Daha iyi bir ERP sistemine götüren 5 adımı atın
Kurumunuzun kullandığı temel finansal ve operasyonel işlemler artık yeterli değilse artık daha modern bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemine geçiş yapma zamanı gelmiş olabilir.
Sürekli yeni ERP özellikleri ve uygulamaları geliştirildiğinden seçeneklerinizi araştırmanız önemlidir. Üstelik böylesine rekabetçi bir ortamda muhtemelen rakipleriniz ERP sistemlerini zaten güncelleştiriyordur ve saf dışı kalmak istemezsiniz.
ERP sistemi nedir?
ERP, bir kurumun tümleşik uygulamalardan oluşan bir sistemi kullanarak finansal işlemler, tedarik zinciri, operasyonlar, raporlama, imalat ve insan kaynakları etkinliklerini yönetip entegre etmesine imkan tanıyan iş yönetimi yazılımıdır.
Artık ERP sisteminin ne olduğunu bildiğinize göre, kurumunuz için daha iyi bir çözüm uygulama konusunda atabileceğiniz beş adımı öğrenin.
Birinci adım: Mevcut sisteminizin kısıtlamalarını belirleyin
İşte eski sisteminizi değiştirip yeni yazılım uygulama zamanınızın gelmiş olabileceğini gösteren üç işaret:
Büyüme üst sınırı
Mevcut sisteminiz, daha fazla personel, istemci ve iş süreci eklediğiniz ya da yeni iş kollarına veya pazarlara girdiğiniz büyüme süreciniz boyunca size ayak uydurabildi mi? Bir ERP çözümü, gündelik işlerini aksatmadan yürütmekle kalmayıp büyümenize de imkan tanımalıdır.
Görüş eksikliği
ERP yazılımı bir kurumun tamamına ilişkin gerçek zamanlı görünürlüğün yanı sıra sektörün genel durumuyla ilgili görüşler sunsa da kurumlar, diğer sistemlerden bağımsız olarak çalışan eski yazılımları tercih edebilir. Bu, çeşitli departmanların silolarda çalışmasına yol açabilir. Tüm bağımsız sistemlerinizi bir araya getirerek veri analizi ve iş öngörüleri sağlayan yazılımlar, sundukları üretkenlik, büyüme ve rekabet avantajı sayesinde herkes için kazançlı bir tercihtir.
Yüksek maliyetli eski sistem
Çoğu kurum, mevcut ERP dağıtımlarının ücretlerini ve bakım maliyetlerini yakın incelemeye aldı. Bunların çoğu somut maliyetlerin farkında olsa da kurum içi, bulut veya ERP çözümü olmasından bağımsız olarak her bir dağıtım seçeneğinin olumlu ve olumsuz yanlarından haberdar değil. Buluta geçme, kurum içinde kalma veya ikisinin birleşiminden oluşan bir yatırıma yönelme seçeneklerinden hangisini tercih etmeniz gerektiğine karar vermek için daha yakından inceleme zamanı gelmiş olabilir.
İPUCU:
Çoğu kurum, ERP için altyapının tepeden tırnağa yenilenmesi ve kullanılmakta olan sistemin kaldırılması gerektiğini düşünür, ancak bu doğru değildir. Bir ERP sistemi birçok uygulama ve eklentinin bir araya gelmesiyle oluşabilir. Bu nedenle, şu an işinize yarayan süreçleri koruyup yeni süreçler eklemenize imkan tanıyan bir sisteminiz yoksa, bunu yapan bir yazılım bulun.
İkinci adım: Bir ERP sisteminin neleri sunması gerektiğini kendinize hatırlatın
ERP'nin temel özelliklerinden başlayalım. Her eski ERP sisteminin sahip olması gereken temel bileşenlerden bazıları şunlardır:
Finansal yönetim
Sisteminiz, mevzuat uyumluluğu sağlamanıza yardımcı olmakla kalmayıp birden çok para biriminin yönetilmesi, nakit akışı yönetimi ve bankacılık işlemleri dahil olmak üzere bütçenizi doğru bir şekilde izlemenize yardımcı olacak veri ve analiz araçları da sağlamalıdır.
Üretim
Bu işlev, imalatçılara gerçek zamanlı verilere erişerek üretim planlamasının yanı sıra proje ve maliyet yönetimini iyileştirme olanağı sağlamalıdır. İmalata yönelik ERP, kaynakları yönetme ve müşteri gereksinimlerini karşılama imkanı da sunmalıdır.
Tedarik zinciri
Bilgilerin el ile girilmesi ve malların fiziksel envanterinin çıkarılması gibi işlerin tarihin tozlu raflarına kaldırıldığı günümüzde bu işlev, ambar ve envanter yönetimini geliştirmesinin yanı sıra kurumların ürünlerine ve entegre lojistik sistemlerine ilişkin daha fazla öngörü edinmesine imkan tanımalıdır.
Üçüncü adım: Modern bir ERP sistemiyle nelerin mümkün olduğunu keşfedin
Modern ERP sistemleri, kullanıcıların en iyi sonuçlara yönlendirilmesine yardımcı olan yerleşik zeka teknolojisini içerir. Ayrıca, siz yeni pazarlara girdikçe size ayak uyduracak şekilde ölçeklendirilebilmesinin yanı sıra istemci ve kurum verilerinin güvenli kalmasına yardımcı olur. Üstelik, modern bir ERP platformu, daha uygun maliyetli özelleştirme olanağı sağlayarak iş gereksinimlerinizi karşılama konusunda bunların da ötesine geçer. Yani hem eski sisteminizle çalışabilir hem de siz büyüdükçe gündelik süreçlerinizi genişletir. Böyle bir platformdaki diğer kaynak planlama araçlarının bazıları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:
- Üretkenliği artırma.
- Finansal yönetimi kontrol altına alma.
- Daha iyi müşteri hizmeti sağlanmasına yardımcı olma.
- İnsan kaynakları yönetimine destek olma.
- Proje yönetimi gereksinimlerini kolaylaştırma.
- Tedarik zinciri ve operasyon yönetimini geliştirme.
- İş zekası ve yapay zeka aracılığıyla daha iyi kararlar alma.
Global ERP avantajlara da sahiptir. Tüm bu temel finans ve operasyon işlevlerini kolaylaştırmasının yanı sıra yeni pazarlara açılmanızı ve dünya çapında iş yapmanızı mümkün kılan standart iş süreçlerini sürdürmenize yardımcı olur. Küresel ölçekli bir ERP sistemi, şunlar için gerekli araçları sağlar:
- Sanal kurumunuz genelinde işbirliği yapmanıza yardımcı olma.
- Yeni konumları destekleyerek yeni pazarlara kolayca açılmanıza imkan tanıma.
- Tek bir ERP çözümünü standartlaştırma ve BT ortamınızın basitleştirilmesine yardımcı olma.
Dördüncü adım: Bir strateji belirleyin
Yepyeni bir sistemin uygulanması ya da mevcut sisteminize nelerin ekleneceğini veya bundan nelerin çıkarılacağı gibi konular çok karmaşık bir hal alabilir. Planınız ne kadar iyi olursa, eski sisteminizi geliştirme veya yenileme süreci de o kadar sorunsuz olur. İşe şu üç adımla başlayın:
-
Bir istek listesi oluşturun
Zaten kullanmakta olduğunuz ERP işlevlerini yazın. Basit bir finans ve envanter izleme sistemi olsa bile not edin. Şimdi de istediğiniz veya gereksinim duyduğunuz özelliklerin listesini çıkarın. Artık seçenekleriniz ve piyasada nelerin sunulduğuna ilişkin bir fikriniz olduğuna göre, önceden oluşturulmuş uygulamalar ekleme veya özel uygulamalar oluşturma gibi özel özellikleri de araştırabilirsiniz.
-
Bütçenizi belirleyin
İstek listenizi oluşturduktan sonraki adım bir bütçe belirlemektir. Örneğin, araba satın alırken bütçenizin ikinci el bir arabaya mı yoksa sıfır bir arabaya mı yeteceğini bilmeniz gerekir. Bunu bilmeniz, gerçekten gereksinim duyduğunuz sistemlere ve özelliklere odaklanmanıza yardımcı olur. İlk olarak bir sistemin desteklenmesi ve bakımının yapılmasıyla ilgili maliyetleri, sonra da süreç içinde ortaya çıkacak gizli ücretleri araştırın.
-
Soru sormaktan çekinmeyin
Her soruna uygun tek bir çözüme razı olmayın. Aradığınız çözümün benzersiz iş gereksinimlerinizi karşıladığından emin olun. Kurum içinden buluta geçmek istiyorsanız ancak güvenlikle ilgili aklınıza takılan sorular varsa bunların yanıtlarını bulmanıza yardımcı olacak bir teknoloji iş ortağı bulun.
Beşinci adım: Teknoloji iş ortağınızı seçin
Yeni bir sistemin uygulanmasındaki en önemli etmen, seçtiğiniz teknoloji iş ortağıdır. Doğru seçimi yaparsanız tam size göre bir ERP bulabilir ve sistem sizi ayırana dek birlikteliğinizi sürdürebilirsiniz. İşte gelecekte birlikte çalışacağınız uygulama iş ortağınızda aramanız gereken bazı özellikler:
- Daha önce sizinki gibi bir kurum için uygulama yaptılar mı?
- Uygulamadan önce, uygulama sırasında ve uygulamadan sonra size yardımcı olacaklar mı?
- Size yardımcı olmak için teknik uzmanlık ve ürün bilgisi açısından doğru birleşime sahipler mi?
Modern bir ERP yazılım sisteminin neler yapabileceğine göz atın
"ERP sistemi nedir?" sorusunun yanıtını, bilmeniz gereken temel bilgileri ve uygulamak isteyebileceğiniz ek bilgileri verdik. Şimdi de Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations çözümünün modern ve akıllı kurumsal çözümler kullanarak gündelik finansal ve operasyonel işlemlerinizi kolaylaştırmanıza nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.