Fem steg närmare ett bättre ERP-system
Om de grundläggande ekonomi- och driftfunktionerna som ditt företag använder inte längre räcker till, är det dags att börja fundera på ett mer modernt ERP-system.
Eftersom nya ERP-funktioner och -appar ständigt utvecklas är det viktigt att du undersöker de olika alternativen. Du vill självklart fortsätta vara relevant på dagens tuffa marknad, där dina konkurrenter kanske redan har uppdaterat sina ERP-system.
Vad är ett ERP-system?
ERP är en programvara för verksamhetsstyrning som gör det möjligt för en organisation att använda ett system med integrerade appar och på så sätt hantera och integrera företagets ekonomiavdelning, leveranskedja, drift, rapporteringsfunktion, tillverkning och personalhantering.
Nu när du vet du vad ett ERP-system är för något ska vi gå in på fem steg mot att implementera en bättre lösning för ditt företag.
Steg 1: Identifiera begränsningarna i ert nuvarande system
Här är tre tecken på att det kanske är dags att byta ut det äldre systemet och implementera ny programvara:
Tak för tillväxt
Har det nuvarande systemet kunnat hålla jämna steg allteftersom företaget växt och personal, kunder och affärsprocesser blivit fler, eller att företaget utvidgat verksamheten eller gått in på nya marknader? En ERP-lösning bör göra det möjligt för företaget att växa utan att dagliga affärsprocesser påverkas.
Bristande insikter
Även om ERP-programvara ger synlighet i realtid i hela verksamheten, och ger insikter om branschen som sådan, väljer många företag fortfarande äldre programvara som fungerar oberoende av andra system. Detta kan medföra att olika avdelningar arbetar med vattentäta skott. Programvara som knyter ihop olika system och även omfattar verktyg för analys och affärsinsikter ger bättre produktivitet, tillväxt och konkurrensfördelar som alla tjänar på.
Dyra äldre system
De flesta företag har gjort en rejäl djupdykning i vad de betalar för distribution och underhåll av det nuvarande ERP-systemet. Även om de känner till de fasta kostnaderna är de flesta inte medvetna om för- och nackdelarna med de olika distributionsalternativen, oavsett om det är en lokal, molnbaserad eller värdbaserad ERP-lösning. Det kanske är dags att ta en ännu närmare titt och ta reda på om du bör flytta till molnet, behålla lösningen lokalt eller investera i en kombination av båda.
Tips:
Många företag tror att de behöver genomföra en fullständig ERP-översyn och göra sig av med systemet de använder i dag, men det stämmer inte. Ett ERP-system kan utgöra summan av många olika program och tillägg. Om ditt företag för närvarande inte har ett system där ni kan behålla de processer som fungerar och lägga till nya, bör ni leta efter en programvara som klarar det.
Steg 2: Påminn dig själv om vad ett ERP-system bör innehålla
Låt oss börja med grundbultarna i ERP-systemet. Det här är några grundläggande komponenter som alla äldre ERP-system bör ha:
Ekonomihantering
Systemet kan inte bara hjälpa dig att uppfylla alla regler och krav, utan även leverera korrekta data och analyser så att du kan hålla ett öga på budgeten. Dessutom bör det kunna hantera flera valutor, kassaflöde och banktransaktioner.
Tillverkning
Den här funktionen ger tillverkare möjlighet att komma åt data i realtid för att optimera såväl produktionsplanering som projekt- och kostnadshantering. Tillverkningsfunktionen i ERP-systemet bör också kunna användas för att hantera resurser och uppfylla kundernas behov.
Försörjningskedjan
Eftersom manuell informationsregistrering och fysik inventering av varor hör historien till, ska den här funktionen förbättra lagerhantering och lagerstyrning så att företaget får bättre insikter om sina produkter och integrerade logistik.
Steg 3: Ta reda på vad ett modernt ERP-system har att erbjuda
Moderna ERP-system har inbyggd intelligens som hjälper användarna till ett bättre resultat. De kan också skalas upp allteftersom verksamheten expanderar till andra marknader samt skydda företagets och kundernas uppgifter. En modern ERP-plattform kan också bättre uppfylla företagets behov genom att den kan anpassas till en lägre kostnad. Det innebär att den kan fungera med ett äldre system men även byggas ut för att hantera dagliga rutiner allteftersom företaget växer. Med några av de andra resursplaneringsverktygen kan du:
- Öka produktiviteten.
- Få kontroll över ekonomihanteringen.
- Ge kunderna bättre service.
- Förenkla personalfunktionen.
- Effektivisera projekthantering.
- Förbättra hanteringen av leveranskedja och drift.
- Fatta bättre beslut via Business Intelligence och AI.
Global ERP har också sina fördelar. Det förenklar alla de grundläggande ekonomi- och driftfunktionerna och hjälper dig att hantera vanliga affärsprocesser så att du kan expandera till nya marknader och arbeta över hela världen. Ett ERP-system i global skala omfattar verktyg som gör att du kan:
- Samarbeta mellan flera virtuella organisationer.
- Ge stöd åt nya platser så att du lättare kan expandera till nya marknader.
- Standardisera en enda ERP-lösning och på så sätt förenkla IT-miljön.
Steg 4: Ta fram en plan
Det kan tyckas övermäktigt att implementera ett helt nytt system eller att ta reda på vad som bör läggas till eller avlägsnas från det du använder i dag. Ju bättre du planerar, desto smidigare går det att förbättra eller byta ut det äldre systemet. Börja med dessa tre steg:
-
Skriv en önskelista
Skriv ned vilka ERP-funktioner du redan använder, även om det bara är ett grundläggande ekonomi- och lagersystem. Gör sedan en lista över vilka funktioner du vill ha eller behöver. Nu när du har fått en uppfattning om vad som finns att tillgå, kan du också titta närmare på specialfunktioner som att lägga till färdiga appar eller skapa anpassade appar.
-
Gör en budget
När du har skapat en önskelista är det dags att göra en budget. På samma sätt som när man köper en ny bil måste man veta om pengarna räcker till en begagnad eller en splitter ny bil. Då kan du fokusera på vilka system och funktioner du bör titta närmare på. Börja med kostnaden för stöd- och underhållssystem och var uppmärksam på eventuella dolda kostnader.
-
Tveka inte att ställa frågor
Nöj dig inte med en lösning som "passar alla". Se till att den lösning du väljer tillgodoser dina unika affärsbehov. Om du vill flytta från en lokal lösning till molnet, men undrar över säkerheten, finns det en teknikpartner som kan bringa klarhet i detta.
Steg 5: Välj teknikpartner
Något av det viktigaste när ett nytt system ska implementeras är att välja rätt teknikpartner. ERP-samarbetet kan fungera alldeles utmärkt om du väljer rätt, med förhoppningen att relationen kommer vara systemet ut. Här är några saker du bör ha i åtanke när du letar efter en framtida implementeringspartner:
- Har de tidigare utfört implementeringar för ett företag som ditt?
- Kommer de vara tillgängliga före, under och efter implementeringen?
- Har de rätt kombination av tekniska kunskaper och produktkunskaper för att kunna hjälpa dig?
Se vad ett modernt ERP-system kan göra
Vi har nu besvarat frågan om vad är ett ERP-system är för något, vilka grunder du behöver och vad du ytterligare kanske vill implementera. Ta nu en titt på hur Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjälpa dig att rationalisera den dagliga ekonomifunktionen och driften med hjälp av moderna och intelligenta lösningar.