ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก
บุคคลหนึ่งคนกำลังดูหน้าจอคอมพิวเตอร์และจัดสรรทรัพยากรไปพร้อมๆ กัน

วิธีจัดสรรทรัพยากร

ในขณะที่ธุรกิจของคุณขยายตัวอย่างต่อเนื่อง คุณจะต้องคิดหาวิธีส่งมอบโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ คุ้มค่าตรงเวลา และถ้าคุณโชคดีก็อยู่ในงบประมาณด้วย ไม่ว่าจะเป็นโครงการหรือการดำเนินงานรายวัน การจัดสรรทรัพยากรที่ถูกต้องมีความสำคัญต่อความสำเร็จในระยะยาวสำหรับทั้งองค์กรและทีมของคุณ

การทำความเข้าใจการจัดสรรทรัพยากร

ความหมายของการจัดสรรทรัพยากรคือกระบวนการกำหนดและจัดกำหนดการสินทรัพย์ที่ช่วยสนับสนุนเป้าหมายของทีมคุณอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเลือกทรัพยากรที่ดีที่สุดสำหรับโครงการของคุณ ในกระบวนการนี้ คุณจะสามารถจัดการและเพิ่มทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดตลอดระยะเวลาการทำงาน ดังนั้นคุณจึงหลีกเลี่ยงการใช้แรงงานพนักงานที่ไม่เพียงพอหรือมากเกินไปได้

หรือเรียกอีกชื่อว่าการจัดการทรัพยากร ทรัพยากรเป็นการลงทุนที่สำคัญและต้องใช้อย่างเหมาะสมเพื่อสร้างผลกำไรและความยั่งยืน ด้วยการจัดสรรทรัพยากร คุณและทีมจะได้รับเครื่องมือที่พร้อมสำหรับทุกความต้องการ

หกขั้นตอนในการจัดสรรทรัพยากร

มีหกขั้นตอนที่คุณต้องทำให้เพื่อจัดสรรทรัพยากรอย่างประสบความสำเร็จ

1. สร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

ด้วยการใช้ทักษะการจัดการโครงการ คุณจะแบ่งโครงการออกเป็นระยะต่างๆ และสร้างงานแต่ละงานภายในระยะเหล่านั้น ขั้นถัดไป คุณจะต้องจัดการระยะ แทนที่จะเป็นโครงการโดยรวม นอกจากนี้ คุณยังจะต้องประเมินระยะเวลาของแต่ละระยะด้วยการระบุงานหลักที่คุณต้องทำให้สำเร็จภายในแต่ละระยะด้วยเป้าหมายสำคัญ เมื่อรวมทั้งหมดนี้เข้าด้วยกัน คุณจะต้องแมปงาน ระยะ และเป้าหมายสำคัญเพื่อสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

2. ระบุทรัพยากรและงบประมาณที่สำคัญ

การจัดสรรทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนี้ เนื่องจากแต่ละงานจะได้รับมอบหมายทรัพยากรที่จำเป็น และทรัพยากรเหล่านั้นจะได้รับการจัดการภายในงาน เมื่อทำไทม์ไลน์จนเสร็จแล้ว คุณจะต้องระบุทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานแต่ละงาน

แต่ละโครงการจะมีชุดทรัพยากรที่จำเป็นของตัวเอง และจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ ทรัพยากรแบ่งออกเป็นประเภทดังนี้:

  • บุคลากร: เพื่อนร่วมทีมที่มีส่วนร่วมในโครงการ

  • อุปกรณ์: เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ทุกประเภทที่คุณต้องใช้เพื่อผลิตทรัพยากรตั้งแต่การคิดค้นแนวคิดไปจนถึงการส่งมอบโครงการ อย่าลืมคำนึงด้วยว่าอุปกรณ์เฉพาะทางนั้นต้องใช้เวลาและเงินเป็นจำนวนมาก

  • วัตถุดิบ: รายการวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณต้องใช้ ซึ่งรวมตั้งแต่เครื่องใช้สำนักงานไปจนถึงน้ำมันสำหรับยานพาหนะ

  • สถานที่: อาคารและพื้นที่ทำงานที่ทีมของคุณใช้ทำงาน

  • งบประมาณ: เงินที่คุณจะต้องใช้ในการซื้อทรัพยากรด้านบน

เมื่อคุณจัดการโครงการและงบประมาณที่ตามมา คุณต้องจะติดตามค่าใช้จ่ายภายใน การบัญชีโครงการ เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันและมั่นใจว่าคุณไม่ได้ใช้จ่ายเกินงบประมาณที่จัดสรรไว้ต่องาน

3. เสนอชื่อทรัพยากรที่พร้อมใช้งาน

ตอนนี้ คุณจะต้องค้นหาและขอทรัพยากรเพื่อดำเนินงานตามกำหนดเวลา ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การจัดเตรียมอุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลือง และยังรวมถึงการค้นหาสมาชิกทีมที่พร้อมทำงาน แม้ว่าทรัพยากรเหล่านั้นจะใช้ได้ในหลายโครงการพร้อมกัน แต่คุณต้องคำนึงถึงกำลังการผลิตของแต่ละทรัพยากรด้วย

4. กำหนดและจัดสรรทรัพยากร

หลังจากค้นหาทรัพยากรแล้ว คุณจะต้องเพิ่มทรัพยากรเหล่านี้ให้กับโครงการ อย่าลืมวางแผนสำหรับความท้าทายที่อาจทำให้โครงการล่าช้าได้ ความท้าทายเหล่านี้อาจจะเป็นได้ตั้งแต่ปัญหาด้านซอฟต์แวร์ การเปลี่ยนแปลงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญในองค์กร ต่อไปนี้คือความท้าทายทั่วไปที่ทีมของคุณอาจเผชิญในการพยายามส่งมอบโครงการอย่างตรงเวลา:

  • ความพร้อมของทรัพยากร

  • การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ

  • ความแตกต่างของสถานที่และโซนเวลา

  • ความล่าช้าของกระบวนการและงาน

แม้ว่าความท้าทายบางเรื่องจะส่งผลกระทบมากกว่าปัญหาอื่นๆ แต่ความท้าทายทั้งหมดนี้จะทำให้การส่งมอบโครงการช้าลง แต่โชคดีที่คุณสามารถระบุและวางแผนฉุกเฉินและคิดค้นเทคนิคที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้ล่วงหน้า หากความท้าทายเหล่านี้เกิดขึ้นในโครงการของคุณ

5. ติดตามกำหนดการของโครงการ

อาจฟังดูง่าย แต่การเปลี่ยนแปลงนั้นอาจส่งผลต่อไทม์ไลน์ของโครงการทั้งหมดตั้งแต่เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ดังนั้นโปรดเผื่อเวลาไว้ด้วย ให้ระวัง:

  • สมาชิกในทีมทำงานหนักเกินไปและถูกใช้งานมากเกินไป

  • วันหยุดที่ไม่ได้วางแผนหรือการลาป่วย

  • งานที่ล่าช้าซึ่งจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกันเกิดการล่าช้าอย่างมาก

  • การเปลี่ยนแปลงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

บางเครื่องมืออย่างเช่น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของบริการวิชาชีพ (PSA) มอบโอกาสในการช่วยให้งานด้านการดูแลระบบที่ใช้เวลานาน เช่น การติดตามเวลา การจัดการโครงการ การเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ

6. เลือกเทคนิคการแก้ปัญหาอุปสรรค

คุณจะแทบไม่เคยทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้แต่แรกและเสร็จสิ้นโครงการตามวันที่กำหนดไว้ คุณอาจมีความยืดหยุ่นเพิ่มขึ้นบ้างเมื่อทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้น ทั้งขึ้นอยู่กับวันที่ส่งมอบโครงการ มีสองเทคนิคที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณพบว่าตัวเองทำงานช้ากว่ากำหนด: การปรับใช้ทรัพยากรให้ไม่เกินที่ได้รับและการปรับระดับทรัพยากร

การปรับระดับทรัพยากรทำงานได้ดีเมื่อคุณมีทรัพยากรที่จำกัดหรือใช้ร่วมกัน แต่คุณมีตัวเลือกในการขยายไทม์ไลน์ การปรับใช้ทรัพยากรให้ไม่เกินที่ได้รับเหมาะที่สุดสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่ใช้ได้ แต่คุณไม่สามารถขยายกำหนดเวลาได้

การเลือกเทคนิคที่ใช้ได้ผลดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับว่าไทม์ไลน์ของคุณมีความยืดหยุ่นมากน้อยเพียงใด ไม่ว่าจะเลือกเทคนิคใด คุณต้องแน่ใจว่าเครื่องมือการจัดการนั้นยืดหยุ่นได้เช่นเดียวกับตัวคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรด้วย Dynamics 365 Project Operations

ในขณะที่สร้างไทม์ไลน์ของโครงการและจัดสรรสมาชิกให้ทำงานเฉพาะ คุณต้องมั่นใจว่าทีมของคุณนั้นเน้นโครงการเป็นศูนย์กลาง ขับเคลื่อนตามกำหนดเวลา และมุ่งสู่ความสำเร็จโดยที่ไม่รู้สึกว่าใช้งบประมาณเกินที่กำหนด

Dynamics 365 Project Operations นำเสนอเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงโครงการ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างการทำงานร่วมกันที่ทำกำไรได้ภายในโซลูชันเดียว จัดการงานธุรการที่กินเวลาเพื่อให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ยุ่งยากด้านความคิดสร้างสรรค์ได้