การทำความเข้าใจซอฟต์แวร์ PSA
ในขณะที่คุณและทีมสร้างธุรกิจ คุณจะต้องการโซลูชันเดียวที่ครอบคลุมซึ่งจะช่วยให้คุณทำให้โปรแกรมและงานบางอย่างเป็นแบบอัตโนมัติ ในขณะเดียวกันก็เสนอตัวเลือกเพื่อเปลี่ยนเป้าหมายทางธุรกิจและการเงินทั้งในระยะยาวและระยะสั้นเมื่อจำเป็น เครื่องมือซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของบริการวิชาชีพ (PSA) สามารถช่วยจัดระเบียบทีมและธุรกิจของคุณสำหรับอนาคตด้วยการผสานรวมหลายระบบเป็นแพลตฟอร์มเดียว
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของบริการวิชาชีพคืออะไร
ซอฟต์แวร์ PSA เป็นโซลูชันแบบครบวงจรที่ออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือทีมต่างๆ ในองค์กรของคุณ โดยทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางหลักสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ โดยทั่วไปแล้ว ส่วนประกอบของซอฟต์แวร์ PSA เป็นส่วนหนึ่งของ โซลูชัน ERP สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แต่เมื่อธุรกิจขนาดเล็กเริ่มเพิ่มเครื่องมือประเภทต่างๆ เพื่อรองรับงานที่หลากหลาย ซอฟต์แวร์ PSA จึงกลายเป็นตัวเลือกเริ่มต้นเนื่องจากความสามารถในการปรับขนาด การลดการทำสเปรดชีตด้วยตนเอง และการรายงานและการมองเห็นแบบเรียลไทม์
เนื่องจากซอฟต์แวร์บริการวิชาชีพต้องครอบคลุมงานทั้งหมด เครื่องมือ PSA จึงควรจะสามารถ:
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถจัดหาทรัพยากรและตอบสนองความต้องการในอนาคตได้
-
ติดตามการวิเคราะห์รายได้ ค่าใช้จ่าย และความสามารถในการกําไรทั้งหมดผ่าน การบัญชีโครงการ
-
จัดการ ติดตาม และดำเนินงานประจำวันเพื่อการส่งมอบโครงการอย่างตรงเวลาและประสบความสำเร็จ
-
ทราบสถานที่และวิธี วิธีจัดสรรทรัพยากร ที่ช่วยกำหนดบุคคลที่ใช่ให้กับงานที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม
-
ทำความเข้าใจความเสี่ยงและอัตรากำไรที่คาดหวังโดยให้บริการบางส่วนในวงจรการขาย
-
บันทึกและเรียกเก็บเงินอัตโนมัติที่ติดตามงานจริงและคาดการณ์งานสำหรับทรัพยากรที่เหลืออยู่
การเพิ่มซอฟต์แวร์นี้ลงในระบบและเครื่องมือเดิมของคุณจะช่วยให้ทีมจัดการการมีส่วนร่วมกับลูกค้าได้ตลอดวงจรโครงการ ตั้งแต่การค้นหาสมาชิกทีมเพื่อจัดการกับงานเฉพาะ ไปจนถึงการจัดการด้านการเงิน ซอฟต์แวร์ PSA จะรวมศูนย์การปฏิบัติงานของลูกค้าที่สำคัญที่สุด เพื่อให้คุณพร้อมปรับเปลี่ยนและเปลี่ยนแปลงเมื่อจำเป็นได้ดียิ่งขึ้น
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ PSA
ในขณะที่ทีมของคุณเติบโตขึ้นเรื่อยๆ การเพิ่มซอฟต์แวร์ PSA จึงเป็นเรื่องสำคัญ การใช้ซอฟต์แวร์บริการวิชาชีพที่ใช้งานง่ายเหมาะสำหรับบริษัทที่มุ่งเน้นการบริการทั้งหมด เนื่องจากจุดสนใจหลักก็คืออัตราการใช้งานที่สูงขึ้นแต่มีชั่วโมงงานที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายน้อยลง ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้งานที่มีคุณภาพในขณะที่ใช้จ่ายน้อยลง
ซอฟต์แวร์บริการวิชาชีพที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยทีมของคุณ:
-
จัดการโครงการได้อย่างง่ายดาย ส่งผลการจัดหาพนักงานนั้นเร็วขึ้นและมีอัตราความสำเร็จสูงขึ้น
-
ให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพและผลกำไรของทีม
-
ปรับทรัพยากรให้เหมาะสมเพื่อจัดการเวลา เงิน และความพยายาม
-
ปรับปรุงอัตรากำไรของโครงการและผลลัพธ์ทางธุรกิจทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
-
ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์
เนื่องจากซอฟต์แวร์ PSA เป็นโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับการเพิ่มลงในองค์กร คุณจะประหยัดเงินได้เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งใช้งานหรือผสานรวมโครงสร้างพื้นฐานเพิ่มเติม ซอฟต์แวร์แบบเบ็ดเสร็จนี้ยังได้รับการออกแบบให้กำหนดค่าได้ง่ายสำหรับระบบเดิมของคุณอีกด้วย
วิธีเลือกโซลูชันที่สามารถใช้งานได้จริง
เมื่อเลือกเครื่องมือ PSA ตัวถัดไป คุณต้องเข้าใจก่อนว่าเป้าหมายที่คุณต้องการมีอะไรบ้าง ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณในการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับทีม
-
จัดลำดับความสำคัญของเป้าหมาย ตัดสินใจเลือกรายการเป้าหมายตามลำดับความสำคัญและกลยุทธ์การกำหนดระยะ เพื่อช่วยควบคุมงานต่างๆ ไม่ให้ล้นมือ
-
สร้างกระบวนการตัดสินใจ กำหนดกรอบการตัดสินใจว่า PSA ใหม่สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร ถามตัวเองว่าคุณจะสร้างโซลูชัน PSA ของคุณเองหรือใช้ผลิตภัณฑ์เชิงพาณิชย์ คุณจะตัดสินใจเลือกระหว่างแอปพลิเคชันที่โฮสต์หรือการปรับใช้ในสถานที่ที่มีสิทธิ์การใช้งาน คุณใช้ผลิตภัณฑ์ระดับแนวหน้าหรือชุดผลิตภัณฑ์หรือโซลูชันบนแพลตฟอร์ม
-
วิจัยตลาด หลังจากตัดสินใจเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและทีมแล้ว ให้วิจัยตลาดเพื่อจำกัดตัวเลือกให้แคบลงเพื่อค้นหาโซลูชันที่ดีที่สุด
-
ทดสอบ ทดสอบ แล้วก็ทดสอบ เนื่องจากซอฟต์แวร์ PSA นั้นใช้งานง่ายโดยแทบจะไม่ต้องฝึกอบรม คุณจึงสามารถทดลองใช้ตัวเลือกเครื่องมือหลายๆ ตัวเพื่อดูว่าวิธีใดเหมาะที่สุดสำหรับทีมของคุณ
-
เลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดเพื่อความสำเร็จ สุดท้ายนี้ คุณต้องการให้แน่ใจว่าระบบที่คุณเลือกปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบสามารถช่วยองค์กรในด้านการเงินได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
ปัจจัยสี่ประการในการนำ PSA ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ
เนื่องจากซอฟต์แวร์ PSA ตัวถัดไปของคุณจะต้องรวมคุณลักษณะต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน จึงจำเป็นต้องทำหน้าที่เป็นหัวใจหลักสำหรับทีมขององค์กรหลายๆ ทีม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณช่วยให้ทีมมองเห็นงานและการดำเนินการได้อย่างชัดเจน เพื่อปรับขนาดและให้ผลลัพธ์สูงสุดในทุกขั้นตอนของวงจรโครงการ
ปัจจัยสี่ประการในการดำเนินการนำ PSA ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ ได้แก่:
-
โปรไฟล์ขององค์กร ซอฟต์แวร์ PSA จะทำให้กระบวนการทำงานด้วยตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยที่โปรแกรมปัจจุบันไม่สามารถจัดการได้เนื่องจากความซับซ้อนของการจัดการบุคคลและเครื่องมือในหลายโครงการ ขณะเดียวกันก็ให้ตัวเลือกแก่คุณในการปรับขนาดหากจำเป็น พิจารณาว่าองค์กรของคุณใช้กระบวนการแนวตั้งประเภทใดและจะรวมเข้ากับระบบของคุณได้อย่างไร
-
กระบวนการใช้งาน หลังจากที่เข้าใจข้อกำหนดขององค์กรแล้ว คุณจะสามารถระบุการกำหนดค่าซอฟต์แวร์ PSA ที่คุณต้องการได้ ระยะเวลาการใช้งานโดยทั่วไปจะอยู่ที่ประมาณหกถึงสิบสัปดาห์
-
การเริ่มนำมาใช้ การเปลี่ยนไปสู่วิธีการทำงานแบบใหม่อาจดูเหมือนง่ายและไม่ซับซ้อน ในขั้นตอนนี้ ผู้ใช้ใหม่ทุกคนจะต้องได้รับการฝึกอบรมพร้อมความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ระบบอัตโนมัติของบริการวิชาชีพสามารถมอบให้กับทีม และสิ่งที่ระบบทำให้ไม่ได้
-
การผสานรวม กระบวนการผสานรวมซอฟต์แวร์ PSA เกี่ยวข้องกับเครื่องมืออื่นๆ ขององค์กร เช่น การบัญชีโครงการ การจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า และระบบ HR ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลจากระบบอื่นๆ และตรวจเทียบข้อมูลนั้นเป็นโซลูชัน PSA เดียว เพื่อติดตามงานที่กำหนดเองและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
การนำ Dynamics 365 Project Operations ไปใช้เป็นโซลูชัน PSA
การตัดสินใจว่าจะเพิ่ม PSA ให้กับธุรกิจของคุณเมื่อใดนั้นอาจเป็นเรื่องยาก หากทีมของคุณกำลังเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโตอย่างรวดเร็วทั้งภายในและภายนอก ก็เป็นเวลาที่ดีสำหรับการเพิ่มซอฟต์แวร์ PSA การลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานตั้งแต่เนิ่นๆ ด้วยโซลูชันที่สามารถปรับให้เข้ากับการดำเนินงานปัจจุบันของคุณได้ดีและง่ายดาย จะทำให้ทีมสามารถสนับสนุนการเติบโตแบบทวีคูณที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
เมื่อใดก็ตามที่ทีมของคุณเติบโตหรือมีความต้องการเพิ่มขึ้น Dynamics 365 Project Operations จะให้ทั้งความสามารถที่ช่วยปรับปรุงประสบการณ์การจัดการข้อตกลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำกำไรของทรัพยากร ติดตามค่าใช้จ่าย และตรวจเทียบข้อมูลทั้งหมดภายในเครื่องมือต่างๆ ที่ผู้จัดการและผู้มีอำนาจตัดสินใจจำเป็นต้องใช้เพื่อสร้างความสำเร็จ