Vad är ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning, eller resursplanering för större företag) är en typ av programvarusystem som hjälper organisationer att automatisera och hantera affärsprocesser som är viktiga för att uppnå bästa resultat. ERP-programvara koordinerar dataflödet mellan ett företags affärsprocesser och utgör en enda sanningskälla samt effektiviserar verksamheter i hela företaget. Den kan koppla ihop företagets aktiviteter inom ekonomi, försörjningskedja, drift, handel, rapportering, tillverkning och personalhantering på en enda plattform.

De flesta företag har ett finans- och driftsystem på plats, men system som inte kommunicerar med varandra kan inte hantera mer än de dagliga affärsprocesserna eller bidra till framtida tillväxt. Allteftersom företagen växer och behov ändras, måste deras system utvecklas. I den här artikeln beskrivs vad ERP är för något och varför du genom en sådan programvara kan hålla jämna steg med verksamhetens behov och driva en mer agil och effektiv verksamhet.

Moderna ERP-system

Tidigare var ett ERP-system ofta separat programvara som inte kommunicerade med andra system. För varje system krävdes det dyr, komplicerad och anpassad kod för att uppfylla verksamhetens unika krav. Detta innebar att det gick långsamt att anpassa lösningen till ny teknik eller optimera processerna – om det ens var möjligt.

Vad som skiljer dagens ERP-programvara från tidigare lösningar, är att alla dessa olika processer har samordnats till ett enda smidigt system. Det är inte bara dina data som kopplas samman med ERP-systemet, utan även produktivitetsverktyg, näthandel och till och med lösningar för kundkommunikation. Med en sådan lösning kan du koppla samman alla företagets data, för att på så sätt få fram bättre insikter som hjälper dig att optimera processerna i hela företaget.

En modern ERP-lösning omfattar dessutom flexibla distributionsalternativ, erbjuder bättre säkerhet och integritet, är hållbar och kan anpassas med enbart lite kodning. Det viktigaste är dock att du kan åstadkomma kontinuitet och motståndskraft i både verksamhet och processer genom insikter som gör det möjligt att snabbt ta fram nya innovationer och förbereda verksamheten för framtiden.

Varför är ERP viktigt för ditt företag?

Det finns ingen programvarulösning som omfattar företagens alla processer, men ERP-tekniken blir bättre och bättre på att samordna dem. Om dina processer, system och data är sammankopplade får du den Business Intelligence, snabbhet och anpassningsförmåga du behöver för att börja optimera driften.

Här är tre sätt på vilka ERP-system kan förbättra din verksamhet:

1. Bättre resultat. Med lösningar som använder AI får du tillgång till insikter som kan ligga till grund för bättre beslut, och som visar på hur du kan förbättra verksamhetens resultat.
2. Snabbare effekt på verksamheten. Genom sammankopplade processer och data får medarbetarna bättre överblick och insyn – och större flexibilitet – så att de snabbt kan vidta rätt åtgärder och skapa mer värde i verksamheten.
3. Agilare företag. Många ERP-lösningar är byggda för att anpassa sig efter dina behov och växa i takt med verksamheten. På så sätt är verksamheten väl förberedd på eventuella driftstörningar och marknadens förändringar – och kan snabbt reagera på dem.

Vilka affärsfunktioner kan optimeras med ERP?

Ett ERP-system kan omfatta många av din organisations grundläggande funktioner – vilket kan bidra till att riva barriärerna mellan backoffice och verksamheten mot kund. Lösningen kan också anpassas efter företagets nya prioriteringar. De viktigaste funktionerna är bland annat följande:

Handel

Dagens detaljhandlare står inför många utmaningar. Med ett ERP-system kan de få en komplett omnikanalslösning för handel , där backoffice- och butiksupplevelser samordnas med digitala upplevelser. Kunderna får en mer personlig och smidigare shoppingupplevelse genom AI-rekommendationer, medan detaljhandlaren kan öka medarbetarnas produktivitet, undvika bedrägerier och få verksamheten att växa.

Ekonomi

Med en modern ERP-lösning kan du öka lönsamheten och samtidigt förenkla regelefterlevnaden. En sådan lösning omfattar instrumentpaneler och AI-baserade insikter som ger dig en översikt över ekonomin , så att du när som helst kan ta del av informationen i realtid. Du kan också skära ned på det manuella registreringsarbetet genom att automatisera dagliga rutiner och införa spårningsfunktioner som underlättar företagets regelefterlevnad.

Personalhantering

Med moderna lösningar kan ett företag hantera sina data och effektivisera personalhantering som löner, rekrytering och andra arbetsuppgifter. Du får bättre förutsättningar att behålla, rekrytera och underlätta för medarbetarna, samtidigt som du kan följa upp medarbetarnas prestationer och identifiera personalproblem innan de inträffar.

Tillverkningsindustri

Dessa ERP-funktioner förbättrar affärskommunikationen, automatiserar dagliga rutiner genom robotstyrd processautomation och ger tillverkare möjlighet att uppfylla kundernas behov och hantera resurser med hjälp av data i realtid. Den här lösningen optimerar också projekt- och kostnadshanteringen samt produktionsplaneringen.

Försörjningskedjan

Om företaget fortfarande registrerar information för hand och försöker spåra vad som finns i lager manuellt, kan du med lätthet spara tid och pengar genom att automatisera dessa processer med ERP. I moderna lösningar för försörjningskedjan finns också instrumentpaneler och Business Intelligence, och till och med IoT-teknik (Internet of Things) som ger dig ett handtag med lagerstyrningen.

Tre tecken på att du behöver ERP-programvara

Om du läser detta och kämpar på med ett äldre system, undrar du kanske om det är rätt tid för förändring. Här är några tecken på att du behöver ny ERP-programvara:

1. De grundläggande systemen hindrar företaget från att växa: Du kanske tycker att du har klarat dig bra med grundläggande verktyg, men om denna programvara sätter gränser för marknadsexpansionen och förmågan att växa i global skala är det dags för ett bättre ERP-system som är tillräckligt flexibelt för att klara det.
2. Du måste hantera flera olika system: Allteftersom tekniken förändras kommer du att märka att dina olika system inte fungerar tillsammans. Din nya redovisningsprogramvara kanske inte är kompatibel med det gamla personalsystemet. Du tröttnar snart på att ägna tid och resurser åt att försöka tråckla ihop lösningarna.
3. Du kan inte uppfylla kundens förväntningar: Om din personal och dina kunder är mobila och systemet inte kan hantera detta, är det dags att investera i ett som uppfyller allas behov. Om du ger personalen de verktyg de behöver för att lyckas, och investerar i att uppfylla kundernas förväntningar, blir det lättare att upprätthålla konkurrensfördelarna.

Tips: Om du eller din personal ber om ett nytt ERP-system, men stöter på motstånd, kan du med en hjälp av en demonstration visa vilka funktioner som finns att tillgå. När alla dessutom känner sig delaktiga i beslutsprocessen blir också implementeringen mycket enklare.

Tre utmaningar med en ERP-implementering

Trots alla valmöjligheter som finns på marknaden tvekar fortfarande en del företag att implementera ERP. Det kan finnas flera orsaker till detta, men om det finns en utmaning finns det också en lösning.

Välja rätt ERP-lösning.

Du behöver inte hitta den perfekta programvaran som löser allt. ERP-systemet bör kunna ta vara på de bästa affärsprocesserna du redan använder och sammanföra dem till ett enda system, så att alla i organisationen kan se samma information. Det är därför som valet av teknikpartner är så viktigt.

Få råd med ett ERP-system.

Lösningen behöver inte betyda allt eller inget. Programvarumoduler kan köpas separat beroende på företagets behov. Då blir också implementeringen av ERP-systemet enklare och företaget behöver inte investera i en stor omgörning utan att veta om de nya funktionerna kommer att löna sig eller inte.

Integrera ny ERP-programvara med befintlig programvara.

Som vi redan nämnt bör den ERP-lösning du väljer fungera med det som du använder i dag, men även omfatta funktioner som underlättar framtida tillväxt. Om den programvara du har nu till större delen hanterar ekonomi, försörjningskedja och tillverkning bör du leta efter en lösning som tillför en stark Business Intelligence-komponent.