Gå vidare till huvudinnehållet

Fem steg närmare ett bättre ERP-system

Om du tycker att de grundläggande ekonomi- och driftfunktionerna som ditt företag använder inte längre räcker till, är det dags att börja fundera på ett mer modernt ERP-system. Eftersom nya ERP-funktioner och -appar ständigt utvecklas är det viktigt att ni noga undersöker de olika alternativen. Ni vill självklart fortsätta att vara relevanta på dagens tuffa marknad, där era konkurrenter kanske redan har uppdaterat sina ERP-system.

Vad är ett ERP-system?

ERP är en programvara för verksamhetsstyrning som gör det möjligt för en organisation att använda ett system med integrerade appar och på så sätt hantera och integrera företagets ekonomiavdelning, leveranskedja, drift, rapporteringsfunktion, tillverkning och personalhantering.

Nu när du vet du vad ett ERP-system är för något ska vi gå in på fem steg mot att implementera en bättre lösning för ditt företag.

1

Steg 1:

Identifiera begränsningarna i ditt nuvarande system

Här är tre tecken på att det kanske är dags att byta ut ert äldre system och implementera ny programvara:

Tak för tillväxt

Har det nuvarande systemet kunnat hålla jämna steg allt eftersom företaget växt och personal, kunder och affärsprocesser blivit fler, eller att företaget utvidgat verksamheten eller gått in på nya marknader? En ERP-lösning bör göra det möjligt för företaget att växa utan att företagets dagliga affärsprocesser påverkas.

Bristande insikter

Även om ERP-programvaran ger synlighet i realtid i hela verksamheten, och ger insikter om branschen som sådan, väljer många företag fortfarande äldre programvara som fungerar oberoende av andra system. Detta kan medföra att olika avdelningar arbetar med vattentäta skott. Programvara som knyter ihop olika system och även omfattar verktyg för analys och affärsinsikter ger bättre produktivitet, tillväxt och konkurrensfördelar som alla tjänar på.

Dyra äldre system

De flesta företag har gjort en rejäl djupdykning i vad de betalar för distribution och underhåll av det nuvarande ERP-systemet. Även om de känner till de fasta kostnaderna är de flesta inte medvetna om för- och nackdelarna med de olika distributionsalternativen, eller om det är en lokal, molnbaserad eller hostad ERP-lösning. Det kanske är dags att ta en ännu närmare titt och ta reda på om du bör flytta till molnet, behålla lösningen lokalt eller investera i en kombination av båda.

tip

Tips:

Många företag tror att de behöver genomföra en fullständig ERP-översyn och göra sig av med systemet de använder idag, men det stämmer inte. Ett ERP-system kan utgöra summan av många olika program och tillägg. Om ni för närvarande inte har ett system där ni kan behålla de processer som fungerar och lägga till nya, bör ni leta efter en programvara som klarar det.

2

Steg 2:

Påminn dig själv om vad ett ERP-system bör innehålla

Låt oss börja med grundbultarna i ERP-systemet. Det här är några grundläggande komponenter som alla äldre ERP-system bör ha:

Ekonomihantering

Systemet kan inte bara hjälpa er att uppfylla alla regler och krav, utan även leverera korrekta data och analyser så att ni kan hålla ett öga på budgeten – och även hantera flera valutor, kassaflöde och banktransaktioner.

Tillverkning

Den här funktionen ger tillverkare möjlighet att komma åt data i realtid för att optimera såväl produktionsplanering som projekt- och kostnadshantering. Tillverkningsfunktionen i ERP-systemet bör också kunna användas för att hantera resurser och uppfylla kundernas behov.

Leveranskedjan

Eftersom manuell informationsregistrering och fysik inventering av varor hör historien till, ska den här funktionen förbättra lagerhantering och lagerstyrning så att företaget får bättre insikter om sina produkter och integrerade logistik.

3

Steg 3:

Ta reda på vad ett modernt ERP-system har att erbjuda

Moderna ERP-system har inbyggd intelligens som hjälper användarna till ett bättre resultat. De kan också skalas upp allt eftersom verksamheten expanderar till andra marknader samt skydda företagets och kundernas uppgifter. En modern ERP-plattform kan också bättre uppfylla företagets behov genom att det enkelt och billigt kan anpassas. Det innebär att de kan fungera med ett äldre system men även byggas ut för att hantera dagliga rutiner allt eftersom företaget växer. Med några av de andra resursplaneringsverktygen kan du:

  • Öka produktiviteten.
  • Få kontroll över ekonomihanteringen.
  • Ge kunderna bättre service.
  • Förenkla personalfunktionen.
  • Effektivisera projekthantering.
  • Förbättra hanteringen av leveranskedja och drift.
  • Fatta bättre beslut via Business Intelligence och AI.

Globala ERP-system har också sina fördelar. De förenklar alla de grundläggande ekonomi- och driftfunktionerna och hjälper er att hantera vanliga affärsprocesser så att ni kan expandera till nya marknader och arbeta över hela världen. Ett ERP-system i global skala omfattar verktyg som gör att ni kan:

  • Samarbeta mellan flera virtuella organisationer.
  • Ge stöd åt nya platser så att ni lättare kan expandera till nya marknader.
  • Standardisera en enda ERP-lösning och på så sätt förenkla IT-miljön.

4

Steg 4:

Skapa en spelplan

Det kan tyckas övermäktigt att implementera ett helt nytt system eller att ta reda på vad som bör läggas till eller avlägsnas från det ni använder idag. Ju bättre ni planerar, desto smidigare går det att förbättra eller byta ut det äldre systemet. Börja med dessa tre steg:

1. Skriv en önskelista

Skriv ned vilka ERP-funktioner ni redan använder, även om det bara är ett grundläggande ekonomi- och lagersystem. Gör sedan en lista över vilka funktioner ni vill ha eller behöver. Nu när du har fått en uppfattning om vad som finns att tillgå, kan du också titta närmare på specialfunktioner som att lägga till färdiga appar eller bygga anpassade appar.

2. Sätt upp en budget

När ni har skapat en önskelista är det dags att sätta upp en budget. På samma sätt som när man köper en ny bil måste man veta om pengarna räcker till en begagnad bil eller splitter ny. Då kan ni fokusera på vilka system och funktioner ni bör titta närmare på. Börja med kostnaden för stöd- och underhållssystem och var uppmärksam på eventuella dolda kostnader.

3. Tveka inte att ställa frågor

Nöj er inte med en lösningar som "passar alla". Se till att den lösning ni väljer tillgodoser era unika affärsbehov. Om ni vill flytta från en lokal lösning till molnet, men undrar över säkerheten, finns det en teknikpartner som kan bringa klarhet i detta.

5

Steg 5:

Att välja teknikpartner

Något av det viktigaste när ett nytt system ska implementeras är att välja rätt teknikpartner. ERP-samarbetet kan fungera alldeles utmärkt om du väljer rätt, med förhoppningen att relationen kommer vara systemet ut. Här är några saker du bör ha i åtanke när du letar efter en framtida implementeringspartner:

  • Har de tidigare utfört implementeringar för ett företag som ditt?
  • Kommer de vara tillgängliga före, under och efter implementeringen?
  • Har de rätt kombination av tekniska kunskaper och produktkunskaper för att kunna hjälpa dig?

Läs mer om ett företag som gjort en lyckad implementering av ett modernt ERP-system

Ta reda på vad som händer när en ledande tillverkare av dentalutrustning, A-dec, bestämde sig för att byta ut sitt 17 år gamla ERP-system.

LÄS ARTIKELN 

Se vad ett modernt ERP-system kan göra

Vi har nu besvarat frågan om vad är ett ERP-system är för något, vilka grunder ni behöver och vad ni ytterligare kanske vill implementera. Ta nu en titt på hur Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjälpa er att rationalisera den dagliga ekonomifunktionen och driften med hjälp av moderna och intelligenta lösningar.