Många företag överskrider sina projektbudgetar på grund av missförstånd mellan nyckelteamen och ledningen, vilket kan leda till förseningar i projektet och att vissa uppgifter inte blir utförda Om du vill vara säker på att ditt projekt inte bara håller tidsplanen utan även budgeten, måste du ha kontroll över allt som köps in och betalas under projektets gång. Genom att prioritera projektredovisningen kan ditt team redovisa sin tid på rätt sätt, och du kan hantera projektet på detaljnivå. På så sätt kan ni uppnå alla kort- och långsiktiga affärsmål.
Detta är projektredovisning
Vad är projektredovisning?
Projektredovisning är en uppgift inom ekonomihantering som följer upp de fördelar och kostnader som är förknippade med ett projekt. Den här typen av bokföring, som även kallas för projektkostnadsredovisning, gör det möjligt för företag att bedöma de framtida ekonomiska effekterna av ett projekt, samt hur man planerar projekt för att uppfylla det man åtagit sig.
Ett företags lönsamhet är beroende av en korrekt projektredovisning. Allteftersom verksamheten växer kan projektredovisning vara ett värdefullt verktyg för effektiv projekthantering, eftersom man får en detaljerad bild av hur projektet utvecklas.
Fördelarna med redovisningar av projektkostnader
Oavsett hur liten budget du har, kan projektredovisning ge stor effekt på ekonomin både internt och externt. Genom att införa projektredovisning i arbetsflödet kan du underlätta verksamheten och effektivisera projekthanteringen.
Bland fördelarna finns:
-
Uppdateringar i realtid av projektets framsteg och lönsamhet
-
Förbättrad övergripande ekonomihantering
-
Insyn i projektbudgeten
-
Förbättrad resurshantering
-
Värdefulla insikter för framtida projekt
Den här typen av redovisning gör det lättare för dig och teamet att hantera risker och fördela resurser på ett effektivt sätt, och på så sätt förbättra den allmänna projekthanteringen.
Projektredovisningsprocessen
När du sätter i gång ett projekt bör du börja med redovisningen så fort som möjligt, så att alla projektmål uppnås i rätt tid och inom budget. Projektredovisning kan delas in i två olika typer av projekt: interna och externa. Interna projekt fokuserar på utgifter som används för dig och dina interna team. Externa projekt handlar i stället om ekonomin kring omständigheter som händelser eller tjänster som utförs för kundens räkning.
När du har beslutat hur du vill klassificera ditt projekt kommer organisationens revisorer att strukturera och bryta ned processen i sex områden:
-
Inledning Bestäm vem som är ansvarig för respektive uppgift, samt när och hur dessa resurser och pengar för var och en av dem ska fördelas.
-
Budget. Kontrollera att budgeten är uppdelad i kategorier eller grupper. Här kan ett verktyg som programvara för automatisering av professionella tjänster (PSA) vara till hjälp i arbetet genom att automatisera tidsödande administrativa uppgifter och definiera baslinjen för den ursprungliga budgeten.
-
Administration. Bearbeta och registrera transaktioner genom att spåra ekonomiska utfästelser och fakturering samt generera rapporter om hur lönsamt projektet är.
-
Genomförande. I det här stadiet av processen tilldelar dina projektledare kostnader, möjliga intäkter och mått på ekonomisk framgång för projektet. Du behöver dessa KPI:er (Key Performance Indicators) för att kunna notera var du har gjort framsteg och sedan anpassa projektet därefter.
-
Underhåll. Granska och hantera de data du har samlat in under processen. På så sätt kan du säkerställa att projektet och uppgifterna uppnått önskat resultat, samtidigt som du kan åtgärda eventuella ekonomiska inkonsekvenser.
-
Analyser. Utvärdera de redovisningsdata du regelbundet får så att du kan fatta korrekta beslut för verksamheten och ställa om när det behövs.
När du granskar processen kanske du upptäcker att du valt en viss metodik som inte passar för projektet. Du kanske också märker att det finns en överlappning i hur ekonomin hanteras, antingen genom projektredovisning eller ekonomisk redovisning.
Projektredovisning kontra ekonomisk redovisning
Dessa två typer av redovisning kan tyckas utbytbara, men i själva verket finns det två helt olika mål med de olika typerna. Skillnaderna mellan projektredovisning och ekonomisk redovisning är följande:
-
Metodik: Inom ekonomisk redovisning finns två allmänna ekonomiska metoder: kostnadsredovisning och periodiserad redovisning. Vid projektredovisning spelar det ingen roll vilken metod du väljer eftersom den inte påverkar själva processen.
-
Tidsram: Vid normal ekonomisk redovisning följer man transaktioner månad för månad, men vid projektredovisning visas varje transaktion som gjorts under hela projektets gång – från början till slut, oavsett hur lång tid det handlar om.
-
Kostnad: Ekonomisk redovisning delas upp i större, övergripande kategorier som kundreskontra. Inom projektredovisning kan du bryta ned utgifterna i särskilda delar och tilldela vissa projektuppgifter en viss kostnad.
-
Att tänka på: Alla verksamhetens utgifter tas med i den allmänna ekonomiska redovisningen, men vid projektredovisning tas bara de kostnader med som är förknippande med projektleveransen.
Projektredovisning är mer fokuserat på transaktionerna för ett visst projekt medan ekonomisk redovisning skapar ett fågelperspektiv av verksamhetens alla utgifter. Nu när du vet vilka skillnaderna är, vet du vid vilka tillfällen du ska använda projektredovisning.
När behöver du projektredovisning?
Projektredovisning kan användas av många olika anledningar. Bland annat i följande fall bör du överväga att budgetera ditt projekt:
-
När nya produkter och tjänster skapas
-
Vid vanliga engångsprojekt
-
Vid projekt som faller utanför ditt eget område
-
Du behöver fastställa hur pengar ska fördelas och användas mellan olika projekt
-
Vid jämförande projektanalyser
När du är beredd att förenkla din redovisning och samtidigt vill öka ansvarstagande för alla projektbetalningar, kan det vara dags att komplettera din process med ett nytt verktyg.
Budgetera och strukturera utgifter med Dynamics 365 Project Operations
När du bygger upp ditt team och strukturerar nuvarande och framtida projekt behöver du en programvara som kan vara lika flexibel och fokuserad som ditt team. Genom att ha kontroll över projektets slutprodukter och utgifter per uppgift kan du snabbt och enkelt beräkna intäkten. Du kan också säkerställa att varje krona i projektet har redovisats och analyserats.
Med Dynamics 365 Project Operations får ditt team kontroll över projektkostnaderna och kan effektivisera arbetet. Om du har en konsoliderad vy över alla försäljnings- och ekonomidata kan du snabbt anpassa verksamheten utifrån marknadens förändringar, och även anpassa organisationens mål om det behövs.