный учет оказывает огромное влияние на внутренние и внешние финансы. Внедрение этой практики в рабочий процесс принесет пользу вашему бизнесу и упростит управление проектами.
Вот некоторые преимущества проектного учета:
-
сведения в реальном времени о процессе и рентабельности проекта;
-
оптимизированное управление финансами компании;
-
полная видимость бюджета проекта;
-
оптимизированное управление ресурсами;
-
ценная аналитика для будущих проектов.
Этот тип учета поможет вам и вашей команде эффективно управлять рисками и распределять ресурсы для точного ведения проектов.
Процесс проектного учета
Учет следует начинать на самых ранних этапах проекта. Так вы гарантируете своевременное выполнение всех целей в рамках установленного бюджета. Проектный учет можно подразделить по типу проекта на внутренний и внешний. Внутренний фокусируется на ваших затратах и затратах ваших команд. Внешний — на финансовых показателях, связанных, например, с предоставлением услуг клиенту.
Когда вы решите, к какому типу отнести свой проект, бухгалтеры организуют и разобьют процесс на шесть этапов:
-
Инициация. Определите ответственных за каждую задачу, а также когда и как распределять ресурсы и деньги для них.
-
Бюджет. Разделите бюджет на категории или группы. Используйте Система автоматизации профессиональных услуг (PSA): она поможет вам автоматизировать сложные административные задачи и определить первоначальный бюджет.
-
Администрирование. На этом этапе выполняется обработка и запись транзакций. Для этого отслеживаются финансовые обязательства и счета, а также создаются отчеты о рентабельности проекта.
-
Реализация. На этом этапе менеджеры проектов определяют затраты, возможные доходы и показатели финансового успеха проекта. На основе этих ключевых показателей эффективности (КПЭ) вы сможете оценивать ход продвижения проекта и вносить соответствующие корректировки.
-
Контроль. Проверка и анализ данных, собранных на протяжении всего процесса, важны для достижения целей задач и проекта, а также для устранения возможных финансовых несоответствий.
-
Аналитика. Регулярная оценка полученных бухгалтерских данных поможет принимать правильные бизнес-решения и при необходимости менять вектор работы.
Проанализировав свой процесс, вы можете обнаружить, что выбранная вами методология не вписывается в рамки проекта. Вы также можете заметь сходство между проектным и финансовым учетом.
Сравнение проектного и финансового учета
Эти два вида учета могут показаться взаимозаменяемыми, но на самом деле они имеют совершенно разные цели. Рассмотрим различия между ними:
-
Методология. Выделяют две общие методологии финансового учета: учет затрат и учет методом начисления. В проектном учете не имеет значения, какую из них вы выберете, поскольку это не влияет на процесс.
-
Временные рамки. Стандартный финансовый учет выполняется на ежемесячной основе. А при проектном учете учитываются все транзакции, совершенные от начала до конца жизненного цикла проекта, независимо от его продолжительности.
-
Затраты. При финансовом учете затраты разбиваются на большие основные категории, такие как дебиторская задолженность. В рамках проектного учета затраты можно разбивать на определенные части и назначать определенным задачам.
-
Область. При финансовом учете принимаются во внимание все затраты организации, а при проектном — только связанные с результатами вашего проекта.
Проектный учет больше ориентирован на транзакции, связанные с определенным проектом, а финансовый позволяет взглянуть на общее финансовое состояние бизнеса. Мы рассмотрели различия. Теперь поговорим, когда следует выполнять проектный учет.
Когда нужен проектный учет?
Проектный учет можно использовать в разных ситуациях. Вот несколько случаев, в которых вам поможет бюджетирование проекта:
-
разработка новых продуктов или услуг;
-
регулярные разовые проекты;
-
проекты, выходящие за рамки вашей компетенции;
-
определение распределения и затрат средств по проектам;
-
сравнительный анализ проектов.
Добавив в свой процесс новый рабочий инструмент, вы не только упростите бухгалтерский учет, но и получите полное представление обо всех платежах по проектам.
Планируйте и распределяйте затраты с помощью Dynamics 365 Project Operations
В процессе формирования команды и организации текущих и будущих проектов вам потребуется программное обеспечение, способное быть таким же гибким и целенаправленным, как и вы. Отслеживая свои результаты и затраты на задачи, вы сможете быстро и легко рассчитать свой доход. Вы также можете быть уверены, что каждая копейка была учтена и проанализирована.
Dynamics 365 Project Operations поможет вашей команде эффективно управлять затратами и оптимизировать операции. Благодаря консолидированному представлению всех ваших данных по продажам и финансам вы сможете быстро адаптироваться к рыночным изменениям и при необходимости переориентировать цели организации.