Перейти к основному содержимому

Мини-приложение "Связь с отделом продаж Dynamics 365"

Человек смотрит на экран компьютера, предположительно распределяя ресурсы

Распределение ресурсов

По мере расширения бизнеса вы должны понять, как эффективно и своевременно реализовывать проекты в рамках установленного бюджета. Будь то проекты или ежедневные задачи, правильное распределение ресурсов — основа долгосрочного успеха вашей команды и организации.

Общее представление о распределении ресурсов

Распределение ресурсов — это процесс планирования и назначения доступных ресурсов, направленный на эффективное достижение целей проектной команды. Чтобы правильно распределять нагрузку на сотрудников, ресурсами важно управлять на протяжении всей работы.

В ресурсы вкладываются значительные средства. Поэтому, чтобы добиться прибыльности и долгосрочной эффективности, их необходимо использовать максимально рационально. Распределение ресурсов гарантирует, что у вас и ваших команд будет все необходимое для достижения успеха, в нужное время.

Шесть шагов для распределения ресурсов

Эти шесть шагов помогут вам эффективно распределять ресурсы.

1. Создайте график проекта

Используйте свои навыки управления проектами и разделите текущий проект на этапы. Определите задачи на каждый из них. Так вы сможете управлять отдельными этапами, а не проектом в целом. Оцените продолжительность каждого этапа с учетом поставленных задач и определите вехи. Сопоставьте этапы, задачи и вехи в график проекта.

2. Определите необходимые ресурсы и бюджет

Распределение ресурсов — неотъемлемая часть этого процесса, поскольку выделение ресурсов и управление ими выполняется в рамках задачи. После составления графика необходимо определить ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

Для каждого проекта нужны собственные ресурсы. Выделяют следующие типы ресурсов:

  • Люди. Весь персонал, задействованный в проекте.

  • Оборудование. Инструменты и решения, необходимые на всех этапах проекта: от идеи до реализации. Помните, что специализированное оборудование требует значительных затрат времени и денег.

  • Материалы. Расходные материалы: от канцелярских товаров до топлива.

  • Помещения. Здания и рабочие места, где будет работать команда.

  • Бюджет. Деньги, необходимые для приобретения любого из перечисленных выше ресурсов.

При управлении проектом и его бюджетом важно отслеживать затраты с помощью проектного учета. Так вы сможете контролировать, чтобы затраты на каждую задачу не превышали установленную суму.

3. Найдите доступные ресурсы

Далее вам нужно найти и запросить ресурсы, чтобы уложиться в сроки. Предусмотрите все: от сбора оборудования и расходных материалов до поиска членов команды. Ресурсы могут одновременно привлекать к нескольким проектам, поэтому обязательно уточните их доступность или загруженность.

4. Назначьте и распределите ресурсы

Доступные ресурсы необходимо привлечь к проекту. Предусмотрите любые проблемы, которые могут задержать реализацию проекта: от сбоев в работе программного обеспечения до инициированных заинтересованными лицами изменений и смены приоритетов организации. На срок выполнения проекта часто влияют следующие факторы:

  • доступность ресурсов;

  • изменения объема проекта;

  • разные места и часовые пояса;

  • задержки выполнения процессов и задач.

Эти проблемы имеют разную степень влияния на проект. Но одно точно: все они замедляют его реализацию. Но, к счастью многие из них можно решить с помощью резервных планов и заблаговременных процедур.

5. Следите за реализацией проекта

На первый взгляд, в этом нет ничего сложного. Но любое изменение может повлиять на сроки проекта, поэтому не забудьте учесть это при составлении графика. Будьте готовы к следующему:

  • перегруженность и усталость членов команды;

  • незапланированные отпуска или больничные;

  • задержки, которые влияют на сроки последующих задач;

  • изменения бизнес-целей и заданий.

Система автоматизации профессиональных услуг (PSA) позволяет автоматизировать трудоемкие административные задачи, такие как учет времени, управление проектами и выставление счетов.

6. Выберите технику для решения проблем с отставанием от графика

Не каждая задача укладывается в запланированные сроки, из-за чего сдвигается график реализации всего проекта. В зависимости от даты сдачи вы можете менять сроки выполнения определенных задач. Есть техники, которые вы можете применить в случае отставания от графика: сглаживание ресурсов и выравнивание ресурсов.

Выравнивание ресурсов походит, если ваши ресурсы ограничены или задействованы в нескольких проектах, но вы можете продлить сроки проекта. А сглаживание лучше всего подходит для оптимизации имеющихся у вас ресурсов, когда нельзя продлить сроки.

Выбор техники зависит от гибкости графика проекта. Но какую бы из них вы ни выбрали, ваша система управления должна поддерживать такой же уровень гибкости.

Оптимизируйте управление ресурсами с помощью Dynamics 365 Project Operations

При разработке графика и распределении сотрудников по конкретным задачам вы должны быть уверены, что ваша команда сосредоточена на успешной реализации проекта в установленные сроки и в рамках бюджета.

Dynamics 365 Project Operations предоставляет инструменты, которые оптимизирую управление проектами и выполнения задач, а также обеспечивают эффективное сотрудничество. Управляйте трудоемкими административными задачами, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на тяжелой творческой работе.