คู่มือระบบการจัดการใบสั่ง

ประโยชน์ของ OMS

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเท่าใด การใช้ระบบการจัดการใบสั่งสามารถปรับปรุงการดำเนินงานธุรกิจของคุณจากบนลงล่าง ต่อไปนี้เป็นประโยชน์บางส่วนในการเพิ่ม OMS ให้กับธุรกิจของคุณ

• ระบบอัตโนมัติ ระบบการจัดการใบสั่งอาศัยการทำงานอัตโนมัติตั้งแต่การดำเนินงานหน้าร้านไปจนถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์ของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดแรงงานแบบแมนนวลและช่วยลดต้นทุนค่าแรง เนื่องจากกรอบเวลาการเติมสินค้ากำลังสั้นลง OMS จะเลือกคลังสินค้าหรือสถานที่เติมสินค้า กำหนดลำดับของการเติมสินค้า และส่งคำขอการเติมสินค้าไปยังคลังสินค้าเพื่อให้พนักงานสามารถจัดเตรียมสำหรับใบสั่งได้
  
  เนื่องจากคุณสามารถลดเวลาการเติมสินค้าให้สั้นลง คุณจึงใช้ จัดสรรทรัพยากรใหม่ เพื่อมุ่งเน้นที่ส่วนที่ซับซ้อนมากขึ้นของธุรกิจคุณ ซึ่งจะช่วยในการเติบโตและความพึงพอใจของลูกค้า นอกจากนี้ ยังเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในโลกดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้นในปัจจุบัน
• ลดการเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ในฐานะที่เป็นหนึ่งในแหล่งที่มาของความผิดพลาดในการเติมสินค้าไปยังคลังสินค้า ข้อผิดพลาดของมนุษย์อาจทำให้เกิดปัญหาที่สำคัญได้ ไม่ว่าจะผิดพลาดมากขนาดไหนก็ตาม การใช้ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ถูกต้องจะช่วยให้งานต่างๆ ได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ OMS สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ การควบคุมสินค้าคงคลัง แบบหลายช่องทางและคลังสินค้า โดยส่งการแจ้งเตือนทุกอย่างตั้งแต่ระดับสินค้าคงคลังไปจนถึงความต้องการในการชำระบัญชีที่เป็นไปได้ ซึ่งช่วยป้องกันความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า ค่าธรรมเนียม Marketplace และลูกค้าที่ไม่พอใจ
• การรายงานในแบบเรียลไทม์ การประมวลผลใบสั่งต้องใช้เวลา ในขณะที่อัปเดตระบบของคุณ ข้อมูลใหม่ก็จะเข้ามาอย่างต่อเนื่อง และเมื่อคุณเพิ่มรายการเหล่านี้ด้วยตนเอง คุณอาจไม่มีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอไป OMS สามารถให้ข้อมูลใบสั่ง สินค้าคงคลัง และข้อมูลลูกค้าแบบเรียลไทม์ได้ ข้อมูลชนิดนี้เป็นแนวทางที่ดีต่อการวิเคราะห์เว็บไซต์ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์การตลาดของคุณสามารถประสบความสำเร็จในการจัดหาลูกค้าในระยะยาว
• ป้องกันการขาดแคลนของสินค้าคงคลังโดยการคาดการณ์สินค้าคงคลัง หากธุรกิจของคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงซอฟต์แวร์การคาดการณ์และระดับสินค้าคงคลัง คุณก็จะไม่สามารถติดตามเวลาเก็บสต็อกของคุณ สิ่งนี้นำไปสู่ปัญหาใหญ่สองประการคือ การมีสินค้าคงคลังมากเกินไปและการขาดแคลนของสินค้าคงคลัง ซึ่งหมายความว่าคุณมีสินค้าคงคลังที่ยังไม่ได้ขายจำนวนมากอยู่ในคลังสินค้าหรือสต็อกไม่เพียงพอที่จะตอบสนองต่อความต้องการ การเพิ่ม OMS สามารถจัดการกับปัญหาทั้งสองประการได้
  
  คุณสามารถคาดการณ์ฤดูกาลที่มียอดขายสูงสุดและมากที่สุด สินค้ายอดนิยม และแนวโน้มการซื้อได้ดีขึ้น คุณจะสามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าคุณต้องการพื้นที่คลังสินค้าเท่าใดสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ ซึ่งจะทำให้มีจำนวนสินค้าคงคลังที่เหมาะสมตลอดเวลา
• แหล่งความจริงแหล่งเดียว แดชบอร์ด OMS จะมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อใช้ติดตามธุรกิจและการขายของคุณ การรวมข้อมูลด้านบัญชี สินค้าคงคลัง และลูกค้าเข้าด้วยกันจะทำให้คุณสามารถสร้างกลยุทธ์ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การปรับขนาดและโอกาสหลายช่องทางที่ง่ายดาย ในขณะที่ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างต่อเนื่อง การมีระบบการจัดการใบสั่งที่สามารถเติบโตควบคู่ไปกับบริษัทของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ในการเปลี่ยนเป็นการดำเนินการแบบหลายช่องทาง คุณจะต้องติดตามใบสั่งเนื่องจากการเติมสินค้านั้นซับซ้อน ปริมาณการเข้าร้านค้าของลูกค้าจะโฟลว์ผ่านหลายช่องทาง คุณจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งผ่าน Marketplace และเว็บไซต์ต่างๆ คุณจะต้องติดตามใบสั่งผ่านช่วง Marketplace และเว็บไซต์ OMS สามารถรวมใบสั่งเหล่านั้นไว้ที่ศูนย์กลาง ติดตามข้อมูล อัปเดตสินค้าคงคลัง และกำหนดเส้นทางใบสั่ง

กระบวนการแบบทีละขั้นตอนของ OMS

ระบบการจัดการใบสั่งส่วนใหญ่จะเป็นไปตามกระบวนการหกขั้นตอนเพื่อช่วยให้ดำเนินการและตอบสนองตามใบสั่งของลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะตอบสนองทุกความต้องการของลูกค้า ในขณะเดียวกันก็มอบประสบการณ์การใช้งานส่วนบุคคลที่แพร่หลายให้กับลูกค้า หกขั้นตอนนั้นได้แก่:

1. การค้นหา
   ขั้นตอนแรกของกระบวนการจัดการใบสั่งมาจากลูกค้า ไม่ว่าจะผ่านร้านค้าออนไลน์ เว็บไซต์ของบุคคลที่สาม หรือผ่านทางโทรศัพท์ ลูกค้าจะวางสินค้าในรถเข็นออนไลน์และระบบจะปรับปรุงสินค้าคงคลังในปัจจุบันของคุณทันที ระบบยังสามารถแจ้งเตือนคุณได้หากสินค้าอยู่ในรถเข็นหรือหากลูกค้าละทิ้งสินค้านั้น
2. การจัดวางใบสั่ง
   หลังจากที่ลูกค้าของคุณตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์ OMS จะสื่อสารกับทีมฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายการเงินของคุณเพื่อยืนยันข้อมูลการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและดำเนินการตามใบสั่ง หลังจากที่ใบสั่งได้รับอนุมัติแล้ว จะถูกส่งไปยังการเติมสินค้า
   
   ผู้ค้าส่งหรือผู้ขายแบบธุรกิจกับธุรกิจสามารถเลือกรูปแบบใบแจ้งหนี้ โดยเลือกรับใบเสนอราคาก่อนสำหรับการซื้อจำนวนมาก จากนั้นพวกเขาจึงส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อให้ได้รับชําระตามกําหนดเวลาสิ้นสุดที่ระบุ
3. การเติมสินค้าตามใบสั่ง
   เมื่อใบสั่งมาถึงที่คลังสินค้า OMS ของคุณจะเลือกตัวเลือกที่ใกล้เคียงที่สุดหรือเข้าถึงได้มากที่สุดใกล้กับปลายทางใบสั่ง จากนั้นคำนวณค่าขนส่งและผู้ให้บริการขนส่งที่รวดเร็วที่สุด OMS อาจสามารถช่วยพิมพ์ป้ายการจัดส่ง บันทึกการจัดส่ง และใบเสร็จได้
4. การจัดการคลังสินค้า
   การมี SKU และบาร์โค้ดให้กับสินค้าทุกรายการมีความสำคัญในขั้นตอนนี้ หากสินค้ามีทั้งสองอย่าง ก็จะช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยําในการเติมสินค้าและช่วยให้คลังสินค้าของคุณสามารถสแกนผลิตภัณฑ์ของคุณและเพิ่มในใบสั่งได้ง่ายขึ้น มีวิธีการเบิกสินค้าจากคลังสินค้าของคุณอยู่สี่วิธี ดังนี้:
   
   ใบสั่งเดียว จะมีการเบิกสินค้าจากใบสั่งเดียวและส่งไปยังสถานีบรรจุสินค้า
   
   การเบิกสินค้าแบบชุดงาน ผู้เบิกสินค้าจะได้รับการกําหนดใบสั่งหลายใบในหนึ่งรอบเพื่อดึงและนำกลับไปยังสถานีบรรจุ
   
   การเบิกสินค้าแบบแบ่งโซน ผู้เบิกสินค้าแต่ละคนจะได้รับโซนคลังสินค้าที่แต่งตั้ง และจะมีการเพิ่มสินค้าในโซนเหล่านั้นเข้าในใบสั่งเมื่อสินค้าผ่านแต่ละโซน
   
   การเบิกสินค้าแบบคลื่น โซนทั้งหมดจะถูกเบิกพร้อมกันและมาถึงจุดเดียวเพื่อรวมบัญชี
   
   หากสินค้าหมดสต็อก OMS ของคุณสามารถสื่อสารกับผู้จัดจำหน่ายและซัพพลายเออร์เพื่อส่งอุปทานเพิ่มเติมไปยังคลังสินค้าล่วงหน้าได้ การสร้างจุดสั่งซื้อใหม่ช่วยให้สินค้าคงคลังของคุณมีสต็อกอย่างสม่ำเสมอ โดยจะวางใบสั่งซื้อใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อใบสั่งซื้อนั้นถึงเกณฑ์ที่ต่ำในขณะที่ยังแจ้งเตือนผู้จัดการคลังสินค้าถึงความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในการเติมสินค้า
   
   อีกทั้งจะมีการส่งใบสั่งไปยังแผนกบัญชีหรือแจ้งเตือนซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเมื่อมีการซื้อใหม่ด้วย โซลูชัน การจัดการทางการเงิน ที่มั่นคงช่วยให้การตรวจสอบรายเดือนและสิ้นปี ภาษี และอื่นๆ เป็นเรื่องง่าย
   
   
5. การจัดส่ง
   เมื่อเลือกใบสั่งจากผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้าของคุณแล้ว ทีมจัดบรรจุภัณฑ์จะเรียกสินค้าจากคลังสินค้าและสแกนสินค้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บสินค้าคงคลัง จากนั้นพวกเขาจะเบิก บรรจุ และจัดส่งผลิตภัณฑ์ของคุณจากรายละเอียด OMS ที่ระบุไว้ สามสิ่งที่ควรพิจารณาในความพยายามในการบรรจุสินค้าของคุณมีดังนี้:
   
   ความถูกต้องของใบสั่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง
   
   ขนาดกล่อง วางแผนเพื่อรวมมิติไว้ในราคาของคุณ การมีขนาดกล่องมาตรฐานสามถึงห้าขนาดช่วยให้ต้นทุนลดลงโดยไม่ทำให้กระบวนการของคุณซับซ้อนเกินไป
   
   บรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสม วัสดุบรรจุภัณฑ์บางชนิดอาจมีการป้องกันที่ดีกว่าสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ แต่อาจมีราคาสูงกว่า เลือกประเภทที่เหมาะสมที่คุ้มค่าและให้การเดินทางที่ปลอดภัย
   
   การติดตาม OMS ของคุณยังส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าทราบว่าสินค้าของพวกเขาถูกจัดส่งแล้วและทราบเวลาที่คาดว่าสินค้าจะมาถึงโดยประมาณ คุณและลูกค้าสามารถติดตามสินค้าได้ตั้งแต่การจัดส่งครั้งแรกในคลังสินค้าของคุณไปยังปลายทาง
6. การติดตามผลหลังการขาย
   
   หลังจากที่ผลิตภัณฑ์ออกจากคลังสินค้าของคุณและเลยเวลาที่กำหนดหลังจากที่สินค้ามาถึงแล้ว OMS ควรส่งอีเมลไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติเพื่อขอให้ลูกค้าให้คะแนนผลิตภัณฑ์และตรวจสอบว่าได้รับทุกอย่างในใบสั่งแล้ว การติดตามผลนี้ควรมีคําแนะนําโดยละเอียดเกี่ยวกับการติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าด้วย
   
   หากคุณมีลูกค้าที่ไม่พอใจ นโยบายและคำแนะนำในการคืนสินค้าและการคืนเงินที่มีประสิทธิภาพควรค้นหาและปฏิบัติตามได้ง่าย OMS สามารถดำเนินการตามคำขอคืนเงินและสื่อสารกับทีมงานฝ่ายบัญชีเพื่อดำเนินการขอคืนเงินได้อย่างรวดเร็ว OMS ยังสามารถเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการส่งคืนสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกต้องและอัปเดต

นอกจากนี้ ยังมีกรณีที่ OMS ของคุณสามารถตั้งค่าสถานะคำสั่งซื้อพิเศษได้ ไม่ว่าจะเป็นการคืนหรือเปลี่ยนสินค้า ของขวัญขอบคุณ หรือใบสั่งวีไอพี เมื่อคำสั่งซื้อเหล่านี้ได้รับการประมวลผลผ่านระบบ OMS ของคุณสามารถตั้งค่าสถานะด้วยรหัสที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งช่วยให้ทีมรักษาลูกค้าของคุณสามารถติดตามความถูกต้องเป็นการส่วนตัวได้

ความท้าทายของระบบการจัดการใบสั่ง

หากธุรกิจของคุณไม่ใหญ่เพียงพอหรือมีใบสั่งไม่เพียงพอที่จะรองรับการใช้งาน OMS การเพิ่มแพลตฟอร์มประเภทนี้อาจใช้เวลานานหรือแพงเกินไป ก่อนที่คุณจะเพิ่มระบบนี้ลงในกระบวนการของคุณ การเรียนรู้เกี่ยวกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอาจเป็นประโยชน์ต่อทีมและธุรกิจของคุณ ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นภายในกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อ ได้แก่:

• ความซับซ้อนในการใช้งาน การเพิ่มระบบใหม่ให้กับกระบวนการของคุณ นอกเหนือจากโซลูชันเดิมที่คุณได้นำไปใช้แล้ว อาจทำให้รู้สึกซับซ้อนและหนักใจ
• ราคา มีระบบการจัดการคำสั่งซื้อให้เลือกมากมาย ซึ่งมีราคาตั้งแต่หลายร้อยถึงหลายพันดอลลาร์ และราคาแพงไม่ได้หมายความว่าดีที่สุดเสมอไป หากธุรกิจของคุณไม่สามารถซื้อระบบ ERP ที่ครอบคลุมได้ ให้เน้นไปที่การเพิ่มระบบการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• การเลือกที่ถูกต้อง มีระบบการจัดการใบสั่งจำนวนมากที่อาจเป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่าระบบใดจะใช้ได้กับทุกความต้องการของคุณ เมื่อดูรายการตรวจสอบและจัดวางสินค้าที่ต้องมีในลำดับชั้นเดียวกับสินค้าที่คุณควรมี คุณจะสามารถดูได้ว่า OMS ใดเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

การตัดสินใจเลือกใช้ OMS ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณต้องใช้เวลาและการยอมรับจากเพื่อนร่วมทีมหลายคน คุณจะต้องถามคำถามเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเลือก OMS ที่เหมาะกับทุกคน