En guide till orderhanteringssystem
Att registrera, spåra och uppfylla order från flera e-handelskanaler kan vara ett tidsödande arbete. Med ett orderhanteringssystem slipper du många manuella processer som ingår vid försäljning.
Vad är ett orderhanteringssystem?
Ett orderhanteringssystem är programvara som automatiserar spårning av försäljning, order, lager och orderuppfyllelsen. Några av dessa lösningar kan också hjälpa varumärken att övervaka personer, processer och problem. När ditt team hanterar alla funktioner som ingår i kundorderhantering kan ni och era kunder spåra processen och analysera effektiviteten från början till slut.
Om du planerar för att öka försäljningen och expandera verksamheten är det ännu viktigare med ett orderhanteringssystem. Genom att automatisera de tidsödande och manuella åtgärder som kan ingå i orderhantering kan ditt team spara tid och pengar samtidigt som resurserna fördelas på ett effektivt sätt.
Oavsett hur stor verksamheten är, måste du kunna uppfylla kundernas förväntningar när de beställer produkter via olika digitala kanaler. Kunderna vill också kunna välja mellan att hämta varorna i butik eller få dem levererade hem, och kunna returnera eller byta produkten vid en viss plats.
Med allt större förväntningar på korta leveranstider måste du komplettera processen med orderhantering. Utan en sådan process kan följande problem uppstå för dina order:
- Order kan missas eller hamna mellan stolarna.
- Order kan bli felaktiga.
- Order kanske inte expedieras.
- Företagets order kan ta längre tid att leverera än vad som överenskommits.
Om en kund upplever någon av de situationer som nämns ovan upprepade gånger – eller till och med bara en gång – kanske kunden får en negativ uppfattning om verksamheten och det blir lättare för dina konkurrenter att erbjuda en bättre upplevelse.
Med andra ord kan ett orderhanteringssystem hjälpa till med följande:
- Koordinera säljare och onlineplattformar.
- Spåra resultat med analyser.
- Hantera komplexa leveransplaner.
- Samordna lager med tillgängliga order i flera kanaler.
- Säkerställa att ordern uppfylls när du använder logistik som tillhandahålls av tredjepart.
- Undvika fel vid manuell registrering beroende på den mänskliga faktorn, samt undvika ineffektivitet och inkonsekvent resursfördelning.
Funktionerna i ett orderhanteringssystem
Att implementera ett orderhanteringssystem har också stor betydelse om du vill komplettera den befintliga infrastrukturen för att kunna kapitalisera på digitaliseringen av försäljningen och den efterföljande försäljningsökningen. Orderhanteringsfunktionen kan vara en avgörande faktor för om ditt företag kommer att lyckas. Ett orderhanteringssystem omfattar stöd inom fem områden i orderhanteringsprocessen:
-
Integrerad redovisning
Här ingår alla ekonomiska data som allokerats från orderhanteringssystemet, till exempel redovisning, leverantörsreskontra och kundreskontra, vilket effektiviserar hanteringen av ekonomiska data eftersom teamet inte behöver registrera uppgifterna på nytt eller överföra dem manuellt. -
Kunddatabas
Information om kundens alla kontaktuppgifter och aktiviteter gör det enklare för säljarna att identifiera de mest lönsamma kunderna. -
Lagerhantering
Ger en konsoliderad bild av lagret så att du kan hantera och spåra lagernivåer. Det omfattar också algoritmer som dirigerar order till nästa lämpliga distributionslager med bästa möjliga leveransalternativ. Dessa algoritmer användas sedan genom hela lagerhanteringens alla faser: plockning, packning, leverans och spårning. -
Försäljningskanal
Ditt orderhanteringssystem tar emot och konsoliderar orderinformation via alla försäljningsställen, inklusive online, butik och kundtjänst. Här kan också ingå supportorder från globala regioner i olika valutor. -
Säljstöd
Produktinformation uppdateras i realtid och det finns stöd för kundernas returer och byten.
Genom att använda ett orderhanteringssystem inom dessa områden kan ditt företag:
- Tillgodose kundernas behov i olika kanaler genom att skapa en smidig e-handelsupplevelse där teamet inte behöver lägga lika mycket tid på att uppfylla order och hjälpa till med att utbilda sina kollegor. Med systemet får du också bättre överblick över företagets order, antalet mänskliga misstag minskar och du får tillgång till alla data i realtid på en enda plats.
- Undvika manuella processer.
- Genom att rapportera och göra prognoser för lagret undviker du att beställa eller sälja för mycket. Vid oväntade förändringar i efterfrågan kan du koppla ihop dina olika lagerkanaler till en enda handelsstrategi.
- Integrera olika företagssystem som ERP, inklusive distributionslager, kundtjänstteam och redovisning.
- Ta beställningar från flera länder i olika valutor. Allteftersom världen blir alltmer globaliserad behöver ditt team vara förberett på att kunna expandera på nya marknader.
Vissa uppgifter som ett orderhanteringssystem kan hantera är följande:
- Optimera och automatisera orderuppfyllelsen.
- Begränsa störningar i processen.
- Hantera orderns livscykel.
- Reagera utifrån ständigt nya affärsmodeller.
Fördelarna med ett orderhanteringssystem
Oavsett hur stort ditt företag är kan du förbättra hela verksamheten genom att implementera ett orderhanteringssystem. Här är bara några av de fördelar som finns med att komplettera verksamheten med ett orderhanteringssystem.
- Automatisering. Ett orderhanteringssystem bygger på automatisering, från butiksarbetet till leverans av produkten. Genom automatisering slipper du mycket manuellt arbete och kan på så sätt minska personalkostnaderna. Eftersom order måste expedieras allt snabbare väljer orderhanteringssystemet distributionslager eller expedieringsplats, ger instruktioner om orderuppfyllelsen och skickar en uppfyllelsebegäran till distributionslagret så att personalen kan förbereda sig på ordern.
Eftersom du kan korta uppfyllelsetiden kan du omfördela resurser, och i stället använda dem till att fokusera på mer avancerat arbete. Verksamheten kan då växa och kunderna blir nöjdare. Även datasäkerheten stärks, vilket är en viktig komponent i dagens alltmer digitaliserade värld. - Färre fel på grund av den mänskliga faktorn. En av de vanligaste orsakerna till att misstag begås på distributionslagret beror på den mänskliga faktorn, som kan medföra allvarliga problem. Med ett orderhanteringssystem hanteras uppgifterna automatiskt. Ett orderhanteringssystem kan optimera lagerstyrning i flera kanaler och distributionslagret genom att skicka aviseringar om allt från lagernivåer till avyttringsbehov. Detta minskar antalet försenade leveranser, storleken på marknadsavgifterna och antalet missnöjda kunder.
- Realtidsrapportering. Det tar tid att behandla order. När du uppdaterar systemet kommer ständigt ny information in. Om du lägger till artiklar manuellt kanske du inte alltid har tillgång till den senaste informationen. Ett orderhanteringssystem kan förse dig med realtidsdata om order, lager och kunduppgifter. Den här typen av data är mycket användbara för din webbplatsanalys, så att du får en fungerande marknadsföringsstrategi och lyckas behålla kunderna längre.
- Förhindrar lagerbrist genom lagerprognoser. Om ditt företag inte har tillgång till prognosprogramvara och lagernivåer vet du heller inte när lagret måste fyllas på. Det leder till två stora problem: för mycket i lager eller för lite i lager – vilket innebär att du antingen har stora kvantiteter osålt lager eller inte tillräckligt i lagret för att tillgodose efterfrågan. Med ett orderhanteringssystem slipper du båda problemen.
Du kan göra bättre prognoser för säsongsvaror, populära produkter och köptrender. Du kan ta reda på exakt hur mycket utrymme som behövs på distributionslagret för produkterna och du har alltid rätt mängd i lager. - En enda sanningskälla. På instrumentpanelen i orderhanteringssystemet får du all information du behöver för att kunna spåra verksamheten och försäljningen. Om du kombinerar redovisnings-, lager- och kundinformation kan du ta fram nya effektiva strategier.
- Enkelt att skala och använda i flera kanaler. Allteftersom verksamheten växer är det viktigt med ett orderhanteringssystem som växer i takt med företaget. Om du vill driva verksamheten i flera kanaler måste du kunna spåra order eftersom uppfyllelsen blir alltmer komplicerad – kundtrafiken flödar genom flera kanaler. Du måste kunna följa order genom en mängd olika marknadsplatser och webbplatser. Ett orderhanteringssystem kan centralisera dessa order, spåra dess data, uppdatera lager och dirigera order.
De olika stegen i orderhanteringssystemets process
De flesta orderhanteringssystem följer en process i sex steg som gör att det går snabbt att behandla och expediera kundorder. Med denna process kan du tillgodose kundens olika behov och samtidigt erbjuda kunderna en unik och personlig användarupplevelse. De sex stegen är följande:
-
Upptäckt
Det första steget i orderhanteringsprocessen står kunden för. Oavsett om det är via din onlinebutik, en webbplats från tredjepart eller telefon, kommer kunden att lägga produkten i en kundvagn online och omedelbart justera ditt aktuella lager. Systemet kan också avisera dig om att artikeln finns i vagnen eller om kunden överger kundvagnen. -
Orderplacering
När kunden bestämmer sig för att köpa produkten kommunicerar orderhanteringssystemet med ditt redovisnings- eller ekonomiteam för att verifiera kreditkortsuppgifterna och behandla ordern. När ordern har godkänts expedieras den.
Grossister eller B2B-säljare kan välja en fakturamodell, och att först ta emot en offert för ett större inköp. Därefter skickar de en faktura som ska betalas vid en viss tidpunkt. -
Orderuppfyllelse
När ordern har anlänt till distributionslagret väljer orderhanteringssystemet det närmaste eller mest lättåtkomliga alternativet för orderdestinationen och beräknar leveranskostnader och snabbaste transportföretag. Ett orderhanteringssystem kan skriva ut leveransetiketter, följesedlar och kvitton. -
Distributionslagerhantering
Att ha en SKU och streckkod för varje artikel är viktigt för det här steget. Om en produkt har både och ökar noggrannheten i orderuppfyllelsen och det blir enklare i distributionslagret att skanna produkten och lägga till den på ordern. Det finns fyra metoder för att plocka artiklar från distributionslagret:
Enstaka order. Artiklar från en enstaka order plockas och levereras till packningsstationen.
Batchplockning. En plockare tilldelas ett visst antal order som kan hämtas under en och samma runda och sedan föras till packningsstationen.
Zonplockning. Varje plockare ansvarar för en angiven lagerzon och artiklarna i de zonerna läggs till på en order när plockaren passerar genom zonen.
Vågplockning. Alla zoner plockas samtidigt och förs till en enda plats för konsolidering.
Om en artikel inte finns i lager kan orderhanteringssystemet kommunicera med dina leverantörer om att i förväg skicka en påfyllnadsleverans till distributionslagret. Om du skapar en ombeställningspunkt finns varan alltid i lager. En ny inköpsorder skapas automatiskt när lagret når det lägre tröskelvärdet, samtidigt som lagercheferna meddelas om att orderuppfyllelsen kan komma att försenas.
Ordern skickas även till din redovisningsavdelning eller aviserar ditt redovisningsprogram om det nya inköpet. En lösning för ekonomihantering förenklar revision, skatteinbetalningar och annat som måste utföras varje månad eller år.
-
Leverans
När ordern har valts från produkterna i distributionslagret hämtar packningsteamet artiklarna från distributionslagret och skannar dem. Sedan ska de plocka, packa och leverera produkten utifrån informationen som finns i orderhanteringssystemet. Det finns tre saker du bör kontrollera och ta hänsyn till vid packningen:
Ordern är korrekt. Kontrollera att varje artikel finns på rätt order.
Kartongens storlek. Ta hänsyn till måtten vid prissättningen. Om du har tre till fem standardstorlekar minskar du kostnaderna utan att processen blir speciellt komplicerad.
Rätt förpackning. Vissa förpackningsmaterial skyddar produkten bättre men kan vara dyrare. Välj rätt typ som är både kostnadseffektiv och säker.
Spårning. Ditt orderhanteringssystem kan också skicka ett meddelande till kunden om att produkten har skickats och den beräknade leveranstiden. Du och kunden kan spåra produkten från det att den skickats från distributionslagret till destinationen. -
Uppföljning efter försäljning
Efter att produkten lämnat distributionslagret och efter den tidpunkt produkten ska ankommit till destinationen, skickar orderhanteringssystemet automatiskt ett e-postmeddelande till kunden som ber hen betygsätta produkten och bekräfta att allt i beställningen kommit fram. Denna uppföljning bör även innebära detaljerade instruktioner om hur kunden kan kontakta kundtjänst.
Om kunden blir missnöjd bör det vara lätt att hitta och följa enkla instruktioner för retur och återbetalning. Ett orderhanteringssystem kan snabbt bearbeta en begäran om återbetalning och skicka den vidare till redovisningsteamet för behandling. Orderhanteringssystemet kan även kontakta returleverantören för att säkerställa att alla uppgifter är korrekta och uppdaterade.
Det finns också fall där orderhanteringssystemet kan flagga specialorder – oavsett om det handlar om returersättningar, gåvor eller VIP-beställningar. När dessa order behandlas i systemet kan de flaggas med en unik kod, så att kunden personligen kan kontrollera att ordern är korrekt.
Utmaningar med orderhanteringssystem
Om din verksamhet inte är stor nog eller inte har tillräckligt med order för att behöva ett orderhanteringssystem, kan det bli för dyrt och tidskrävande att implementera en sådan typ av plattform. Innan du inför ett sådant här system i processen bör du lära dig mer om vilka hinder som kan ligga i vägen. När du ska välja orderhanteringssystem kan du ställas inför följande utmaningar:
- Problem vid implementeringen. Att införa ett nytt system i processen – utöver de äldre lösningar du redan har implementerat – kan bli komplicerat och tidsödande.
- Pris Ett orderhanteringssystem kan kosta från några tusenlappar till hundratusentals kronor, och det finns många att välja mellan. Det dyraste behöver heller inte alltid vara det bästa. Om ditt företag inte har råd med ett omfattande ERP-system bör du rikta in dig på ett mer robust driftsystem.
- Fatta rätt beslut. Det finns så många orderhanteringssystem att välja mellan, så det kan vara svårt att bestämma vilket som fungerar för din verksamhets behov. Genom att gå igenom en checklista och rangordna vilka funktioner du måste ha blir det enklare att ta reda på vilket orderhanteringssystem som passar sitt företag.
Att bestämma vilket orderhanteringssystem som är bäst för din verksamhet tar tid och det krävs acceptans från dina kollegor. För att kunna göra ett val som passar alla behöver du fråga dig själv vad som är bäst för ditt team.
Att tänka på när du väljer ett orderhanteringssystem för din verksamhet
Alla orderhanteringssystem är olika, så du måste först ta reda på vilka behov som finns och sedan skräddarsy orderhanteringssystemet utifrån dessa.
Identifiera först dina mål och målsättningar. Det första steget är att förstå orderhanteringssystemets vem, vad och varför. Ordna ett möte för dem som berörs av systemet – teammedlemmar, leverantörer och kunder – och ta reda på vilka funktioner som är nödvändiga och vilka som kan vara bra att ha. Under diskussionerna bör ni också ta upp framtiden för verksamheten och hur pass skalbar lösningen bör vara. Du vill ju välja ett orderhanteringssystem som kan växa i takt med verksamheten.
Därefter ska du be om en offert. Du bör ställa upp och skicka en offertförfrågan till olika lösningsleverantörer som kan hjälpa dig fatta det slutliga beslutet. Genom att skapa en detaljerad offertförfrågan är du och leverantören överens om vilka tekniska krav och begränsningar som ska gälla för lösningen, och hur du vill att den ska fungera. Förse leverantörerna med följande uppgifter så att de kan återkomma med det bästa förslaget för din organisation:
- Ordervolym
- Antal SKU:er
- Befintlig programvara för maskinvaran
- Information om utbildnings- och införandeprocessen
- Tidslinje för implementeringen
Till sist ska du utvärdera och jämföra. Det bästa är att ta in offerter från flera leverantörer. Du måste nu besluta om orderhanteringssystemet ska vara en komplett programvarulösning eller omfatta olika verktyg och processer. Du behöver också ett orderhanteringssystem som kopplar samman e-handel med kundtjänst, så att de kan få tillgång din automatiska kundtjänst. Du vill kunna moderera en enhetlig digital upplevelse på en premiumplattform med den senaste tekniken. Nedan finns några frågor du bör ställa dig själv om de olika systemen:
- Slipper du manuella processer genom automatiserade arbetsflöden?
- Har systemet stöd för flera distributionslager?
- Får du lageruppdateringar i realtid?
- Får du nya funktioner?
- Finns funktioner för rapportering och prognoser så att du bättre kan identifiera problem och förutse förändringar?
- Hanterar systemet försäljning i flera kanaler, valutor och geografiska områden?
Slutmålet för dig och ditt team är att få ut mesta möjliga av den senaste programvaran. Även om du kanske inte hittar en komplett lösning för orderhantering som uppfyller alla punkter på checklistan, har du fått bättre kunskap om vad du behöver för verksamheten både nu och i framtiden. Genom att bestämma vilket orderhanteringssystem som är det bästa för ditt team, har du kommit en bra bit på vägen för en bättre orderhantering och effektivare verksamhet.
Dynamics 365 som ditt nästa orderhanteringssystem
Alla växande verksamheter som vill bygga upp och behålla en kundbas bör implementera ett orderhanteringssystem som kan integreras med befintliga processer.
De viktigaste elementen för din e-handel är möjligheten för kunderna att i realtid se vad du har i lager, och på ett säkert sätt beställa varor via en säker betalningsprocess. Ett snabbt och tillförlitligt orderhanteringssystem där företag kan sälja genom flera kanaler och generera automatiska försäljningsorder bör ingå i alla marknadsförings- och försäljningsstrategier. Med rätt orderhanteringssystem kan du skapa en enhetlig order- och köpupplevelse genom att proaktivt strukturera orderuppfyllelsen och optimera orderflödena.
En lösning som Dynamics 365 Intelligent Order Management gör det enklare att anpassa verksamheten, samtidigt som du får insikter i realtid som hjälper dig att hantera ordercykelns alla aspekter. Om du med ditt nästa orderhanteringssystem kan erbjuda större flexibilitet och öppenhet samt leverans i tid, får kunderna en positiv upplevelse varje gång.
Prova Dynamics 365 Intelligent Order Management kostnadsfritt i 30 dagar
Upplev hur du med intelligent orderhantering kan uppfylla nya krav på näthandeln. Med den här utvärderingsfunktionen får du lära dig följande:
-
Automatisera och optimera orderuppfyllelsen.
-
Hantera orderns hela livscykel.
-
Skala upp snabbt med fördefinierade anslutningsprogram.
Dynamics 365 Intelligent Order Management
Nu sätter vi i gång
Ange din e-postadress så att du kan påbörja din kostnadsfria utvärderingsversion. *