Detta är en PSA-programvara
När du och ditt team bygger upp verksamheten vill ni ha en enda, övergripande lösning som gör det lättare att automatisera vissa program och uppgifter, samtidigt som ni kan uppnå både långsiktiga och kortfristiga mål för verksamheten och det ekonomiska resultatet när så behövs. Genom att flera olika system samlas på en enda plattform kan en programvara för automatisering av professionella tjänster (PSA) hjälpa dig att organisera ditt team och din verksamhet för framtiden.
Vad är en programvara för automatisering av professionella tjänster?
En PSA-programvara är en komplett lösning som kan hjälpa många team i din organisation, och som fungerar som verksamhetens huvudnav. Tidigare ingick komponenterna i en PSA-programvara ofta i ERP-lösningar för större företag, men allteftersom även mindre företag började använda olika typer av verktyg för att redovisa olika uppgifter, har PSA-programvaror blivit ett självklart val på grund av sin skalbarhet, färre manuella kalkylblad och rapportering och insyn i realtid.
Eftersom din programvara för professionella tjänster måste täcka in en stor mängd uppgifter, ska ett PSA-verktyg kunna:
-
Se till att tillgången på resurser och framtida behov tillgodoses.
-
Håll reda på alla intäkter, utgifter och lönsamhetsanalyser via din projektredovisning.
-
Hantera, följa upp och utföra dagliga uppgifter så att projektet kan genomföras med lyckat resultat.
-
Veta var och hur man ska fördela resurser, vilket tilldelar rätt person rätt uppgift i rätt tid.
-
Förstå riskerna och förväntade marginaler genom att hantera delar av försäljningscykeln.
-
Registrera och automatisera fakturering som spårar den faktiska insatsen och gör prognoser för resursernas återstående insatser.
Om du kompletterar dina befintliga och äldre system och verktyg med den här programvaran blir det enklare för dina team att hantera kundkommunikationen under hela projektets gång. PSA-programvaran centraliserar dina viktigaste kundåtgärder – från att hitta teammedlemmar och hantera speciella uppgifter till att hantera ekonomi – så att du blir bättre utrustad för att anpassa projekten där det behövs.
Fördelarna med en PSA-programvara
Allteftersom teamet fortsätter växa blir de än det viktigare att komplettera med en PSA-programvara. En lättanvänd programvara kan vara till hjälp för alla typer av serviceinriktade företag, eftersom dess huvudfokuset är hög utnyttjandegrad i kombination med färre ej fakturerbara timmar – vilket innebär att mer kvalificerat arbete kan levereras till lägre kostnad.
Med en effektiv programvara för professionella tjänster kan ditt team:
-
Enklare hantera projekt, vilket leder till snabbare bemanning och fler lyckade resultat.
-
Få insyn i realtid i teamets resultat och lönsamhet.
-
Optimera resurser för hantering av tid, pengar och arbetsinsats.
-
Förbättra kortfristiga och långsiktiga projektmarginaler och verksamhetsresultat.
-
Minska underhållskostnaderna för maskinvaran.
Eftersom PSA-programvaran är en kostnadseffektiv lösning för din organisation, sparar du pengar eftersom du inte behöver implementera eller integrera annan infrastruktur. Denna nyckelfärdiga programvara är också lätt att konfigurera så att den kan anpassas till dina äldre system.
Så här väljer du en lämplig lösning
När du väljer ditt nästa PSA-verktyg måste du först och främst vara medveten om vad det är du vill uppnå. Med hjälp av dessa steg kan du välja rätt verktyg för ditt team.
-
Prioritera dina mål. Bestäm dig för en lista med prioriterade mål och en prioriterad strategi, för att begränsa antalet uppgifter.
-
Strukturera beslutsprocessen. Rikta in ditt beslut på hur ett nytt PSA-system kan bidra till verksamheten. Fråga dig själv om du ska bygga en egen PSA-lösning eller implementera en kommersiell produkt? Ska du välja mellan en värdbaserad app eller en licensierad lokal distribution? Använder du spjutspetsprodukter eller ett programpaket eller en plattformsbaserad lösning?
-
Undersök marknaden. När du har bestämt vad som är viktigast för dig och ditt team bör du undersöka marknaden för att hitta den bästa lösningen.
-
Testa, testa, testa. Eftersom PSA-programvaran är enkel att integrera med lite eller ingen utbildning alls, kan du testköra ett par verktyg för att se vilka som fungerar bäst för ditt team.
-
Välj den bästa programvaran för ett starkt resultat. Slutligen vill du vara säker på att systemet du bestämmer dig för kan bidra till ett bättre ekonomiskt resultat. I synnerhet bör det stärka organisationen ekonomiskt utan någon större insats.
Fyra faktorer för en lyckad PSA-implementering
Eftersom din nästa PSA-programvara måste innehålla en mängd funktioner, behöver den fungera som en grundbult för flera organisationsteam. Se till att du ger teamen fullständig insyn i uppgifter och åtgärder, så att lösningen kan skalas upp efter behov och ge maximalt resultat under hela projektets gång.
De fyra faktorerna för en lyckad PSA-distribution är:
-
Din organisations profil. PSA-programvaran automatiserar manuella processer som nuvarande program inte kan hantera på grund den komplexa hanteringen av personer och verktyg i flera projekt, samtidigt som du kan skala upp lösningen vid behov. Räkna ut vilka vertikaler som används i din organisation och hur programvaran kan integreras med dina system.
-
Implementeringsprocess. När du vet vilka krav organisationen har kan du definiera konfigurationen av PSA-programvaran som du behöver. En implementering tar ungefär sex till tio veckor.
-
Införande. Att ställa om till ett nytt sätt att arbeta kan verka både enkelt och överväldigande. I det här skedet är det viktigt att alla nya användare får rimliga förväntningar på vilka fördelar teamet kan få genom automatisering av professionella tjänster. Och vad systemet inte kan hjälpa till med.
-
Integration. Integrationsprocessen för en PSA-programvara omfattar flera andra organisationsverktyg, till exempel projektredovisning, CRM och HR-system. Här kan du överföra information från andra system och sortera informationen till en enda PSA-lösning där du får kontroll över ytterligare arbete och kostnader.
Implementera Dynamics 365 Project Operations som din PSA-lösning
Det kan vara svårt att avgöra när verksamheten behöver kompletteras med PSA Om ditt team står inför en snabb utveckling, både internt och externt, är det nu en bra tidpunkt att införa en PSA-programvara. Genom att tidigt investera i infrastruktur, med en lösning som är flexibel och enkelt kan anpassas utifrån den befintliga verksamheten, kan ditt team utgöra ett stöd i den snabba utveckling som står för dörren.
Oavsett när ditt team börjar växa eller behoven ökar, har Dynamics 365 Project Operations de funktioner som kan bidra till att förbättra projekthanteringen, optimera resursernas lönsamhet, spåra utgifter och sortera all information inom de verktyg som chefer och beslutsfattare behöver för att lyckas.