คู่มือที่จำเป็นสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลัง

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางของคุณเติบโตขึ้น คุณอาจพบว่าอีคอมเมิร์ซ ลอจิสติกส์ และสต็อกสินค้าของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้น การบันทึกสินค้าคงคลังและการเติมสต็อกสินค้าอาจไม่ง่ายอย่างที่เคยทำเมื่อหนึ่งปีที่แล้ว ดังนั้น คุณจะต้องนำกระบวนการและระบบทใหม่ๆ มาติดตั้งเพื่อจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นคุณ

นี่คือที่มาของการควบคุมสินค้าคงคลัง เนื่องจากด้วยการควบคุมภายในและการผลิตที่เหมาะสม คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณสามารถควบคุมต้นทุนการดำเนินงานไปพร้อมๆ กับตอบสนองความต้องการของลูกค้าของคุณได้

การควบคุมสินค้าคงคลังคืออะไร

การควบคุมสินค้าคงคลังหรือที่เรียกว่าการควบคุมสต็อกสินค้าคือกระบวนการจัดสินค้าคงคลังของบริษัทในระดับต่างๆ ในสถานที่เดียวหรือหลายสถานที่ โดยพื้นฐานแล้ว การติดตามสินค้าและทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณมีสินค้าหรือผลิตภัณฑ์อยู่ในสต็อกในปริมาณที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นทางออนไลน์ บนชั้นวางสินค้า หรือทั้งสองอย่าง ระบบควบคุมสินค้าคงคลังยังคอยตรวจสอบการใช้งาน การจัดเก็บ และความเคลื่อนไหวของผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่ตอนที่มาถึงห้องสต็อกสินค้าจนกระทั่งสินค้าถึงมือลูกค้า

ในขณะที่มุ่งเน้นไปที่การกำจัดผลิตภัณฑ์ที่ขายได้ช้าและเพิ่มจำนวนผลิตภัณฑ์ที่ขายได้สูง คุณจะเพิ่มผลกำไรสูงสุด ทั้งยังประหยัดเวลา ทรัพยากร และเงินด้วยจำนวนสินค้าคงคลังที่น้อยที่สุดที่อยู่ในคลังสินค้าของคุณ

ประโยชน์ของการควบคุมสินค้าคงคลัง

การควบคุมสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญที่สุดของธุรกิจทั้งหมด แต่เกือบครึ่งหนึ่งของธุรกิจขนาดเล็กไม่มีการควบคุมสินค้าคงคลัง แม้ว่าจะยังคงสามารถรักษาปริมาณการขายได้สูง แต่ความสามารถในการทำกำไรจะติดขัดเกือบจะในทันทีหากคุณไม่มีการควบคุม โดยทั่วไปแล้ว ลูกค้าจะไม่รอการสั่งจองหรือสินค้าที่มีเวลาจัดส่งนานเกินไป พวกเขาจะมองไปยังคู่แข่งของคุณเพื่อสั่งซื้อสินค้า

ประโยชน์ที่จะได้รับ:

• การควบคุมคุณภาพ ติดตามและจัดการสต็อกสินค้าของคุณในทุกด้าน รวมไปถึงคุณภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าจะหมุนเวียนไปตามคลังสินค้าของคุณ
• การควบคุมองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผลิตภัณฑ์เพียงพอที่จะตอบสนองทุกคำสั่งซื้อที่ผ่านเข้ามา เช่นเดียวกับสต็อกความปลอดภัย ซึ่งเป็นสต็อกสินค้าที่ทำหน้าที่เป็นตัวกันชนเพื่อลดสินค้าที่มีป้ายกำกับว่า "หมดสต็อก"
• ความถูกต้องของการบัญชี การเก็บบันทึกสินค้าคงคลังอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการสินทรัพย์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตรวจสอบบัญชี การทราบถึงปริมาณผลิตภัณฑ์จะช่วยให้คุณทราบว่าผลิตภัณฑ์ของคุณสูญหาย ถูกทำลาย หรือเสียหายมากเพียงใด และเข้าใจถึงมูลค่าของธุรกิจของคุณ

การติดตามสินค้าคงคลังที่แม่นยำหมายถึงการเติมเต็มคำสั่งซื้อได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง พร้อมประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีเวลา มีเงิน และมีลูกค้าที่กลับมาซื้อซ้ำมากขึ้น ด้วยผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่มาจากคลังสินค้าหรือสต็อกสินค้าที่มีการจัดการ

แต่ในการติดตามสินค้าคงคลังของคุณนั้น คุณจะต้องเข้าใจความแตกต่างโดยทั่วไปของการควบคุมและการจัดการ

การควบคุมสินค้าคงคลัง เทียบกับ การบริหารสินค้าคงคลัง เทียบกับ สินทรัพย์ถาวร เทียบกับ การจัดการคลังสินค้า

สิ่งเหล่านี้อาจฟังดูคล้ายคลึงกัน แต่ก็ช่วยธุรกิจของคุณได้หลายวิธี ในขณะที่การควบคุมสินค้าคงคลังทำงานร่วมกับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าของผู้จัดจำหน่าย แต่การจัดการสินค้าคงคลังนั้นรวมกระบวนการเติมและคาดการณ์เอาไว้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณมีสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม และด้วยจำนวนสินค้าที่เหมาะสม

คุณจะต้องจัดการสินทรัพย์ถาวร เช่น เครื่องจักรและอุปกรณ์ ตลอดจนพื้นที่เช่าที่จำเป็นในการผลิตผลิตภัณฑ์ของคุณ เรียกว่า การบัญชีสินทรัพย์ถาวร การรักษาบัญชีแยกประเภทของสินทรัพย์ถาวรทั้งหมดที่ใช้ในการสร้างผลิตภัณฑ์ของคุณ แต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกระแสรายได้ของคุณจริงๆ ช่วยในการแสดงต้นทุนที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดในกระบวนการผลิต

การจัดการคลังสินค้าช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าคงคลังของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดีในทุกพื้นที่จัดเก็บ เมื่อสินค้าคงคลังค้นหาและจัดเก็บได้ง่ายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ บุคลากรของคุณสามารถหยิบสินค้าและจัดส่งตามคำสั่งซื้อของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจคุณ กล่าวคือ การควบคุมสินค้าคงคลังมุ่งเน้นไปที่ปัจจุบัน ในขณะที่สินทรัพย์ถาวรและการจัดการสินค้าคงคลังจะวาดภาพอนาคตของคุณ เมื่อจับมือกัน คุณจะสามารถปรับปรุงการควบคุมสินค้าคงคลังได้อย่างแน่นอนเมื่อคุณจัดการสินค้าคงคลังได้ดีขึ้น

วิธีการเริ่มต้นระบบควบคุมสินค้าคงคลังของคุณ

ในการค้นหาระบบที่ถูกต้องนั้น คุณต้องเข้าใจความต้องการและความจำเป็นของบริษัทคุณ เริ่มต้นด้วยการถามคำถามสามข้อต่อไปนี้:

1. ฉันต้องติดตามผลิตภัณฑ์และปริมาณประเภทใดบ้าง
   ลำดับความสำคัญของคุณจะขึ้นอยู่กับความจำเป็น สมมติว่าความจำเป็นคือ วันหมดอายุสำหรับสินค้าที่เน่าเสียง่าย ชิ้นส่วนที่มีจำกัด หรือสินค้าตามฤดูกาล คุณจะต้องวางแผนตามความจำเป็นดังกล่าว ในขณะที่คอยจับตาดู การจัดการห่วงโซ่อุปทาน ไปด้วย
2. ฉันต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้างในการจัดการสินค้าคงคลัง
   คุณมีสต็อกในคลังสินค้าหลายแห่งใช่ไหมหรือมีสต็อกสินค้าเพียงห้องเดียว คุณจะต้องผสานรวมโซลูชันธุรกิจดิจิทัลเพิ่มเติมไหม และจะส่งผลต่อธุรกิจของคุณอย่างไร การจดบันทึกความเป็นไปได้ในปัจจุบันและอนาคตจะเป็นตัวกำหนดให้คุณมีระบบควบคุมสินค้าคงคลังที่จะคงอยู่ได้นานกว่าหนึ่งปีหรือสองปี
3. งบประมาณสำหรับซอฟต์แวร์ควบคุมสินค้าคงคลังคือเท่าใด
   จดทุกสิ่งที่คุณต้องการในตอนนี้และสำหรับอนาคต รวมถึงค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมและซอฟต์แวร์ด้วย เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเหล่านั้นกับเวลาและความพยายามที่ต้องทุ่มเทในการทำโครงการให้เสร็จสิ้น ตลอดจนผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) โดยประมาณของคุณจากชั่วโมงการทำงานและต้นทุนการดำเนินการที่ลดลง และการเพิ่มขึ้นของลูกค้าโดยประมาณ

หลังจากตอบคำถามเหล่านี้ คุณควรเห็นได้อย่างชัดเจนว่าสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการค้นหาระบบควบคุมสินค้าคงคลังคืออะไร คุณต้องการให้ธุรกิจของคุณอยู่ในอันดับต้นๆ ของเกมเสมอ

ERP เป็นโซลูชันแบบออลอินวัน

ในภารกิจรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันนั้น แหล่งข้อมูลคล้ายๆ กันที่อาจปรากฏขึ้นในการค้นหาโซลูชันการควบคุมสินค้าคงคลังคือ การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ERP ช่วยให้ผู้นำสามารถจัดการธุรกิจได้ทุกด้านบนแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งไม่ใช่เพียงแค้สินค้าคงคลังของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรายการอื่นๆ เช่น การเงิน การวางแผน ลอจิสติกส์ และการดำเนินงานต่างๆ ด้วย

โซลูชันแบบออลอินวันนี้อาจดูน่าดึงดูด เนื่องจากคุณจะสามารถจัดการระบบได้หลายระบบ แต่คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบจะใช้ได้ผลสำหรับทีมของคุณ อาจดูเหมือนมีค่าใช้จ่ายสูงด้วยเช่นกันเมื่อต้องเพิ่มเวลาการฝึกอบรมและกำลังคนให้กับทีมของคุณ ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังมีความยืดหยุ่นและสามารถรวมเข้ากับระบบต่างๆ ได้ ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นในการสร้างกระบวนการต่างๆ สำหรับองค์กรของคุณตามที่เห็นสมควร Dynamics 365 Business Central ทำหน้าที่เป็นโซลูชันทางธุรกิจที่จำเป็นเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณ