Steg 2: Genomgång av procedurer

Låt projektteamet göra en omfattande genomgång av funktionerna i din nya ERP-programvara. Det finns två syften med den här genomgången:

• Att projektteamet får bekanta sig med olika aspekter av den nya ERP-lösningen och identifiera vilken kompetens och vilka färdigheter som behöver kompletteras före en bredare driftsättning. Den här erfarenheten kan sedan ligga till grund för utbildning.
• Att kontrollera vilka manuella processer som kommer att automatiseras med det nya systemet och se till att nödvändiga ändringar görs före driftsättningen så att automatiseringen går smidigt.

Tips! Intervjua viktiga medarbetare från varje avdelning så att du får insikter direkt om hur de aktuella processerna fungerar tillsammans och hur dessa processer kan automatiseras på ett effektivt sätt.

Steg 3: Förberedelse av data

Definiera vilka av dina befintliga data som ska konverteras till det nya systemet och analysera dem. Då kan du göra dig av med oanvändbar och föråldrad information. Om möjligt bör du söka reda på källdokumenten för att verifiera att data är korrekta och kompletta. Lite städning under den här fasen gör stor skillnad då ett ERP-system bara är så användbart som de data som finns i det. Om dina data är överbelastade med felaktig information kommer värdet av den nya ERP-lösningen att påverkas negativt.

När data har kontrollerats och rensats skapar du kalkylblad för att samla in och segmentera användbara data i logiska register, vilket förenklar konverteringen till det nya systemet.

Tips! Ställ upp realistiska förväntningar på processen hos alla – både ledningen och de anställda – och kommunicera regelbundet om hur processen fortlöper. Då känner medarbetarna mindre oro inför förändringarna och får dem att snabbare börja använda den nya programvaran efter lanseringen.

Steg 4: Testning och utbildning

Låt projektgruppen öva med en testdatabas som har fyllts i med en hel veckas verkliga transaktionsdata. På så sätt kan de validera systemets utdata, testa precisionen och se till att integrationerna och gränssnitten fungerar på rätt sätt. Denna praktiska upplevelse av den nya programvaran kan tillsammans med testerna användas av projektteamet för att skapa fusklappar och processdokumentation som kan användas för utbildning i hela företaget.

Vilken utbildningsmetod som är bäst beror på personalen. Personlig utbildning, e-utbildning eller en kombination av båda kan passa bra beroende på hur mycket tid dina medarbetare kan ägna in sig åt utbildningen och var de är placerade.

Oavsett vilken utbildningsmetod du väljer bör du använda dessa förslag för att göra processen mer effektiv för alla som berörs av den:

• Utbilda teknikintresserade medarbetare till superanvändare på ERP-programvaran. De kan då hjälpa andra användare, vilket frigör IT-avdelningen så att de kan åtgärda större problem.
• Stärk engagemanget genom att spelifiera delar av utbildningsprocessen med kamratlig konkurrens mellan kollegorna.
• Skapa incitament till att utföra utbildningen i tid. En kombination av mindre förmåner som lunch eller en extra lunchtimme eller större förmåner som kontantbonus eller extra semesterdagar kan vara ett effektivt sätt att motivera de anställda och göra processen roligare.

Tips! Gör fusklappar och processdokumentation till standardprocedurer som hela organisationen har tillgång till, och uppdatera dem regelbundet.

Steg 5: Driftsättning och utvärdering

Sammanställ en checklista för driftsättningen för dagarna och veckorna efter implementeringen så att allt du behöver är förberett:

• Systemtestning efter lansering
• Tidsplan och budget för personalens övertid eller tillfällig personal
• Kommunikationsprotokoll för systemavbrott
• Kontroller av nätverkets hastighet och tillförlitlighet
• Säkerhetskopiering av data

På den dagen driftsättningen genomförs kan det uppstå en hel del frågor och förbered dig på det oväntade. Se till att projektteamet är förberett på att leda sina avdelningar genom processen och att IT-teamet står redo att göra de ändringar och justeringar som behövs. ERP-implementeringen innebär en hel del arbete, men de fördelar för produktivitet och lönsamhet det för mig sig gör det väl mödan värt.

Efter driftsättningen bör du utvärdera ERP-lösningens utdata mot de mål och målsättningar som projektteamet satte upp under planeringsstadiet. Uppfyller det nya systemet målen? Lyckas det automatisera de manuella processerna så som det var tänkt? Om så inte är fallet behövs ytterligare ändringar och anpassningar.

Tips! Undersök om lösningen tillför värde genom att genomföra regelbundna granskningar och jämföra ERP-lösningens utdata med andra prestandamått.