ธุรกิจจำนวนมากจบลงด้วยการใช้งบประมาณโครงการเกินที่กำหนดเนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างทีมหลักและผู้นำ ส่งผลให้โครงการล่าช้าและไม่สำเร็จ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณไม่เพียงแค่เป็นไปตามแผนแต่ยังอยู่ในงบประมาณตลอดช่วงวงจรนั้น คุณจะต้องติดตามทุกอย่างที่ซื้อและใช้จ่ายไปตลอดระยะเวลาของโครงการ ด้วยการส่งเสริมการบัญชีโครงการ ทีมงานของคุณจะพิจารณาเวลางานได้อย่างแม่นยำ ระบุรายละเอียดความพยายามในการจัดการโครงการ และทำให้แน่ใจว่าคุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจทั้งหมดทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

การทำความเข้าใจการบัญชีโครงการ
การบัญชีโครงการคืออะไร
การบัญชีโครงการเป็นวิธีปฏิบัติในการจัดการทางการเงินที่ติดตามผลประโยชน์และต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ หรือที่เรียกว่าการบัญชีต้นทุนโครงการ การทำบัญชีประเภทนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถประเมินผลกระทบทางการเงินในอนาคตของโครงการได้ ตลอดจนวิธีการวางแผนโครงการเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของภาระผูกพัน
ความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับการบัญชีโครงการที่ถูกต้องแม่นยำ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การบัญชีโครงการสามารถเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยนำเสนอมุมมองโดยละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการของคุณ
ประโยชน์ของการบัญชีต้นทุนโครงการ
ไม่ว่างบประมาณของคุณจะมีน้อยเพียงใดก็ตาม การเพิ่มการทำบัญชีโครงการให้กับกระบวนการจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อการเงินของคุณทั้งภายในและภายนอก การนำบัญชีโครงการไปใช้ในเวิร์กโฟลว์จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจและทำให้ความพยายามในการจัดการโครงการของคุณคล่องตัวขึ้น
ประโยชน์ต่างๆ รวมถึง:
-
การอัปเดตกระบวนการและผลกำไรของโครงการของคุณตามเวลาจริง
-
การจัดการทางการเงินของธุรกิจโดยรวมที่ได้รับการปรับปรุง
-
การมองเห็นงบประมาณของโครงการอย่างชัดเจน
-
การจัดการทรัพยากรที่ได้รับการปรับปรุง
-
ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าสำหรับโครงการในอนาคต
การบัญชีประเภทนี้จะช่วยคุณและทีมในการจัดการความเสี่ยงและ วิธีจัดสรรทรัพยากร อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการจัดการโครงการโดยรวมที่แม่นยำ
กระบวนการบัญชีโครงการ
เมื่อเริ่มต้นโครงการ คุณควรเพิ่มการบัญชีลงในกระบวนการโดยเร็วที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะบรรลุเป้าหมายของโครงการทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่ต้องใช้งบประมาณเกินที่กำหนด การบัญชีโครงการสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทโครงการที่แตกต่างกัน ได้แก่ ภายในและภายนอก โครงการภายในมุ่งเน้นไปที่ค่าใช้จ่ายที่ใช้สำหรับคุณและทีมงานภายใน ในขณะที่โครงการภายนอกประกอบด้วยการเงินสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เช่น กิจกรรมหรือบริการที่ดำเนินการให้กับลูกค้า
เมื่อตัดสินใจได้ว่าจะจัดประเภทโครงการเป็นแบบใด นักบัญชีขององค์กรของคุณจะจัดระเบียบและแบ่งกระบวนการออกเป็นหกส่วน:
-
การเริ่มต้น ตัดสินใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละงาน รวมถึงเวลาและวิธีจัดสรรทรัพยากรและเงินเหล่านั้นสำหรับแต่ละงานด้วย
-
งบประมาณ ตรวจสอบว่างบประมาณของคุณแบ่งออกเป็นหมวดหมู่หรือกลุ่ม เครื่องมืออย่างเช่น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของบริการวิชาชีพ (PSA) มอบโอกาสในการทำให้งานธุรการที่ซับซ้อนและยุ่งยากกลายเป็นแบบอัตโนมัติ และช่วยกำหนดงบประมาณพื้นฐานเริ่มต้น
-
การบริหารจัดการ ประมวลผลและบันทึกธุรกรรมโดยการติดตามภาระผูกพันทางการเงิน การเรียกเก็บเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และการสร้างรายงานผลกำไรของโครงการ
-
การดำเนินการ ในกระบวนการขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการจะต้องกำหนดต้นทุน รายได้ที่เป็นไปได้ และการวัดความสำเร็จทางการเงินสำหรับโครงการของคุณ คุณจะต้องใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เหล่านี้เพื่อให้ทราบว่าคุณมีความคืบหน้าในที่ใดและปรับเปลี่ยนให้ตรงจุด
-
การบำรุงรักษา ตรวจสอบและจัดการข้อมูลที่คุณได้รวบรวมไว้ตลอดกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการและงานบรรลุเป้าหมาย ในขณะที่แก้ไขความไม่สอดคล้องทางการเงินที่อาจเกิดขึ้น
-
การวิเคราะห์ ประเมินข้อมูลทางบัญชีที่คุณได้รับเป็นประจำเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณและความสามารถในการเปลี่ยนทิศทางเมื่อจำเป็น
เมื่อตรวจสอบกระบวนการ คุณอาจตัดสินใจเลือกวิธีการบางอย่างและพบว่าวิธีการนั้นไม่เข้ากับขอบเขตของโครงการ คุณอาจเห็นความเหลื่อมล้ำกันในวิธีที่คุณจัดการกับวิธีทางการเงินของคุณผ่านการบัญชีโครงการหรือการบัญชีการเงิน
การบัญชีโครงการเทียบกับการบัญชีทางการเงิน
การบัญชีทั้งสองประเภทนี้อาจดูเหมือนใช้แทนกันได้ แต่อันที่จริงแล้ว ทั้งสองประเภทมีเป้าหมายสุดท้ายสองประการที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ความแตกต่างระหว่างการบัญชีโครงการและการบัญชีการเงินคือ:
-
วิธีการ: การบัญชีการเงินมีวิธีการทั่วไปสองวิธี ได้แก่ การบัญชีต้นทุนและการลงบัญชีตามเกณฑ์ค้างรับค้างจ่าย แต่คุณจะเลือกวิธีการใดก็ได้สำหรับการบัญชีโครงการเนื่องจากจะไม่ส่งผลต่อกระบวนการ
-
กรอบเวลา: การบัญชีการเงินมาตรฐานติดตามธุรกรรมรายเดือน ในขณะที่การบัญชีโครงการจะดูทุกธุรกรรมที่ทำตั้งแต่ต้นจนจบของวงจรโครงการ ไม่ว่าจะนานแค่ไหนก็ตาม
-
ต้นทุน: การบัญชีการเงินแบ่งต้นทุนออกเป็นหมวดหมู่ขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมอย่างเช่น บัญชีลูกหนี้ คุณสามารถแบ่งค่าใช้จ่ายในส่วนต่างๆ ได้ภายในการบัญชีโครงการ ซึ่งจะช่วยกำหนดต้นทุนให้กับงานโครงการบางอย่างได้
-
ข้อควรพิจารณา: ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดจะถูกบันทึกในการบัญชีการเงินทั่วไป แต่การบัญชีโครงการจะบันทึกเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการเท่านั้น
การบัญชีโครงการจะเน้นไปที่ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการใดโครงการหนึ่งมากกว่า ในขณะที่การบัญชีการเงินจะพิจารณาจากมุมสูงในด้านการเงินของธุรกิจทั้งหมด เมื่อทราบความแตกต่างแล้ว คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเมื่อใดที่ควรใช้การบัญชีโครงการ
คุณจำเป็นต้องทำการบัญชีโครงการเมื่อใด
คุณสามารถใช้การบัญชีโครงการได้หลายสาเหตุ มีหลายกรณีที่คุณควรนึกถึงการจัดทำงบประมาณโครงการ รวมถึง:
-
การสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
-
โครงการแบบครั้งเดียวทั่วไป
-
โครงการที่อยู่นอกขอบเขตของคุณ
-
การกำหนดวิธีการจัดสรรและใช้จ่ายเงินในโครงการต่างๆ
-
การวิเคราะห์โครงการเปรียบเทียบ
เมื่อพร้อมที่จะลดความซับซ้อนของการทำบัญชีและรับประกันความรับผิดชอบสำหรับการชำระเงินโครงการทั้งหมดไปพร้อมกัน คุณก็พร้อมที่จะเพิ่มเครื่องมือการดำเนินงานใหม่ให้กับกระบวนการของคุณ
จัดทำงบประมาณและค่าใช้จ่ายด้วย Dynamics 365 Project Operations
เมื่อสร้างทีมและจัดระเบียบโครงการทั้งในปัจจุบันและอนาคต คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความยืดหยุ่นและตรงประเด็นเช่นเดียวกับทีม คุณจะสามารถคำนวณรายได้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยการติดตามการส่งมอบและค่าใช้จ่ายต่องาน นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับรองได้ว่าเงินทุกบาทสำหรับโครงการนั้นจะได้รับการพิจารณาและวิเคราะห์แล้ว
ด้วย Dynamics 365 Project Operations ทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากต้นทุนโครงการและปรับปรุงการดำเนินงานได้ ด้วยมุมมองแบบองค์รวมของข้อมูลการขายและการเงินทั้งหมด คุณจะสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็วและมุ่งเน้นเป้าหมายใหม่ๆ ขององค์กรได้เมื่อจำเป็น