Så här fördelar du resurser
Allteftersom din verksamhet växer måste du fundera över hur projekten kan färdigställas rationellt, kostnadseffektivt, i tid och – med lite tur – under budget. Oavsett om det gäller projekt eller den dagliga driften är det viktigt att fördela resurserna på rätt sätt, så att både ditt team och organisationen som helhet uppnår bra resultat även på lång sikt.
Med resursfördelning menas processen att fördela och planera tillgångar som på ett effektivt sätt stöttar teamets mål, genom att välja de bästa resurserna som är tillgängliga för projekten. Du kan hantera och maximera resurserna under arbetets gång, så att du undviker att medarbetarna under- eller överutnyttjas.
Resurserna utgör en viktig investering och måste utnyttjas på rätt sätt om verksamheten ska bli lönsam och hållbar. Med resursfördelning, eller resurshantering som det också kallas ibland, ser du till att du och dina team har allt ni behöver när ni behöver det.
Sex steg för resursfördelning
Om du ska lyckas med resursfördelningen finns det sex steg du måste utföra.
1. Skapa en tidslinje för projektet
Genom kunskaper i projekthantering kan du dela in projektet i olika faser och skapa enskilda uppgifter inom dessa faser. Sedan hanterar du de olika faserna för sig, och inte projektet som helhet. Du beräknar också hur lång varje fas ska vara genom att med hjälp av milstolpar ange när de olika huvuduppgifterna inom en fas måste vara utförda. När du har sammanställt allt detta, placerar du ut uppgifterna, faserna och milstolparna utmed en tidslinje för projektet.
2. Identifiera viktiga resurser och skapa en budget
Resursfördelningen utgör en viktig del i den här processen eftersom respektive uppgift tilldelas de resurser som behövs, och dessa resurser hanteras inom uppgiften. När du har gjort tidslinjen är det dags att identifiera vilka resurser som behövs för att respektive uppgift ska kunna utföras.Varje projekt ska tilldelas de resurser som behövs, och vilka de är varierar från projekt till projekt. Följande typer av resurser kan finnas:
-
Personer: Alla teammedlemmar som bidrar till arbetet i projektet.
-
Utrustning: Alla typer av verktyg eller programvara som du behöver för att få fram resurser från idéstadiet till projektleverans. Du behöver också ta höjd för eventuell specialutrustning som kan kräva en betydande investering i tid och pengar.
-
Material: Förbrukningsartiklar som du kommer behöva. Sådana kan omfatta allt från kontorsmaterial till bensin för de fordon som behöver användas.
-
Lokaler: Byggnader och arbetsplatser där teamet ska arbeta.
-
Budget: De pengar du behöver för att köpa in resurserna ovan.
Allteftersom du hanterar projektet och budgeten kan du spåra utgifterna i din projektredovisning, så att de är uppdaterade och att den budget som satts upp för respektive uppgift inte överskrids.
3. Nominera tillgängliga resurser
Nu måste du identifiera och äska de resurser som behövs för att tidsplanen ska hållas. Detta omfattar allt från att skaffa utrustning och material, men också att hitta teammedlemmar som är tillgängliga för arbetet. Även om dessa resurser kan arbeta med flera parallella projekt, måste du vara medveten om vilken kapacitet de har.
4. Tilldela och fördela resurser
När du har hittat resurserna måste du lägga till dem i projektet. Se till att du planerar för eventuella förseningar som kan påverka tidsplanen. Sådana utmaningar kan vara allt från problem med programvaran till att intressenterna ändrar sina organisatoriska prioriteringar. Nedan anges några vanliga utmaningar som ditt team kan ställas inför och som kan innebära förseningar:-
Resurstillgänglighet
-
Ändringar av projektets omfattning
-
Olika platser och tidszoner
-
Förseningar i processer och uppgifter
Några av de här problemen är allvarligare än andra, men de kan alla innebära att projektet tar längre tid att genomföra än planerat. Men tack och lov kan du faktiskt ta fram reservplaner och tillhörande teknik för dem, så att du enklare kan hantera dem om de skulle inträffa under projektets gång.
5. Följ upp projektschemat
Det kan tyckas vara en enkel sak, men en enda ändring kan påverka tidsplanen för hela projektet. Se därför till att du har goda tidsmarginaler. Se upp för följande:-
Utarbetade och överutnyttjade teammedlemmar.
-
Oplanerade semestrar eller sjukledighet.
-
Uppgifter som försenas och som orsakar att även beroende uppgifter försenas betydligt.
-
Ändrade affärsmål.
Vissa verktyg som programvara för automatisering av professionella tjänster (PSA) omfattar funktioner som automatiserar tidskrävande och administrativa uppgifter, till exempel tidsuppföljning, projekthantering, fakturering med mera.
6. Välj en teknik som klarar eventuella hinder på vägen
Du kommer förmodligen aldrig att slutföra en uppgift på den tid som den ursprungligen planerades, och heller inte avsluta ett projekt på det exakta datumet. Beroende på när projektet ska vara klart kan du ha viss flexibilitet i när vissa uppgifter måste vara klara. Det finns två metoder som du kan använda om du ligger efter i schemat: resursoptimering och resursutjämning.
Resursutjämning fungerar bra när du har begränsat med eller delar på resurserna, men har möjlighet att förlänga tiden. Resursoptimering fungerar bäst när du måste optimera de resurser du har tillgång till, men har en deadline som måste hållas.
Vilken metod du bör välja beror på hur mycket du kan tänja på tidsplanen. Oavsett vilken metod du väljer måste hanteringsverktyget vara så pass flexibelt att detta fungerar.
Optimera resurser med Dynamics 365 Project Operations
När du skapar en tidslinje för projektet och fördelar olika uppgifter på olika medlemmar, måste du kunna lita på att teamet är koncentrerat på projektet, håller tidsplanen och siktar mot ett väl genomfört projekt – utan att de ska oroa sig för att spräcka budgeten.
Dynamics 365 Project Operations är en komplett lösning med verktyg som gör att du kan rationalisera projekt, utnyttja resurserna effektivt och samarbeta på ett lönsamt sätt. Du kan också hantera det tidskrävande administrativa arbetet, så att teamet kan fokusera på att lösa sina uppgifter snabbt och kreativt.