Sipariş yönetimi sistemleri kılavuzu

OMS'nin avantajları

Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, sipariş yönetimi sistemi uygulamak, iş operasyonlarınızı yukarıdan aşağıya iyileştirebilir. İşletmenize OMS eklemenin çeşitli avantajlarından birkaçını aşağıda bulabilirsiniz.

• Otomasyon. Sipariş yönetimi sistemi, mağazanızı işletmekten ürününüzü teslim etmeye kadar otomasyona dayanır. Böylece bedensel iş ihtiyacını daha aza indirerek işçilik maliyetlerini düşürebilirsiniz. Karşılama süreleri kısaldıkça OMS, personelin siparişe hazırlanabilmesi için ambarı veya sipariş karşılama konumunu seçer, sipariş karşılama sırasını belirler ve ambara sipariş karşılama isteği gönderir.
  
  Sipariş karşılama süresini kısaltabildiğinizden, işletmenizin büyümeyi ve müşteri memnuniyetini destekleyen daha karmaşık bölümlerine odaklanmak için kullanılan kaynakları yeniden tahsis edebilirsiniz. Bu ayrıca günümüzün giderek dijitalleşen dünyasında önemli bir bileşen olan veri güvenliğini de artırır.
• Daha az insan hatası. Ambarlar için sipariş karşılama hatalarının en önemli nedenlerinden biri olan insan hataları önemli sorunlara yol açabilir. Hatanın boyutunun önemi yoktur. Doğru bir sipariş yönetimi sistemi uygulayarak görevler otomatik olarak gerçekleştirilir. OMS, stok düzeylerinden olası tasfiye ihtiyaçlarına kadar tüm alanlarda uyarılar göndererek çok yönlü kanal stok kontrolü ve ambar optimizasyonu gerçekleştirebilir. Böylece sevkiyat gecikmeleri, pazar ücretleri ve memnuniyetsiz müşteriler önlenebilir.
• Gerçek zamanlı raporlama. Siparişlerin işlenmesi zaman alır. Sisteminizi güncellerken sürekli olarak yeni bilgiler gelir. Ayrıca bu öğeleri el ile eklerken her zaman en güncel bilgilere sahip olmayabilirsiniz. OMS; siparişler, stok ve müşteri bilgileri için gerçek zamanlı veriler sağlayabilir. Bu tür veriler, web sitenizin analizi için oldukça kullanışlı bir yardımcıdır ve pazarlama stratejilerinizin uzun vadeli müşteriler sağlamada başarılı olmasını sağlar.
• Stoğu tahmin ederek stok eksiklerini önler. İşletmenizin tahmin yazılımına ve stok düzeylerine erişimi yoksa ambarınıza ne zaman stok yapılacağını izleyemezsiniz. Bu, iki büyük soruna yol açar: aşırı stok ve eksik stok. Yani ambarda bekleyen büyük miktarlarda satılmamış stoğunuz vardır veya talepleri karşılamak için yeterli stoğunuz yoktur. OMS eklemek, her iki sorunu da çözer.
  
  Satış rakamlarının en yüksek ve yüksek olduğu dönemleri, popüler ürünleri ve satın alma eğilimlerini daha iyi tahmin edebilirsiniz. Ürünleriniz için ne kadar ambar alanına ihtiyaç duyacağınızı tam olarak belirleyebilir ve istediğiniz her zaman doğru miktarda stoğa sahip olabilirsiniz.
• Tek bir doğru kaynak. OMS panonuzda, işletmenizi ve satışlarınızı izlemek için ihtiyacınız olan tüm bilgiler bulunur. Muhasebe, stok ve müşteri bilgilerini birleştirerek verimli şekilde yeni stratejiler oluşturabilirsiniz.
• Ölçek kolaylığı ve çok yönlü kanal fırsatları. İşletmeniz büyümeye devam ederken şirketinizle birlikte büyüyebilecek bir sipariş yönetimi sistemine sahip olmak çok önemlidir. Çok yönlü kanal operasyonu sırasında, siparişlerin karşılanmaları çok yönlü kanallar üzerinden karmaşık müşteri trafiği akışlarına yol açtığından siparişleri izlemeniz gerekir. Siparişleri bir dizi pazar ve web sitesi üzerinden takip etmeniz gerekir. OMS, bu siparişleri merkezileştirebilir, verilerini izleyebilir, stoğu güncelleştirebilir ve sipariş yönlendirmesini yapabilir.

Adım adım OMS süreci

Çoğu sipariş yönetimi sistemi, müşteri siparişlerini doğru ve hızlı şekilde işlemeye ve karşılamaya yardımcı olmak için altı adımdan oluşan bir süreci izler. Bu süreç, müşterilerinize yaygın ancak kişisel bir kullanıcı deneyimi sunarken müşterilerinizin tüm ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmanızı sağlar. Altı adım şunlardır:

1. Keşif
   Sipariş yönetimi sürecinizin ilk adımı müşteriden gelir. Müşteri, ürününüzü çevrimiçi mağazanız, üçüncü taraf bir web sitesi veya telefon üzerinden çevrimiçi bir sepete eklediğinde geçerli stoğunuz hemen ayarlanır. Sistem ayrıca ürün sepette olduğunda veya müşteri ürünü satın almaktan vazgeçerse sizi uyarabilir.
2. Sipariş yerleştirme
   Müşteriniz ürünü satın almaya karar verdikten sonra OMS, kredi kartı ödeme bilgilerini doğrulamak ve siparişi işleme koymak için muhasebe veya finans ekibinizle iletişime geçer. Sipariş onaylandıktan sonra karşılamaya yönlendirilir.
   
   Toptan veya işletmeler arası satıcılar, toplu satın almalar için önce fiyat teklifi almayı seçerek bir fatura modeli seçebilir. Ardından kendilerine belirli bir tarihe kadar ödenmesi gereken bir fatura gönderilir.
3. Sipariş karşılama
   Sipariş ambara ulaştığında OMS'niz, sipariş hedefine en yakın veya en erişilebilir seçeneği belirler, ardından sevkiyat maliyetlerini ve en hızlı taşıyıcıları hesaplar. OMS, sevkiyat etiketlerinin, sevk irsaliyelerinin ve makbuzların yazdırılmasına yardımcı olabilir.
4. Ambar yönetimi
   Her üründe bir SKU ve barkod bulunması bu adımda çok önemlidir. Bir üründe her ikisi de varsa bu, sipariş karşılama doğruluğunu artırır ve ambarınızın ürününüzü tarayıp siparişe eklemesini kolaylaştırır. Ambarınızdan ürün çekmenin dört yöntemi vardır:
   
   Tek sipariş. Tek bir siparişteki ürünler çekilir ve paketleme istasyonuna teslim edilir.
   
   Toplu malzeme çekme. Seçiciye, paketleme istasyonuna çekmesi ve geri getirmesi için tek bir turda belirli sayıda sipariş atanır.
   
   Bölge malzeme çekme. Her seçici, belirli bir ambar bölgesi alır ve bu bölgelerdeki ürünler her birinden geçerken bir siparişe eklenir.
   
   Dalga malzeme çekme. Tüm bölgeler aynı anda çekilir ve konsolidasyon için tek bir noktaya getirilir.
   
   Bir ürün stokta yoksa OMS'niz önceden ambara yenilenmiş bir tedarik göndermek için satıcılarınız ve tedarikçileriniz ile iletişime geçebilir. Yeniden sipariş noktası oluşturmak, stoğunuzun sürekli olarak yenilenmesini sağlar. OMS, düşük eşiğe ulaştığında otomatik olarak yeni bir satın alma siparişi verir ve ayrıca ambar yöneticilerini sipariş karşılamadaki olası gecikme konusunda uyarır.
   
   Sipariş ayrıca muhasebe departmanınıza gönderilir veya muhasebe yazılımınıza yeni satın alma durumu bildirilir. Güçlü bir finans yönetimi çözümü, aylık denetimi ve yıl sonu denetimini, vergileri ve daha birçok adımı kolaylaştırır.
   
   
5. Sevkiyat
   Sipariş, ambarınızdaki ürünlerden seçildikten sonra paketleme ekibiniz ürünleri ambarınızdan alır ve stok amaçlarıyla bu ürünleri tarar. Ardından, ürününüzü OMS'nizin sağladığı ayrıntılardan çeker, paketler ve gönderir. Paketleme çalışmalarınızda dikkat etmeniz gereken üç nokta şunlardır:
   
   Sipariş doğruluğu. Her ürünün doğru siparişte olduğundan emin olun.
   
   Kutu boyutu. Fiyatlarınıza boyutları dahil etmeyi planlayın. Üç ila beş standart kutu boyutuna sahip olmak, sürecinizi fazla karmaşıklaştırmadan maliyetleri düşürmenize yardımcı olur.
   
   Uygun paketleme. Bazı paketleme malzemeleri, ürününüz için daha iyi koruma sunabilir ancak daha yüksek maliyetli olabilir. Uygun maliyetli olan ve güvenli bir yolculuk sağlayan doğru malzeme türünü seçin.
   
   İzleme. OMS'niz ayrıca müşteriye ürününün sevk edildiğine ve tahmini varış saatlerine dair bir bildirim gönderebilir. Siz ve müşteriniz, ürünü ambarınızdaki ilk sevkiyatından hedefine varıncaya kadar izleyebilirsiniz.
6. Satış sonrası izleme
   
   Ürün, ambarınızdan çıktıktan ve sevkiyatın tesliminin ardından belirli bir süreden sonra OMS, müşteriye ürünü derecelendirmesini ve siparişindeki tüm ürünleri teslim aldığından emin olmasını isteyen bir e-postayı otomatik olarak göndermelidir. Bu izleme ayrıca müşteri hizmetleriyle iletişime geçilmesine ilişkin ayrıntılı yönergeler de içermelidir.
   
   Memnun olmayan bir müşteriniz varsa verimli bir iade ve geri ödeme ilkesinin ve yönergelerin kolayca bulunup izlenebilmesi gerekir. OMS, geri ödeme isteğini hızlı şekilde işleme koyabilir ve geri ödemeyi işlemesi için muhasebe ekibiyle iletişim kurabilir. OMS'niz, tüm verilerinizin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için iade sağlayıcınıza da bağlanabilir.

OMS'nizin, iade değişimleri, teşekkür hediyeleri veya VIP siparişleri gibi özel siparişleri işaretleyebildiği durumlar da vardır. Bu siparişler sistem üzerinden işlendiğinde OMS'niz bunları benzersiz bir kodla işaretleyerek müşteri tutma ekibinizin doğruluğu kişisel olarak izlemesine olanak tanır.

Sipariş yönetimi sistemleri ile ilgili zorluklar

İşletmeniz yeterince büyük değilse veya OMS uygulamasını desteklemek için yeterli siparişe sahip değilse bu tür bir platformu eklemek çok zaman alıcı ya da pahalı olabilir. Bu sistemi sürecinize eklemeden önce önünüzdeki olası engelleri öğrenmek, ekibiniz ve işletmeniz için faydalı olabilir. Sipariş yönetimi sürecinde ortaya çıkabilecek bazı zorluklar şunlardır:

• Uygulamadaki zorluklar. Zaten uyguladığınız eski çözümlerin üzerine yeni bir sistem eklemek karmaşık ve zorlayıcı görünebilir.
• Fiyat Yüzlerce veya binlerce dolarlık birçok sipariş yönetimi sistemi arasından seçim yapmak zorunda kalabilirsiniz ve en pahalı olan her zaman en iyisi olmayabilir. İşletmeniz kapsamlı bir ERP sistemini karşılayamıyorsa daha güçlü bir operasyon sistemi eklemeye odaklanın.
• Doğru seçimi yapın. Çok sayıda sipariş yönetimi sistemi vardır ve hangisinin tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacağına karar vermek zor olabilir. Kontrol listenizi gözden geçirerek ve sahip olmanız gereken öğeleri, istediğiniz öğelerle bir hiyerarşiye yerleştirerek işletmeniz için hangi OMS'nin en uygun olduğunu görebilirsiniz.

İşletmenize uygun bir OMS'ye karar vermek zaman alır ve birçok ekip arkadaşınızın katılımını gerektirir. Herkese uygun bir OMS seçtiğinizden emin olmak için ekibiniz açısından en iyi olanı bulmak amacıyla sorular sormanız gerekir.